Менеджмент.com.ua - Інтернет-портал для управлінців

НОВИНИ від 08.07.2014


Як запобігти зривам «дедлайнів»

І знов підлеглий не виконав завдання вчасно. Як попередити повторні зриви? У таких випадках керівники часто намагаються зменшити завантаження працівника. Адже який сенс у тому, щоб ставити перед людиною ще більше завдань, якщо вона не встигає впоратися з тими, що є? Проте, відповідно до висновку дослідження, проведеного силами фахівців кількох американських університетів*, це неправильний шлях.

Як запобігти зривам «дедлайнів»
Ілюстрація: Shutterstock
З 2011-го по 2013-й роки в США було видано близько 5 тис. книг, присвячених особистій продуктивності, з чого можна зробити висновок: сьогодні питання прокрастинації (відкладання «на завтра») — одне із найактуальніших як для окремих індивідів, так і для організацій. Працівник затягує написання звіту; менеджер переносить нараду; керівник анулює потенційно важливу для бізнесу поїздку... У таких ситуаціях найчастіше люди пояснюють невиконання завдання своєю надмірною занятістю.

Втім, як показало дослідження, це зовсім не так — дуже часто причини зривів слід шукати в емоційній площині. Його автори проаналізували майже 600 тис. позицій прикладної програми, покликаної допомогти менеджерам впоратися з робочим навантаженням, а також провели ще три дослідження, в ході яких вивчалися емоції, що охоплюють людину, яка не спромоглася вчасно виконати роботу. Як з’ясувалося, працівник піддається дії негативних емоцій саме тоді, коли його не завантажено роботою «під саму зав’язку». За таких обставин людині найважче зібратися з силами та сконцентруватися на виконанні наступної задачі. Натомість, якщо роботи в працівника більше ніж достатньо, він не сприймає збій у виконанні одного завдання як щось катастрофічне, бо відчуття «я мушу ще багато чого зробити» допомагає подолати стан збентеження і продовжувати працювати. Навіть якщо зайнятість і є більшою мірою зовнішньою — людина, яка сприймає себе як «перевантажену», все одно не «оплакуватиме» невдачу надто довго, і, відповідно, не зволікатиме із виконанням наступних задач.

Хоча може здатися, що постійне «завалювання» підлеглих роботою — це найкращі «ліки» від хронічного відкладання «на завтра», слід усвідомлювати: якщо робоче навантаження на людину є постійно високим, це у підсумку призводить до її нервового та емоційного виснаження, що негативно впливає на продуктивність праці. Отже, керівники мусять навчитися знаходити баланс між тим, як окремі індивіди сприймають ситуацію «занадто багато роботи», і тим, яким повинно бути оптимальне завантаження працівників. Крім того, менеджери можуть змусити підлеглих відчувати себе «більш зайнятими», не розширюючи перелік їхніх завдань, а просто нагадуючи людям, скільки ще питань їм потрібно закрити, а також розбиваючи проекти на окремі завдання, таким чином формуючи у підлеглого відчуття «це вже зроблено».

Також автори зазначають, що подеколи допомагають і прості психологічні прийоми. Скажімо, менеджери можуть наголосити, що їхні підлеглі більш зайняті, ніж працівники інших структур. Загалом, таких прийомів може бути безліч. Варто лише врахувати, що допомагаючи працівникам долати негативні емоції, що з’являються як наслідок неспроможності людини вписатися у визначені терміни, компанія виявляє не абстрактну «турботу про людей», а вчиняє цілком прагматичні дії, метою яких є реальне підвищення продуктивності праці персоналу.

За інформацією strategy+business.


    * Автори дослідження — Ендрю Стівен (Andrew T. Stephen), University of Pittsburgh; Kейт Вілкокс (Keith Wilcox), Columbia Business School; Джуліано Ларен (Juliano Laran), University of Miami; Пітер Пел Зубчек (Peter Pal Zubcsek), University of Florida. Висновки дослідження опубліковано у Social Science Research Network Working Papers Series.