Через переважно дистанційний формат роботи IT-компанії це не класична позиція офіс-менеджера: немає рецепції, розподілу дзвінків чи постійного забезпечення офісу. Основний фокус — документообіг, платежі, взаємодія з клієнтами та бухгалтерією, а також щоденна операційна підтримка.
Основні обов’язки
- робота з первинними документами: рахунками, актами та іншими супровідними документами;
- підготовка, надсилання, отримання та контроль підписання документів клієнтами й підрядниками;
- ведення внутрішніх реєстрів документів, оплат і взаєморозрахунків;
- робота в системі Клієнт-Банк: підготовка платежів і контроль їх проведення;
- контроль надходження оплат від клієнтів;
- робота з дебіторською заборгованістю: відстеження строків і комунікація з клієнтами щодо оплат;
- взаємодія з бухгалтерією, своєчасне передавання документів та необхідної інформації;
- підготовка договорів на основі затверджених шаблонів: внесення реквізитів і погоджених умов, організація підписання та облік підписаних документів;
- взаємодія з підрядниками з організаційних, документальних і розрахункових питань;
- вирішення окремих адміністративних питань, пов’язаних із поточною роботою компанії.
Вимоги
- уважність до деталей, системність і вміння доводити завдання до завершення;
- практичний досвід роботи з первинними документами та системою Клієнт-Банк;
- розуміння процесів оплат, взаєморозрахунків і документообігу;
- впевнене володіння офісними програмами та онлайн-сервісами;
- грамотна усна й письмова українська мова;
- досвід роботи на аналогічній або близькій за функціями посаді від 2 років;
- відповідальність у роботі з документами, платежами та конфіденційною інформацією.
Умови роботи
- гібридний формат: 2−3 дні на тиждень в офісі, решта — дистанційно;
- офіс на Подолі, за п’ять хвилин від метро «Контрактова площа»;
- випробувальний термін — один місяць.
Будемо раді отримати короткий супровідний лист із розповіддю про ваш досвід роботи.