Более 70% компаний сталкиваются с проблемами в работе из-за потери или повреждения важных документов во время переезда офиса — узнать больше о статистике Вы сможете на сайте транспортной компании «Давай Переедем».
При этом, если пропажа случится, Вас будут ждать срывы сделок, потеря клиентов, финансовые траты и даже юридические проблемы. Поэтому крайне важно уделить особое внимание документообороту при планировании и реализации офисного переезда.
Какие документы необходимо взять с собой при переезде в новый офис?
Вот перечень наиболее важных для бизнеса категорий документов, которые обязательно нужно перевозить с собой при переезде:
- Учредительные документы компании (уставы, свидетельства о регистрации, лицензии, патенты и т.д.). Без них функционирование фирмы просто невозможно. Держите их под рукой в отдельной папке и сделайте несколько копий.
- Договоры и контракты с клиентами, поставщиками, партнерами. Потеря таких бумаг может привести к срыву сделок и финансовым потерям. Рассортируйте их по важности и по датам, чтобы ничего не упустить.
- Бухгалтерская и финансовая отчетность (балансы, налоговые декларации, банковские выписки). Утрата этих документов чревата проблемами с налоговыми органами. Сохраняйте как бумажные, так и электронные копии.
- Кадровая документация (трудовые договоры, личные дела сотрудников, приказы). Они нужны для соблюдения трудового законодательства. Проверьте, все ли документы в порядке перед переездом.
- Документы по основной деятельности компании (технические задания, проектная документация, регламенты). Без них будет сложно продолжить текущие проекты. Сгруппируйте их по направлениям деятельности.
Как сохранить важную документацию при переезде офиса?
- Проведите полную инвентаризацию документов перед переездом. Составьте списки по отделам, по уровню важности. Это поможет ничего не забыть и расставить приоритеты при транспортировке.
- Используйте качественную упаковку. Коробки должны быть прочными, не слишком большими. Для особо ценных бумаг стоит взять несгораемые боксы. Папки надо упаковывать вертикально, чтобы они не мялись. Подпишите каждую коробку — что внутри и в какой отдел. Кстати, компания из Ирпеня «Давай Переедем» предлагает клиентам услугу по грузоперевозке «под ключ» — www.davay-pereedem.com/gruzoperevozki-v-irpene. В таком случае в стоимость уже включены упаковочные материалы и услуги профессиональных упаковщиков.
- Самые важные документы поручите перевозить надежным сотрудникам лично в руках. Так будет спокойнее. Или закажите для них опечатываемые боксы и охрану при транспортировке.
- Оцифруйте документы. Переведите в электронный вид все, что можно. Контракты, уставные документы и т.д. Это избавит от риска потери. Заодно освободится место в офисе.
- Сделайте бэкапы. Базы данных, архивы документов стоит продублировать на нескольких носителях перед переездом. Флешки, внешние диски — одну копию держите у себя, другую у надежных коллег на случай форс-мажора.
- Создайте четкий план приема документов на новом месте. Заранее решите, куда сгружать коробки, кто будет проверять комплектность, в каком порядке распаковывать и раскладывать. Тогда переезд пройдет быстро и без потерь.
- Проверьте наличие и состояние документов сразу после переезда. Не откладывайте надолго — если что-то потерялось, будет проще найти по горячим следам.
