Фонд «Голоси дітей» шукає відповідальну, проактивну та організовану людину на позицію Офіс-менеджера / Асистента (ки) засновника. Ця роль передбачає комплексну підтримку офісної діяльності, адміністративну координацію, а також особисту допомогу засновнику у виконанні щоденних завдань та проєктів. Основні обов’язки: Адміністративна підтримка офісу:
- Реєстрація, облік та систематизація вхідної, вихідної та внутрішньої документації.
- Організація процесу відправки, отримання та контролю кореспонденції.
- Зустріч, координація та супровід гостей офісу.
- Планування маршрутів для службового транспортного засобу.
- Планування та закупівля канцелярських товарів і витратних матеріалів.
- Контроль чистоти офісу та справності технічних мереж і обладнання.
- Організація закупівель, облік та обслуговування основних засобів офісу.

Ведення внутрішніх календарів і подій:
- Організація привітань працівників головного офісу з днем народження та річницями роботи.
- Ведення та оновлення відповідного списку.
- Закупівля тортів, подарунків, узгодження бюджету та формату привітання.
- Ініціювання та організація внутрішніх неформальних заходів: офісні свята, тімбілдинги тощо.

Супровід корпоративних заходів:
- Організація простору та умов для проведення супервізій, навчань, воркшопів.
- Забезпечення логістики (вода, перекуси, канцелярія, техніка).
- Координація учасників і гостей.
- Підготовка необхідних матеріалів.
- Оперативне реагування на організаційні потреби під час подій.

Асистування засновнику Фонду:
- Ведення календаря зустрічей, планування поїздок.
- Підготовка матеріалів, презентацій, звітів.
- Координація запитів, що надходять до засновника, підтримка внутрішньої та зовнішньої комунікації.
- Ведення нотаток, нагадування про дедлайни та ключові події.
- Робота з конфіденційною інформацією.

Ми шукаємо людину, яка:
- Має досвід адміністративної роботи (бажано — від 1 року).
- Добре володіє офісними програмами (Google Workspace, Excel, Word тощо).
- Уважна до деталей, організована, комунікабельна та відповідальна.
- Володіє українською мовою; базове знання англійської буде перевагою.
- Вміє працювати в багатозадачному режимі, дотримуватись дедлайнів і зберігати доброзичливість у спілкуванні.

Якщо тобі відгукнулись цінності фонду та завдання, з якими доведеться працювати — надсилай резюме!

Контактна інформація →