КОММЕНТАРИИ | Meetings 14 февраля 2018 г.

Как сделать рабочие совещания максимально эффективными

Источник: @truebusiness

Мы ненавидим совещания. И этому есть логичные объяснения — они захламляют наше время, мешают выполнять работу в срок и воспринимаются как пустая трата времени. Существует огромное количество советов по правильному и продуктивному проведению совещаний, но применимы ли они в реальности? Возможно ли сделать совещания более эффективными без вреда для расписания?

Как сделать рабочие совещания максимально эффективными Пол Акстелл (Paul Axtell), автор книги "Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations" ("Предмет совещаний: 8 мощных стратегий для выдающихся переговоров"), проработавший 35 лет персональным консультантом по эффективности, утверждает, что проблема совещаний касается практически всех менеджеров, с которыми ему доводилось работать. Пол вместе с Франческой Джино (Francesca Gino), профессором Гарвардской Школы Бизнеса и автором книги "Sidetracked: Why Our Decisions Get Derailed, and How We Can Stick to the Plan" ("Отвлекаясь от цели: почему наши решения срываются и как мы можем придерживаться плана"), рассказывают об основах эффективного планирования совещания.

1. Число участников должно быть минимальным, не более 7 человек

Конечно, магического числа не существует. Исследования также не дали точного результата, но «есть доказательства того, что людей должно быть как можно меньше», — говорит Джино. Если вы хотите дать каждому участнику возможность внести свой вклад, то должны ограничить количество участников. Акстелл, основываясь на своем опыте, говорит, что ограничение до четырех или пяти участников — единственный способ дать каждому высказаться на совещании длиною в час.

Проблема большого количества людей еще и в том, что многие просто не видят смысла высказываться. «Чем больше участников готово выступить, тем меньше они этого хотят, — объясняет Джино. — Социальные исследования показали, что когда люди выполняют групповые задания (такие как брейншторминг или обсуждение на совещаниях), то работают менее эффективно, нежели индивидуально. Этот фактор известен как «социальная лень» и имеет свойство усугубляться с увеличением количества участников.

Это всё не означает, что собрания на 20 человек обречены на провал. Вам просто необходимо более тщательное планирование и человек, который сможет мастерски управлять мероприятием.

2. Запретите гаджеты на время совещания

Оба эксперта пришли к тому, что это хорошая идея, по двум причинам: во-первых, гаджеты отвлекают нас. Джино поясняет, что многие считают себя способными отвечать на письма или читать Twitter и одновременно слушать кого-то на собрании. Но это не так. «Мы можем, например, идти и разговаривать одновременно, но наш мозг не может справляться с многозадачностью. Фактически, изучения этой проблемы показали, что человек, который пытается делать несколько задач одновременно, тратит на их выполнение на 50% больше времени и допускает на 50% больше ошибок», — говорит Джино.

Второй причиной запрета гаджетов является отвлечение других участников совещания. Люди чувствуют себя неловко и странно, когда кто-то отвлекается на свой телефон, особенно если это лидер или руководитель.

Но есть и положительные моменты использования технологий на собраниях, утверждает Акстелл. Вы можете делать заметки или просматривать рабочие материалы. Но если вы этого не делаете, то выключите телефон или планшет и сосредоточьтесь.

3. Не затягивайте совещание дольше, чем на час

Недолгие совещания имеют больше плюсов. Например, участники становятся более сосредоточенными. «Работники подстраивают свои темп работы и манеру общения под дедлайны», — рассказала Джино. Группа решает проблемы гораздо быстрее, когда дается мало времени на их решение.

«Стоит только осознать, что сроки поджимают, люди перестают задавать лишние вопросы или разговаривать и фокусируются на выполнении работы», — говорит Акстелл.

Это совсем не значит, что нужно пытаться уложить каждое совещание в полчаса. Акстелл предупреждает — некоторым темам необходимо уделять больше времени, и не стоит в спешке перескакивать с темы на тему. «Если цель вашего совещания — обсуждение чего-либо, дайте участникам высказаться, дополнить идеи друг друга и прийти к заключению», — говорит он. Нехватка времени делает совещание более эффективным, однако не стоит сокращать важные обсуждения.

4. Более продуктивные совещания проводятся там, где негде сесть

Кому-то это может показаться смешным, но Джино подчеркивает — эмпирические данные доказывают, что совещания, проведенные стоя, являются более продуктивными. Исследование 1999 года в Университете Миссури показало, что такие встречи на 34% короче, причем решения принимаются одинаковые.

«Мне нравится, когда люди пытаются сделать что-то неожиданное, чтобы привнести новизну в их собрания, — выходят на прогулку, например», — делится Акстелл. Но он также предупреждает: несмотря на формат, нужно делать то, что необходимо, — проводить эффективное обсуждение.

5. Убедитесь в том, что все принимают активное участие в обсуждении

Бывает так, что участники хотят высказаться, но не делают этого, пока их не попросят, говорит Акстелл. Это может быть связано с «культурными особенностями, языковым барьером или просто с характером». Те, кто обычно отмалчиваются, могут принести много пользы и им определенно необходимо давать слово.

Активные участники влияют позитивно не только на итоги совещания, но и друг на друга. Людям нравится, когда их слушают и учитывают их мнение, говорит Джино. С теми же, кто, выступая публично чувствует себя некомфортно, лучше поговорить заранее и вдохновить. Благодаря этому у них будет время подготовиться, а когда вы попросите их высказаться, это не станет для них шоком.

6. Не проводите совещания только для того, чтобы сообщить что-то

Если вы делаете так, то обдумайте свой подход заново. Когда вы проводите важные совещания, то в конце сообщайте всю остальную информацию, не нужно отдельно собирать людей для этого, ведь вместо того, чтобы тратить свое и их время, вы можете просто разослать эту информацию по почте.

7. Всегда определяйтесь с повесткой собрания заранее

Сложно придумать более важный совет насчёт совещаний. Акстелл и Джино согласны с тем, что критически важно заранее спланировать совещание и подготовить повестку. «Вы всегда должны объяснять, что будет происходит на совещании, чтобы люди приходили на него подготовленными», — говорит Акстелл. «Наличие плана позволяет нам определиться с задачами и предусмотреть факторы, которые могут встать на нашем пути к достижению целей», — добавляет Джино.

По материалам "The Condensed Guide to Running Meetings", HBR.

Иллюстрация: Depositphotos.com




comments powered by HyperComments
БИЗНЕС-СОБЫТИЯ ДЛЯ ВАШЕГО РАЗВИТИЯ:
21-22 января 2021
Онлайн-курс
Профессиональные продажи В2В: от первого контакта до повторной продажи
23 января — 10 февраля 2021
Онлайн-курс
Финансы для собственников бизнеса и нефинансовых менеджеров
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:
КНИГИ ДЛЯ РАЗВИТИЯ:
Долой среднее! Новый манифест индивидуальностиДолой среднее! Новый манифест индивидуальности
Бояться, но делать. Руководство по управлению страхом от спецназовцаБояться, но делать. Руководство по управлению страхом от спецназовца
EQ. Эмоциональный интеллект на практикеEQ. Эмоциональный интеллект на практике

bigmir)net TOP 100

МЕТОДОЛОГИЯ: Стратегия, Маркетинг, Изменения, Финансы, Персонал, Качество, ИТ
АКТУАЛЬНО: Новости, События, Тенденції, Интервью, Бизнес-образование, Комментарии, Рецензії, Консалтинг
СЕРВИСЫ: Бизнес-книги, Работа, Семинары, Форумы, Глоссарий, Цитаты, Рейтинги, Ресурсы, Статьи партнеров
ПРОЕКТЫ: Блог, Видео, Визия, Визионеры, Бизнес-проза, Бизнес-юмор

Страница Management.com.ua в Facebook    Менеджмент.Книги: телеграм-канал для управленцев    Management Digest в LinkedIn    Отслеживать нас в Twitter    Подписаться на RSS    Почтовая рассылка


Copyright © 2001-2021, Management.com.ua
Портал создан и поддерживается Strategic

Подписка на Менеджмент.Дайджест

Получайте самые новые материалы на свой e-mail (1 раз в неделю)



Спасибо, я уже подписан(-а)