Функціональні обов’язки:
Офіс менеджер
Обробка та архівування первинної документації, розподілення між відділами та папками, передача на підпис
Співпраця з відділом бухгалтерії та юридичним відділом по документообігу
Відправка та прийом кореспонденції, реєстрація кореспонденції
Підтримання життєдіяльності офісу:
- закупівля води в пляшках/води в бутлях/печива/цукерок/чаю/кави/вершків/посуду/медикаментів
- закупівля господарчих товарів та канцелярії в офіс
- контроль роботи прибиральниці, замовлення клінінгу для офісу, передача рушників у хімчистку
- підтримка чистоти в офісі в робочий час: прибирання посуду після відвідувачів, винесення сміття тощо
- догляд за квітами — за необхідності, виклик флориста
- замовлення послуг по підтримці та ремонту офісних меблів, офісу загалом та техніки
- робота з системним адміністратором, вирішення проблем з інтернетом та інше

Підготовка офісу до робочого дня:
- провітрювання/кондиціонування, наповнення зволожувача повітря тощо
- перевірка наявності мила, рушників, паперу в принтері, перевірка ручок в кабінеті керівника тощо
- Організація корпоративів та святкувань для співробітників офісу
- Замовлення перепусток для входу та заїзду в ЖК, зустріч гостей та подача чаю/кави/води
- Комунікація з представниками ЖК, оплата комунальних платежів, паркінгів
- За необхідності, комунікація з контрагентами компанії
- Розміщення вакансій при пошуку співробітників
- Складання та погодження фінансових заявок на життєзабезпечення та потреби офісу та здійснення відповідних проплат, підготовка звіту щодо витрат

Виконання доручень керівника:
- ведення робочого календаря керівника, календаря днів народження співробітників, партнерів, нагадування про плани на день та дні народження, підготовка робочих документів для зустрічей (друк, форматування, сшивання)
- підбір, замовлення та пакування подарунків
- пошук інформації за запитом керівника
- замовлення товарів та послуг за запитом керівника
- допомога в організації відряджень (квитки, бронювання, страхування та інші документи (за необхідністю), допомога у вирішенні форс-мажорних обставин під час поїздки)

Контактна інформація →