Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найбільш гострі гуманітарні кризи у світі, допомагає постраждалим від конфліктів та катастроф відновити здоров’я, підвищити рівень безпеки, освіти, економічного добробуту й дати можливість рухатися далі. IRC, заснований у 1933 році на заклик Альберта Ейнштейна, є однією з найбільших у світі міжнародних гуманітарних неурядових організацій (МНУО), яка працює у понад 40 країнах світу та більш ніж 25 містах США та допомагає людям вижити, повернути контроль над власним майбутнім і розбудовувати свої громади. Працівники IRC — це сила людяності. Вони досягають довгострокових результатів завдяки відновленню безпеки, гідності та надії для мільйонів людей. Якщо ви прагнете змін, шукаєте рішення та палко бажаєте їх втілювати, приєднуйтесь до нас. Разом ми зможемо змінити життя мільйонів людей у всьому світі на краще.
ОГЛЯД ДІЯЛЬНОСТІ
Звітуючи перед польовим менеджером, фахівець з адміністративних питань буде відповідати за координацію та організацію діяльності як внутрішніх, так і зовнішніх (не співробітниками IRC) відвідувачами\відрядженнями. Посадові обов’язки також включають в себе організацію, координацію заходів та управління офісними приміщеннями в офісі Миколаїва.
КЛЮЧОВІ ОБОВ’ЯЗКИ:
Управління об'єктами IRC
- Відповідальність за управління офісом, саб-базами та гостьовими будинками.
- Виступати контактною особою для всіх комунікацій з орендодавцями, включаючи, але не обмежуючись, отриманням щомісячних рахунків за оренду та комунальні послуги, їх перевірку та подання запитів на оплату.
- Звертатися до орендодавця з будь-якими питаннями, які впливають на функціонування об'єктів, і слідкувати за виконанням ремонтів або виправлень.
- Визначати потреби в ремонті в офісі, піднімати запити на закупівлю та зв’язуватися з відділом закупівель.

Управління офісом
- Підтримка та організація робочого простору та надання робочого місця для постійного та тимчасового внутрішнього персоналу.
- Приймання, реєстрація, консультування, направлення та контроль внутрішніх та міжрегіональних відряджень.
- Відповідальність за управління дрібними грошовими коштами для витрат на офісне постачання та подорожі.
- Відповідальність за консолідацію потреб в офісних канцелярських товарах, кухонних та гігієнічних матеріалах, формування та запуск запитів на закупівлю.
- Визначення потреб у меблях в офісі, формування та запуск запитів на закупівлю.
- Управління роботою прибиральниць\ків.
- Організація місць для перебування відвідувачів і проведення ознайомлювальної екскурсії по офісу для всіх нових відвідувачів і постійних співробітників.
- Планування та комунікація робочого простору щодо розміщення нових постійних співробітників.

Події та зустрічі
- Керівництво та організаціявнутрішніми та зовнішніми заходами, в тому числі але не виключно, бронювання приміщень (внутрішніх та зовнішніх), ведення реєстру запитів на бронювання конференц-залів, тощо.
- Забезпечення наявності всього необхідного обладнання та матеріалів під час проведення заходів, конференцій.
- Підтримка HR в організації заходів з тімбілдингу.

Відрядження
- Підготовка ринкових досліджень для проживання в готелях у зоні відповідальності.
- За запитом організація місцевих відряджень та пересування до/з міста базування, включаючи бронювання готелів.
- Перевірка та подання рахунків за готелі на оплату відповідно до процедури IRC.

Інше
- Підтримка польового менеджера за іншими завданнями за необхідністю

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:
Освіта:
- Диплом або ступінь в адміністрації, фінансах або спорідненій області.

Досвід роботи:
- Мінімум 2 роки досвіду на подібній посаді або еквівалент у гуманітарних організаціях або програмах розвитку
- Бажаний попередній досвід роботи з різними зацікавленими сторонами та/або координації діяльності.

Продемонстровані навички та компетенції:
- Досвід роботи з Microsoft Word, PowerPoint, Excel і Outlook.
- Сильні організаційні навички та навички тайм-менеджменту; доведена здатність пріоритизувати завдання та виконувати їх вчасно.
- Здатність пріоретизувати завдання, дотримуватися стислих строків та працювати під тиском в нестабільних безпекових умовах.
- Розуміння роботи з людьми з різних культур.
- Здатність працювати як самостійно, так і в динамічній, міжфункціональній глобальній командній структурі.
- Бажаний попередній досвід у підготовці до надзвичайних ситуацій та реагуванні на них.
- Особисті якості: командний гравець, гнучкий, здатний будувати мережі, добре справлятися з тиском.

Мовні навички:
- Гарне володіння англійською мовою, усною та письмовою, є обов’язковим.
- Вільне володіння українською мовою є обов’язковим.

КЛЮЧОВІ РОБОЧІ ВІДНОСИНИ:
Позиція підпорядковується: Польовому менеджеру в м. Одеса
Тісна співпраця з: Програмними командами, фінансовим відділом, командами партнерства та операційними відділами.
Непряме підпорядкування: Менеджер з операційно-адміністративних питань.
РОБОЧЕ СЕРЕДОВИЩЕ ТА ІНША ВАЖЛИВА ІНФОРМАЦІЯ
У деяких частинах країни триває активний конфлікт, і є можливість подальшого розширення конфлікту та насильства в інших районах. Співробітники повинні дотримуватись усіх правил безпеки IRC, які застосовуються до міжнародного персоналу. Питання безпеки буде детально обговорено під час інтерв'ю.
- Ця роль вимагає повної зайнятості в офісі.
- Кандидати повинні мати домашній або альтернативний робочий простір, щоб ефективно виконувати свою роботу протягом встановлених робочих годин.
- Потрібні поїздки до інших місць.
- Не підлягає оплаті понаднормових годин.
- Іноді може вимагатися робота у вихідні дні (понаднормові години будуть надані як відгули).
- Робота у матричній організації.
- Швидкий темп роботи, багатозадачність і стресова робота.
- Організація піклується про співробітників і надає гнучкі робочі опції (ранній початок — раннє закінчення, пізній початок — пізнє закінчення, віддалена робота).
- Співробітники IRC мають право на такі переваги:
- Конкурентна заробітна плата
- Робота, спрямована на конкретні цілі, перспектива росту
- Заняття з англійської мови та необмежена кількість навчальних онлайн курсів
- Страхування життя
- Медичне страхування для працівників та членів їхніх сімей
- Безкоштовна психологічна допомога працівникам та членам їхніх сімей
- 30 календарних днів щорічної відпустки з гнучкими умовами, що не обмежуються законодавчо встановленими мінімальними нормами
- До 10 днів оплачуваного лікарняного

ПРОФЕСІЙНІ СТАНДАРТИ
IRC формує багатопрофільні інклюзивні колективи професіоналів, які заохочують командну взаємодію, інклюзивність та згуртованість, критичне мислення, розподіл повноважень, дискусії та об'єктивність аби максимально ефективно допомагати нашим клієнтам.
Міжнародний комітет порятунку рішуче налаштований захищати людей, яким він служить, своїх працівників і всіх пов’язаних осіб від усіх видів шкоди, зловживань і насильства, в тому числі від сексуальної експлуатації, зловживань і домагань. Комітет зобов’язується вживати всіх необхідних превентивних заходів і створювати середовище, в якому люди відчувають себе в безпеці і можуть повідомити про неправомірні дії. Працівники IRC повинні дотримуватися основних цінностей та принципів, викладених у документі «Шлях IRC — Стандарти професійної поведінки». Йдеться про доброчесність, служіння, рівність та відповідальність. IRC також впроваджує та забезпечує дотримання низки додаткових внутрішніх правил стосовно захисту клієнтів та персоналу від шкоди та зловживань у рамках «Принципів захисту дорослих та дітей», «Правил поваги на робочому місці та протидії домаганням на робочому місці», «Правил протидії репресіям та захисту репортерів», доповнених «Загальними рекомендаціями IRC щодо звітування». Із зобов’язаннями можна ознайомитися англійською та українською мовами за цим посиланням: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies.
IRC застосовує підхід нульової толерантності до неправомірних дій і вживає всіх необхідних заходів та робить коригувальні кроки у випадках надходження інформації про неправомірні дії. До складу слідчого підрозділу IRC входять фахівці та кваліфіковані слідчі, які професійно проводять розслідування, орієнтовані на інтереси постраждалих. Вони долучаються, якщо через надійні та зручні канали зв’язку, які IRC створює для своїх працівників, партнерів та клієнтів, надходять повідомлення про порушення безпекових норм. IRC також є активним членом Міжвідомчої робочої групи з питань захисту від сексуальної експлуатації та насильства (PSEA), створеної в Україні.
Дотримання гендерної рівності, рівноправ'я, різноманітності та інклюзивності: IRC докладає зусиль для створення різноманітного, інклюзивного, доброзичливого та безпечного робочого середовища, в якому до всіх людей ставляться справедливо, з гідністю й повагою. В IRC ми категорично забороняємо і не миримося з дискримінацією, переслідуванням, помстою чи знущанням над нашими працівниками, в яких би умовах вони не працювали. Серед працівників ми прагнемо збільшити частку жінок, вихідців з країн і громад, в яких ми працюємо, а також осіб, які відносять себе до рас і етносів, недостатньо представлених у глобальних владних структурах.
Ґендерна рівність: IRC прагне зменшити ґендерний дисбаланс на керівних посадах. Ми впроваджуємо систему переваг, спрямованих на створення сприятливого середовища для роботи жінок, наприклад, декретну відпустку по догляду за дитиною, ґендерно-чутливі протоколи безпеки та інші переваги і надбавки, які заохочують жінок працювати у нашому колективі.

Контактна інформація →