Менеджмент.com.ua - головна сторінка
На головну
Зробити закладку
Мапа сайту
Розширений пошук
Зворотній зв'язок
Проекти MCUa
Розсилка оновлень порталу


В.В. Репин, к.т.н., Finexpert.ru
Перейти: в Розділ :: в Підрозділ :: на Головну

Принципы реорганизации

<<< Начало

2. Технические принципы реорганизации бизнес-процессов

Принцип 2.1. Соответствие привлеченных ресурсов задачам.

В процессе анализа моделей бизнес-процессов «как есть» следует выяснить, соответствуют ли привлекаемые для выполнения процесса ресурсы поставленным задачам. Может оказаться, что для обеспечения выполнения процесса привлечены излишние ресурсы: материальные, финансовые, человеческие и т.д. Целесообразно провести анализ обоснованности существующих нормативов, используемых для расчета расходования ресурсов при выполнении процесса. На основании анализа формулируются рекомендации по реорганизации бизнес-процесса. Устранение излишних ресурсов должно приводить к снижению стоимости бизнес-процесса в целом. Часто, для повышения эффективности использования ресурсов необходимо внедрять новые технологии.

Анализ на эффективность использования ресурсов может проводиться, например, на основе показателей выполнения бизнес-процесса (см. рисунки 21 и 22). В рассматриваемом случае можно добиться существенного сокращения рутинной работы бухгалтеров по формированию счетов-фактур за счет внедрения единой автоматизированной системы. Показателями выполнения в данном случае являются: время выполнения процесса, время подготовки счета-фактуры, количество счетов-фактур, подготавливаемых одним бухгалтером за рабочий день и т.д.


Рисунок 21.


Рисунок 22.

Внедрение новых технологий (ERP-системы и процедур работы с ней) позволило высвободить несколько человек, занятых подготовкой счетов-фактур.

Принцип 2.2. Соответствие физических и логических входов/выходов процесса.

В детальной модели бизнес-процесса не должно быть выходов/выходов, которые бы не использовались в модели верхнего уровня по ходу выполнения процесса в целом. Пример разрыва между процессом верхнего уровня и детальным процессом показан на следующих рисунках 23а и 23б.

Процесс верхнего уровня

Рисунок 23а. Процесс верхнего уровня.

На рисунке 23б представлена декомпозиция Процедуры Х бизнес-процесса, представленного на рисунке 23а.

Детальный процесс

Рисунок 23б. Детальный процесс.

Процедура Х создает два «выхода»: Документ 1 и Документ 2. Анализ процессов показывает, что Документ 2 далее в процессе верхнего уровня не используется. «Разрывы» могут быть так же на уровне событий или, говоря другими словами, логики процесса. В данном примере Процедура Х заканчивается одним событием, в то время как на схеме верхнего уровня после выполнения указанной процедуры отражена возможность реализации двух событий (- показан символ логического «или»).

В модели процесса так же не должно быть «разрывов», т.е. входов/выходов, которые не являются соответствующими выходами/входами других процессов одного и того же уровня декомпозиции.

 
 
Принцип 2.3. Отражение возможных ошибок и проблем.

Модель бизнес-процесса должна отражать возможность возникновения ошибок, некорректных действий персонала и т.д. Должна быть разработана последовательность действий, предпринимаемых при возникновении наиболее вероятных (типовых) ошибок и проблем. Примеры моделей бизнес-процессов, отражающих указанный принцип, показаны на рисунке 24.


Рисунок 24.

Анализ бизнес-процесса показал, что для двух его процедур возможны типовые внештатные ситуации 1 и 2. Они были отражены на модели бизнес-процесса «как должно быть». Для каждой внештатной ситуации были описаны соответствующие процедуры.

Принцип 2.4. Устранение «разрывов» на функциональных стыках.

При выполнении бизнес-процесса, при передаче информации не должны возникать разрывы между функциональными подразделениями. Документ, подготовленный при выполнении процедуры одного процесса должен без задержек передаваться в соответствующее подразделение, которое, в свою очередь, должно без задержки обрабатывать этот документ. Указанный принцип поясняет рисунок 25.

Разрывы на функциональных стыках

Рисунок 25. Разрывы на функциональных стыках.

Принцип 2.5. Поиск и исключение неиспользуемых выходов процесса.

Промежуточные результаты выполнения процедур бизнес-процесса должны подвергаться анализу с точки зрения их последующего использования — как в рамках рассматриваемого процесса, так и других процессов. Все неиспользуемые продукты процесса или продукты, от которых можно легко отказаться, должны быть устранены. Пример применения этого принципа показан на рисунке 26.


Рисунок 26.

Анализируя модели бизнес-процессов «как есть» можно выяснить, в результате выполнения каких процедур процесса возникает тот или иной документ (файл и т.д.), в каких процедурах он в дальнейшем используется. Такой анализ может выполняться, например, при помощи следующей формы.

Наименование документа Наименование и № процедуры бизнес-процесса, создающей документ
1 Документ 1.1. Процедура 1.22 бизнес-процесса 1.
Документ используется бизнес-процессом Наименование и № процедур процесса
Бизнес-процесс 3 Процедуры 3.1, 3.2
Бизнес-процесс 8 Процедуры 8.6, 8.11
...  

2 Документ 1.2. ...
   

 

Принцип 2.6. Координация работ.

Процедуры, выполняемые в рамках бизнес-процесса, должны быть скоординированы по времени и ресурсам так, чтобы не возникало узких мест по загрузке персонала, оборудования, сетей и т.д. Сказанное демонстрирует следующий рисунок 27.


Рисунок 27.

По ходу выполнения процедур бизнес-процесса, показанного на рисунке 1, может сложиться ситуация, когда руководителю отдела необходимо будет выполнять одновременно две процедуры. В итоге, руководитель будет вынужден выполнять одну работу в ущерб другой (например, анализ документа в ущерб контролю деятельности подразделения и т.п.).

Анализ времени выполнения процедур помогает выявить «узкие» места бизнес-процесса. Для проведения такого анализа могут использоваться методики и инструментальные средства имитационного моделирования.

Принцип 2.7. Устранение дублирования функций.

Функции (процедуры) бизнес-процессов, которые дублируют друг друга полностью или частично, должны быть подвергнуты анализу и реорганизации. Для того, чтобы выявить дублирование функций необходимо:

    1) путем анализа моделей (либо путем анализа результатов интервью с сотрудниками предприятия) найти процедуры различных бизнес-процессов со схожими названиями и составить таблицу процедур, «подозреваемых» в дублировании;
    2) каждую найденную процедуру описать в виде детального бизнес-процесса, указать входящие и исходящие документы, информацию, ресурсы;
    3) проверить на совпадение содержание входящей и исходящей информации, пользователей этой информации (ресурсов), перечень принимаемых решений и т.д.;
    4) выявить наличие дублирования и его причины;
    5) в случае наличия полного или частичного дублирования предложить меры по его устранению.
Для анализа дублирования функций может использоваться следующая таблица.

Функция  Исходящие документы Содержание исходящих документов Функция (дубли- рующая) Исходящие документы Содержание исходящих документов
1  

 

 

 

 

 

             

Пример анализа бизнес-процессов на наличие дублирования функций представлен на рисунках 28, 29.

Модель бизнес-процесса «как есть» 1

Рисунок 28. Модель бизнес-процесса «как есть» 1.

Модель бизнес-процесса «как есть» 2

Рисунок 29. Модель бизнес-процесса «как есть» 2.

При совместном анализе бизнес-процессов 1 и 2 видно, что существует дублирование процедур:

Наименование процедуры Исходящие документы/файлы Содержание документов (информация)
Процедура А
Процедура С
Документ 1
Документ 6
Информация 1
Процедура Б
Процедура Д
Файл 1
Документ 11
Информация 2

Принцип 2.8. Контрольные точки.

Целевые показатели эффективности бизнес-процесса должны оперативно контролироваться. Для этого необходимо разработать ряд контрольных процедур и встроить их в процесс. Пример встраивания контрольных процедур в бизнес-процесс показан на рисунках 30 и 31.

Модель «как есть»

Рисунок 30. Модель «как есть».

Модель «как должно быть»

Рисунок 31. Модель «как должно быть».

Контрольную процедуру 1 можно рассматривать, например, как контроль качества продукции (информации) с обратной связью в случае возникновения недопустимых отклонений в контролируемых параметрах. Результатом выполнения контрольной процедуры 2 может явиться повторное выполнение соответствующих процедур процесса.

Перейти: До верху :: в Розділ :: в Підрозділ :: на Головну

Відгуки

Гречко Сергей Николаевич, olkonsal@skif.net
наглядно, конкретно и корректно
2001-11-13 16:56:38
Відповісти

Александр, Aleksandrzakharov@hotmail,com
Мне понравилось. Очень много цветных картинок разных форм с разным содержанием - и очень актуально, что подписи на фигурах на иностранном языке. Сразу видно, что автор руководствуется принципом - сам не разобрался - и другим не дам. Это отвечает современной концепции отечественного консалтинга: кто не умеет зарабатывать - идет учить других как это делается.
2003-08-06 10:59:28
Відповісти

Виктор, vik47@ ukr.net
Если єто конкретно попробуй внедрить.
Желаю успеха
2006-02-23 16:02:20
Відповісти

Якщо Ви бажаєте подискутувати із конкретним читачем, то це можливо робити безпосередньо в нашому форумі.

Ваше ім'я:
E-mail:
Коментар: 
 

  
bigmir)net TOP 100
МЕТОДОЛОГІЯ: Стратегія, Маркетинг, Зміни, Фінанси, Персонал, Якість, IT
АКТУАЛЬНО: Новини, Події, Тенденції, Інтерв'ю, Бізнес-освіта, Коментарі, Рецензії, Консалтинг
СЕРВІСИ: Робота, Семінари, Книги, Форуми, Глосарій, Ресурси, Статті партнерів
ПРОЕКТИ: Блог, Відео, Візія, Візіонери, Бізнес-проза, Бізнес-гумор

RSS RSS Актуально   RSS RSS Методологія   RSS RSS Книги   RSS RSS Форуми   RSS RSS Менеджмент@БЛОГ
RSS RSS Відео   RSS RSS Візіонери   RSS RSS Бізнес-проза   RSS RSS Бізнес-гумор

Успешные инвестиции начинаются с бонуса 100%


Copyright © 2001-2016, Management.com.ua
Портал створено та підтримується STRATEGIC