Менеджмент.com.ua - главная страница Мастер-класс Радислава Гандапаса по личной эффективности «Профессиональный и личный успех: скрипты и алгоритмы»
На главную
Сделать закладку
Карта сайта
Расширенный поиск
Обратная связь
Проекти MCUa
Рассылка обновлений портала


Автоматизация и моделирование бизнес-процессов в Excel

Введение


  • Оглавление
    • Книга предназначена для людей, профессиональная деятельность которых связана с расчетами, документооборотом и принятием решений.

    Зачем написана книга и для кого

    Эта книга не предназначена для обучения "чайников" в том классическом смысле, которое принято понимать. Но с другой стороны, это могут быть те же "чайники", которые прошли азы основ изучения электронных таблиц (возможно, это Excel, возможно другие таблицы). Они поняли преимущества их применения на практике и хотели бы узнать большее и знают, что им это может понадобиться в перспективе.

    Электронные таблицы, в отличие от остальных программ, "дарят" обладателей умения их применения, значительным преимуществом перед другими специалистами, имеющих однородный багаж профессиональных знаний. Дарят свободой. Свободой мышления, свободой правильного и более обоснованного принятия решений, дарят возможностью более полной реализации своих возможностей за меньший промежуток времени, и в дополнение ко всему большим свободным временем, что позволяет вырваться из узкоспециализированного круга и чувствовать себя более свободным. В мире автомобилестроения — это называется динамикой автомобиля, или за какое время он достигнет скорости в 100 км/час. Если достиг быстрее других, то потом за ним просто трудно угнаться, не говоря уже о безопасности, для которой в большинстве случаев, и предназначена эта динамика. Или другими словами лидер, вырвавшись вперед, далее растет значительно быстрее, как профессионал и как индивидуум.

    Кроме того, при более углубленной работе с электронными таблицами, при желании постигнуть глубину своей профессии и своих знаний, Excel предоставляет возможность приобретения "объемного табличного многомерного мышления", которое в свою очередь охватывает круг, значительно превышающий круг профессиональный. Это позволяет смотреть на одни и те же вещи, абсолютно разными глазами, что в свою очередь стимулирует возможность многомерного, а не однобокого узкопрофессионального развития.

    Жизнь, если ее можно измерить в каких-то величинах, многомерна. Многомерна в понимании происходящего. Для того чтобы увидеть большее, требуется понимание предпосылок или причин возникновения различных проблем, которые можно воплотить в каких то цифрах и ограничениях для построения какой-то модели, помогающих принять какое-то решение. А владение специфическими электроннотабличными навыками — умения вложить это понимание в формулы, байты и алгоритмы, что не может не повысить уровень специалиста.

    Поэтому эта книга дарит читателю знания автора, который прошел все этапы, от понимания того к каким ошибкам ведут неправильное понимание бизнес-процессов до многомерного понимания любого бизнеса. И возможно — эти знания помогут читателю.

    Несколько примеров

    Много лет назад на одной фирме, специалист, занимающийся реализацией товара, принес накладную на отгрузку товара, оплату за которую уже произвели. После ввода ее в свою элементарную программу учета товара, сделанную в Excel, на мониторе сразу же высветилась надпись: "Внимание! Реализация товара ниже себестоимости!". Просмотрев накладную, в которой было четыре позиции, я сразу же обнаружил механические ошибки, внесенные по невнимательности: были перепутаны цены на товар. Тут же исправил их, как должно быть, что заняло также несколько секунд.

    Не откладывая, спустился к продавцу, предоставил свои цифры. Объяснил, в чем дело и попросил исправить. Необходимо было вместиться в общую сумму накладной с точностью до копеек, соблюдая определенную пропорцию в стоимости и количестве товара. Предполагая, что это займет всего лишь одну, максимум две минуты, решил подождать. Но даже через 10 минут накладная не была готова. Чем же занимался этот специалист?

    Он что-то внимательно выискивал на экране монитора, затем записывал на листке бумаги, считал на калькуляторе, опять записывал, что-то набивал на клавиатуре, потом внимательно смотрел на монитор, записывал и т.д. Мне стало совсем интересно, и я подошел ближе. Каково же было мое удивление, когда обнаружил, что накладная у него сделана в Word. Он что-то на что-то умножал, записывал, сравнивал полученные результаты и по всей вероятности, предполагая, что делает невероятно сложную математическую задачу, пытался получить нужный результат. Он умудрился усложнить свою работу в бесконечное количество раз.

    На следующий день я между делом сообщил ему, что видел человека, который компьютером забивает гвозди в стенку. Он понимающе улыбнулся типа: "Бывают же люди". Когда же узнал, что этим человеком был он, то вначале была обида. А затем он согласился и принял в подарок небольшую разработку в Excel по формированию накладных.

    Уважаемые дамы и господа! Я недаром в качестве первого примера привел именно этот случай. Поверьте! Гвозди компьютером в нашей стране забивает подавляющее большинство специалистов, сидящих за клавиатурой и гордо именующих себя пользователями ПК, а иногда даже и продвинутыми.

    В этом я убеждался уже не один десяток раз. Естественно, рабочий день загружен, не хватает времени и каждая мелкая работа превращается в героический поступок. Видел созданные в Word: счета-фактуры и платежные поручения, калькуляции и другие расчетные таблицы — расчеты по которым сначала проводятся на калькуляторе, а затем цифры механически вводятся в Excel с клавиатуры.

      Сколько на это уходит даром рабочего времени?

      Очень много.

      Сколько делают ошибок?

      Больше чем достаточно.

    Как правило, последствия такой работы видны либо сразу, либо, что еще страшнее, через довольно длительное время. Это, когда внесенные механические ошибки вылазят при проверке предприятия, а еще в худшем случае, когда на предприятии начинают понимать, что свести концы с концами невозможно. Когда трудно установить что происходит на складе. Когда не могут составить фактическую себестоимость продукции. Когда составление более или менее сложного заказа (расчета) занимает несколько дней. Когда не знают даже приблизительно кто кому и сколько должен, да и должен ли вообще. Пропадают на бумаге поставщики и заказчики (как правило, те, кто должен). Идет речь о конкретных суммах потерянных денег, о невозможности управлять предприятием. Идет мобилизация ресурсов на борьбу с "разрухой". Чем не героическое время социализма. А с чего мы начали? Всего лишь с самого примитивного делопроизводства, то есть формирования элементарной накладной.

    В этой книге хотелось обратить внимание уважаемых читателей на то, что, потратив некоторое незначительное дело на подготовку к будущей работе (или реконструкцию настоящей) можно значительно упростить себе (и окружающим), жизнь и освободить огромную часть своего рабочего и личного времени для дел более интеллектуальных, чем внимательная и изнурительная работа на калькуляторе, с последующей фиксацией расчетов, носящих в своем большинстве промежуточный характер, на листе бумаги. Потом эти черновики где-то теряются и тратится дополнительное время на их поиск. В большинстве своем, люди сфокусированы на текущих проблемах и не думают о возможности замены механической работы, путем внедрения элементов повышающих производительность труда.

    Далее хочется уделить совсем немного внимания, тем, кто в качестве форм заполняемых документов (отчетов) использует Excel, но в отличие от "любителей" Word у них только расчет итоговых и промежуточных сумм происходит автоматически. Но и эти данные также нельзя запустить в дальнейшую обработку. Отсутствует понятие формата ячеек, округлений и прочих нюансов. Данные никуда не заносятся и нигде не сохраняются, кроме огромного лабиринта тысяч файлов, в которых могут заблудиться даже те, кто их создал. И они точно также каждый раз набивают реквизиты покупателя (клиента) или очень долго ищут их в своей, так называемой, базе данных, а вдруг таковой где-то и когда-то проходил по документам.

    Отличия "спецов" в Word от "спецов" в Excel заключается только в их диалоге: "Я работаю в Word" и ответ: "А я в Excel". Поверьте, никакого различия нет. Просто вторые делают немного меньше ошибок, чем первые. Потери времени на выполнение никому не нужной работы те же.

    Кроме того, дизайн самого документа и присутствующие орфографические ошибки наносят непоправимый ущерб предприятию. Неприятно брать в руки неопрятный документ (не с позиции ветхости, а с позиции оформления).

    Иногда у покупателя (услуг, товара) может возникнуть вопрос: "А зачем поддерживать контакты с предприятием, делопроизводители которого в простейших словах умудряется сделать две-три орфографические ошибки". Или, что еще хуже, присутствуют элементарные арифметические ошибки. Это называется подходом к делу (бизнесу). Ведь завтра эти спецы вовремя не предоставят нужных документов, а послезавтра из-за их неправильного оформления налоговая инспекция снимет эту сумму с валовых расходов и придется платить штрафы. Не всем хочется сотрудничать с предприятием, которое не в состоянии грамотно, красиво и вовремя предоставить элементарный документ. Это лицо фирмы. Да и какому клиенту захочется ждать, пока первые полчаса будет формироваться документ, еще полчаса уйдет на исправление замеченных ошибок, и на следующий день приезжать снова, потому что в спешке что-нибудь было упущено. А вдобавок ко всему возможна ситуация, когда клиент приезжает на склад, а данная позиция отсутствует. Ее, оказывается забрал предыдущий клиент, которого быстрее обслужил другой продавец. Нужно возвращаться в офис для переоформления документов, а это дополнительная потеря времени и нервов. Я уверен, что в подробную ситуацию попадали многие.

    Хочется добавить вообще грустный случай. При переговорах с директором одного из нефтеперерабатывающих заводиков, с его стороны был предоставлен бумажный лист с расчетами, которые потеряли актуальность еще неделю назад. Эти расчеты делали в напряженном режиме инженеры и экономисты в количестве десяти человек в течение десяти дней. Но когда рыночная ситуация изменилась и потребовалось обновить данные, то оказалось что для этого потребуется те же 10 рабочих дней тех же 10-ти специалистов. Почему? Они все эти расчеты делали с помощью калькулятора, несмотря на имеющийся на предприятии относительно мощный парк компьютерной техники.

    И таких примеров можно приводить множество.

    Проблема малой автоматизации для решения стандартных и нестандартных задач актуальна как для больших, так и для малых предприятий.

    В наш век информация решает практически все. Но еще большую актуальность принимает скорость обработки этой информации.

    Для кого написана книга

    Данная книга предназначена для различных специалистов, имеющих отношение к бизнесу, а, соответственно, и к расчетам: бухгалтеры, юристы, экономисты, финансисты, руководители самых различных рангов, специалисты в области логистики, маркетинга и т.д.

    Объединяющий фактор — пересечение их профессиональных интересов. Не может руководитель считаться современным и прогрессивным, если он не знает основ существующего законодательства или бухгалтерского учета. То же самое можно сказать и о других специалистах — современный бухгалтер не может работать без основ знаний финансового и хозяйственного права, сферы деятельности бизнеса, в которой он работает, без понимания экономики и т.д.

    Следующий фактор — часто жизнь заставляет достаточно быстро принимать решения в своей профессиональной области, от которых зависит как отдельные сегменты развития бизнеса, так и весь бизнес в целом. Все что-то считают. Много ли мало ли, зависит от специфики работы. Но, как правило, прежде чем принять большинство решений производится расчет, сложность которого зависит от того, насколько этот специалист владеет пониманием бизнеса и самим искусством расчета.

    Объединяет этих специалистов и физический недостаток времени. Современная жизнь динамична и наполнена информацией в такой степени, что на ее восприятие и обработку нередко не хватает рабочего дня. Поэтому довольно часто приходится задерживаться на работе или работать в выходные дни. Исходя из этого, желательно чтобы обработка информации занимала как можно меньше времени, и вместе с тем была продуктивна.

    Рабочий день любых специалистов можно разделить на четыре составляющие:

    • Выполнение обязательной работы, которая непосредственно связана с должностными обязанностями. Условно, назовем ее механической. Для бухгалтера это может быть — начисление зарплаты, выписка счетов, ввод данных в бухгалтерскую программу и т.д. Для руководителя — встречи и совещания, подписание документов и контроль за выполнением поручений.
    • Выполнение не совсем стандартной работы. Это та работа, которая встречается довольно редко — раз в месяц, квартал, год или еще реже. Например, тот же ежегодный перерасчет подоходного налога, расчет пени по начисленным финансовым санкциям и пр. Или расчет возможных последствий для бизнеса при изменении законодательных актов. Время, требуемое для выполнения обязательной или нестандартной работы, может значительно зависеть от специфики организации или квалификации конкретного специалиста.
    • Время, требуемое для поддержания профессионального уровня специалиста на необходимом, а так же повышение этого уровня. Это может быть мониторинг законодательства или изучение новых современных технологий, просмотр новостей или посещение курсов повышения квалификации.
    • Самосовершенствование, которое может быть, при желании, безгранично, что влечет за собой последующую трансформацию количества в качество. При правильно выбранном направлении, производительность труда такого специалиста может быть увеличена в десятки и сотни раз!

    Проанализируем возможное использование времени. Если две первые составляющие забирают весь рабочий день, то на две последние времени не остается. При игнорировании третьей составляющей — дисквалификация, снижение уровня доходов, неудовлетворение собой и пр.

    Все четыре составляющие гармонично связаны между собой и составляют единое взаимосвязанное целое. Умение найти время на самосовершенствование влечет за собой возможное последующее значительное снижение потерь рабочего времени на выполнение работы по первым двум составляющим. Это также поддержка специалиста в необходимой профессиональной форме, удовлетворение им своей работой и жизнью, повышение заработной платы и уровня жизни в целом.

    Само понятие — "самосовершенствование" выделено мною в отдельную составляющую по ряду причин. Это, прежде всего расширение кругозора специалиста и не только в направлении непосредственно связанном с его профессией. Как одно из направлений повышения квалификации — умение грамотно применить в своей работе современные технологии получения и обработки информации.

    В подавляющем большинстве случаев на рабочем месте каждого специалиста находится компьютер. Но многие используют его только либо как счетную или печатную машинку, источник получения данных из информационной базы, инструмент для ввода данных в соответствующую программу, средство для игр. Гармоническое же умение использовать компьютер позволяет освободить значительную часть рабочего времени, а также сделать свой труд осознанно творческим и получать от этого не только деньги, но и удовольствие.

    Это касается и тех, у кого установлены мощные программные управленческо-финансовые комплексы. Они все равно не позволяют решать то многообразие практических задач, которые возникают в реальной жизни. Все случаи, встречающиеся в жизни предусмотреть и, соответственно, ввести в программу невозможно или можно, но это будет стоить очень дорого. И, кроме того, при применении этих комплексов, на которых работают одновременно много специалистов, всегда должна присутствовать возможность проверить правильность ее работы на простых прикладных программках.

    Цель книги: подсознательно с помощью элементарных примеров наталкивать читателей на методы и приемы обработки информации, применяя для этого офисные приложения, присутствующие в каждом компьютере. Для этого будет производиться "поиск" возможных проблем, их описание и технология ее устранения.




    Продолжение (Глава 1)


    Успешные инвестиции начинаются с бонуса 100%

    bigmir)net TOP 100
    МЕТОДОЛОГИЯ: Стратегия, Маркетинг, Изменения, Финансы, Персонал, Качество, ИТ
    АКТУАЛЬНО: Новости, События, Тенденції, Интервью, Бизнес-образование, Комментарии, Рецензії, Консалтинг
    СЕРВИСЫ: Работа, Семинары, Книги, Форумы, Глоссарий, Ресурсы, Статьи партнеров
    ПРОЕКТЫ: Блог, Видео, Визия, Визионеры, Бизнес-проза, Бизнес-юмор

    RSS RSS Актуально   RSS RSS Методология   RSS RSS Книги   RSS RSS Форумы   RSS RSS Менеджмент@БЛОГ
    RSS RSS Видео  RSS RSS Визионери   RSS RSS Бизнес-проза   RSS RSS Бизнес-юмор


    Copyright © 2001-2016, Management.com.ua
    Портал создан и поддерживается STRATEGIC

    Подписка на Менеджмент Дайджест

    Получайте самые новые материалы на свой e-mail (1 раз в неделю)



    Спасибо, я уже подписан(-а)