Информационные системы начали активно внедрятся в организацию делопроизводства в начале 90-годов прошлого века. На крупных предприятиях шла активная компьютеризация, разрабатывались программные продукты, позволяющие переводить все документы в электронный вариант. Первые такие программы создавались буквально вручную, на каждом предприятии индивидуально. Их использование ограничивалось конкретной сферой деятельности, участком работы и предприятием. Это делало разработку продукта дорогостоящим делом.
Современный электронный документооборот программа значительно эволюционировал. Благодаря развитию технологий, существует множество программ для каждого вида деятельности:
- предпринимательство;
- бухгалтерия и аудит;
- контролинг;
- маркетинг и pr.
Сферы можно перечислять практически до бесконечности. Кроме этого, современный софт гибки, не привязан к конкретному предприятию. Любая компания может купить программное обеспечение для организации делопроизводства известных издателей — отечественных и зарубежных.
Преимущества электронного документоборота
В первую очередь это экономия бумаги (а значит и деревьев), площади офисов, количества мебели, так как все храниться на сервере либо внешних источниках, отличающихся своей компактностью и малым весом.
Второе, это практично и удобно. Все документы структурированы по соответствующим папкам и связаны в одной базе данных. Чтобы найти нужный документ, достаточно воспользоваться интегрированным поиском и система выдаст релевантные результаты.
Третье, удаленное управление документооборотом при наличии доступа. Это позволяет производить работу с бумагами через удаленный доступ к базе данных либо рабочему столу. В случае форс-мажора, такая возможность выручит в штатной ситуации.
Четвертое, электронный документооборот позволяет автоматически обновлять шаблоны, создавать и добавлять новые в неограниченном количестве, вносить данные, поддерживая актуальность базы.
Пятое, любой электронный документ легко превратить в твердую копию, отправить по электронной почте на рассмотрение, сдать отчет в контролирующие органы. При этом не нужно тратить время на походы.
