FutureMeds-? це міжнародна компанія, яка спеціалізується на проведенні медичних клінічних досліджень нових лікарських засобів та інноваційних методів лікування. Мережа FutureMeds об'єднує понад 25 спеціалізованих дослідницьких центрів у шести європейських країнах, зокрема у Великій Британії, Польщі, Німеччині, Болгарії, Україні, і має понад 220 досвідчених дослідників та понад 1300 провайдерів домашнього догляду. В Україні компанія представлена відділеннями у Києві, Житомирі, Вінниці та Львові. FutureMeds співпрацює зі світовими фармацевтичними компаніями та організаціями з клінічних досліджень.
Оголошуємо конкурс на вакансію Офіс-менеджер дослідницького центру.
Мета ролі:
Створити чітко організовану, продуктивну та комфортну робочу екосистему, де команда дослідників зосереджена виключно на своїй експертизі, а адміністративна й операційна підтримка здійснюється системно та з турботою про людей.
Основні обов’язки:
- Забезпечення безперебійного функціонування офісу: контроль запасів, логістика, організація простору, технічна підтримка, координація календарів і зустрічей, підготовка до візитів пацієнтів та інших подій.
- Щоденна підтримка документообігу: обробка вхідної й вихідної кореспонденції, сканування, копіювання, ведення реєстрів і архіву.
- Координація взаємодії з командою: оперативне реагування на запити координаторів досліджень та лікарів.
- Підготовка шаблонізованої та стандартизованої внутрішньої документації: службові записки, накази, листи.
- Підтримка та адміністрування task-менеджера ClickUp: централізований облік і трекінг задач, нагадування, створення шаблонів.
- Взаємодія з постачальниками та сервісами: закупівлі, доставки із трекінгом кожної операції.
- Підготовка документації й підтримка під час моніторингових візитів, аудитів та інспекцій.
- Ведення нотаток і протоколів з командних нарад, контроль виконання делегованих задач.
- Ініціативна участь у процесних покращеннях і впровадженні інновацій у сфері адміністрування.

У цій ролі вам знадобляться:
Hard Skills (ключові професійні навички):
- Вища або профільна освіта (менеджмент, адміністрування, економіка, діловодство).
- Досвід роботи на адміністративній або офісній позиції від 1 року (досвід у медичних закладах буде плюсом).
- Володіння ПК: MS Office, Google Docs, SharePoint, досвід роботи з task-менеджерами (ми працюємо в ClickUp).
- Знання ділового етикету, основ документообігу, досвід ведення логістики й закупівель.
- Базова англійська для опрацювання документації й листування.

Soft Skills:
- Системність, організованість, здатність мислити на кілька кроків вперед.
- Вміння керувати пріоритетами, швидко реагувати у багатозадачному середовищі.
- Відповідальність, конфіденційність, точність у роботі з даними.
- Проактивність та прагнення до спільного результату.
- Готовність підтримувати атмосферу турботи та високих стандартів

Ми пропонуємо:
- Гібридний формат роботи, простір для самостійної організації процесів.
- Конкурентну винагороду з щорічним переглядом за результатами.
- Повне технічне забезпечення.
- Можливості для професійного розвитку й навчання.
- Ціннісне міжнародне середовище.

Критерії оцінювання результатів роботи через 1 рік:
- Фокус команди на експертизі: Всі другорядні адміністративні задачі автоматизовані або перейшли під контроль офіс-менеджера; команда працює ефективно, без втрати концентрації на своїх основних напрямах.
- Системність і правильність процесів: Адміністративний workflow повністю стандартизовано, таск-менеджер ClickUp використовується для всіх задач, створені шаблони, чеклісти й плейбуки реалізовані й діють у повсякденні.
- Командна взаємодія та відсутність хаосу: Сервіс і підтримка офіс-менеджера знімають рутину із лікарів і координаторів, команда працює організовано, без стресу і «тертя», у середовищі довіри.
- Впорядкованість і прозорість адміністрації: Уся документація впорядкована, доступна, оновлена; готовність до аудитів і візитів завжди висока, а процеси взаємодії з постачальниками — прозорі та регулярні.
- Ініціативи з покращення: За рік впроваджено як мінімум дві ініціативи, що істотно спростили або автоматизували рутинні адміністративні задачі та зменшили «ручну» роботу або кількість конфліктів у команді.

Якщо ця позиція вас зацікавила, надсилайте резюме або залиште відгук на вакансію.
FutureMeds — місце для тих, хто хоче робити реальні зміни у медицині та підтримці здоров’я.

Контактна інформація →