Про Mercy Corps
Mercy Corps — це провідна глобальна організація, що керується переконанням: кращий світ можливий. У часи лиха, труднощів, у понад 40 країнах світу ми об'єднуємо зусилля, щоб впроваджувати сміливі рішення в життя — допомагаючи людям долати труднощі та будувати сильніші спільноти зсередини.
Заради сьогодення і майбутнього.
Посада
Архіваріус надаватиме професійні послуги з архіваціі та зберігання документів для персоналу Mercy Corps в описаній зоні відповідальності. Архіваріус повинен дотримуватися всіх політик та правил Mercy Corps.
Основні обов’язки
Відповідальність за захист
- Активно вивчає питання захисту і інтегрує їх у свою роботу, включаючи ризики захисту та заходи щодо їх зменшення у відповідній галузі роботи.
- Дотримується цінностей Mercy Corps, зокрема поваги до гідності та добробуту учасників і членів команди.
- Заохочує відкритість та комунікацію в своїй команді; заохочує членів команди подавати звіти у разі виникнення будь-яких занепокоєнь, використовуючи механізми звітування, наприклад, Integrity Hotline та інші варіанти.

Архівація документів:
1. Прийом, облік і зберігання документів
- Приймає документи на зберігання, перевіряє їхню відповідність встановленим вимогам.
- Веде облік документів, формує архівні справи.
- Контролює терміни зберігання документів і своєчасне знищення тих, які не підлягають подальшому зберіганню.

2. Організація архівного фонду
- Розміщує та систематизує документи у відповідності до номенклатури справ.
- Веде облікові журнали, картки та бази даних щодо архівних матеріалів.

3. Видача та копіювання документів
- Відповідає за видачу документів у тимчасове користування.
- Готує копії або виписки з документів за запитами співробітників та інших уповноважених осіб.

4. Забезпечення збереження документів
- Контролює умови зберігання архівних документів (температурний режим, вологість тощо).
- Організовує заходи щодо захисту архівних документів від пошкоджень.

5. Підготовка звітності
- Складає переліки, описи, акти приймання-передачі та знищення документів.
- Веде звітність щодо стану архіву та виконаної роботи.

6. Взаємодія з іншими підрозділами
- Консультує співробітників з питань архівної роботи.
- Взаємодіє з державними архівами, якщо організація передає туди документи.
- Поводитися як у професійному, так і в особистому плані таким чином, щоб приносити користь Mercy Corps і не ставити під загрозу його гуманітарну місію в країні, де вона працює.

Інше:
- Архіваріус надаватиме послуги з архівації відповідно до правил безпеки, гігієни праці та практики України.

Співпрацювати з операційним відділом, відділом управління персоналом та іншими відділами за потреби.
Відповідальність
Архіваріус несе відповідальність за якісне та своєчасне виконанням покладених доручень начальника відділу; виконанням правил внутрішнього трудового розпорядку, завдань та обов’язків покладених цією Інструкцією.
1. Збереження та цілісність документів
- Недопущення втрати, пошкодження або знищення документів, що знаходяться в архіві.
- Дотримання умов зберігання архівних матеріалів.

2. Дотримання правил архівної справи
- Виконання вимог щодо обліку, систематизації, передачі та знищення документів.
- Відповідність ведення архіву чинним законодавчим і нормативним актам.

3. Конфіденційність та захист інформації
- Запобігання несанкціонованому доступу до архівних матеріалів.
- Недопущення розголошення інформації, що міститься у документах з обмеженим доступом.

4. Своєчасне виконання посадових обов’язків
- Відповідальність за правильність і своєчасність підготовки звітів, описів, актів та інших документів.
- Дотримання строків передачі документів до державних архівів (за потреби).

5. Дотримання трудової дисципліни
- Виконання вимог внутрішнього трудового розпорядку підприємства.
- Дотримання правил техніки безпеки та охорони праці.

Мінімальна кваліфікація та професійні навички
1. Освіта:
- Середня спеціальна або вища освіта (бажано за спеціальностями: «Документознавство та інформаційна діяльність», «Архівознавство», «Історія» або споріднені напрямки).

2. Досвід роботи:
- Від 1 року на аналогічній посаді.

3. Знання законодавства:
- Основи законодавства України про архівну справу та діловодство.
- Вимоги щодо зберігання, обліку та знищення документів.

4. Професійні навички:
- Ведення архівного обліку та документації.
- Систематизація та збереження документів відповідно до номенклатури справ.
- Робота з архівними фондами та реєстрами.
- Використання електронних архівних систем та баз даних.
- Вміння складати акти приймання-передачі, описи справ та іншу архівну документацію.
- Дотримання правил конфіденційності та збереження інформації.

5. Інше:
- Здатність дотримуватися процедур та протоколів безпеки.
- Уважність до деталей та ретельність у виконанні завдань.
- Надійність та пунктуальність у відвідуванні роботи.
- Готовність дотримуватися політики та правил компанії.

Фактори успіху
Успішний кандидат/-ка повинен/-на бути спокійним/-ою, відповідальним/-ою. Він/вона має бути уважним/-ою до деталей, щоб забезпечити належне виконання обов’язків. Він/вона буде чесним/-ою, сумлінним/-ою та орієнтованим/-ою на надання послуг.

Контактна інформація →