ОПИС ВАКАНСІЇ
Данська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.
Наразі ДРБ шукає висококваліфікованого Менеджера з адміністративно-фінансової діяльності для роботи в нашому офісі у місті Суми.
Загальна мета ролі:
Менеджер з адміністративно-фінансової діяльності відповідає за стратегічне та узгоджене керівництво всіма адміністративними й фінансовими процесами на півночі, забезпечуючи їх безперебійну роботу для ефективної підтримки програмної діяльності відповідно до Операційного посібника ДРБ.
Посада має регіональний характер і передбачає контроль за дотриманням процедур та настанов ДРБ у межах регіону. Менеджер сприятиме розробці та впровадженню регіональних стратегій, які трансформуються у практичні плани дій і щоденні операційні завдання, а також надаватиме технічну підтримку та консультації командам у регіональних і базових офісах.
Вашими основними обов’язками на посаді будуть:
Планування та стратегія
- Забезпечувати, щоб кожен адміністративно-фінансовий відділ (закупівлі та логістика, відділ кадрів, фінанси та адміністрування) мав річний план дій, а також, щоб цей річний план дій було розділено на індивідуальний план дій для кожного члена команди;
- Забезпечувати, щоб планування проектів включало відповідні адміністративно-фінансовий вимоги (наприклад, терміни проведення закупівель та відповідні бюджети);
- Забезпечувати, щоб служба підтримки була у належному стані, щоб відповідати на потреби програм;
- Бути координатором для перевірки відповідності, реєстру ризиків, внутрішнього аудиту результативності.
Кадрова підтримка (HR)
- Забезпечувати, щоб інструмент відстеження найму співробітників був оновленим і точним, включаючи поточний і запланований набір, відповідно до можливого майбутнього нового фінансування;
- Забезпечувати, щоб прибуття нового персоналу було передбачено та повідомлено відповідним працівникам ДРБ (заплановано ввідний інструктаж, надано навчання щодо Кодексу поведінки та всієї іншої кадрової інформації, доступне обладнання та засоби безпеки);
- Забезпечувати, щоб щорічні завдання з управління персоналом виконувалися відповідно до процедур ДРБ (кінець випробувального терміну, щорічна оцінка тощо);
- Оптимізувати планування HR у відділах (наприклад, підтримка розробки органограм);
- Забезпечувати, щоб команда відділу кадрів виконувала щоденні завдання, такі як прийом персоналу, продовження/внесення змін до контракту, подання табеля та відстеження відпусток.
Адміністративна підтримка
- Забезпечувати виконання рутинних завдань командою (підтримка гостьових будинків, отримання віз, забезпечення телефонним зв’язком, оплата комунальних послуг, складання договорів оренди тощо);
- Здійснювати контроль за закупівлею канцелярського приладдя та меблів, витратних матеріалів, засобів зв’язку тощо.
Логістика, супровід закупівель
- Забезпечувати дотримання процедур закупівель та брати участь в тендерах
- Забезпечувати, щоб термін виконання закупівель був розумним і не сповільнював реалізацію діяльності ДРБ
- Ретельно стежити за ключовими показниками ефективності відділу та забезпечувати своєчасне подання щомісячних звітів та їх високу якість;
- Бути координатором у прийнятті рішень щодо руху автопарку;
- Спільно з керівником відділу постачання забезпечувати, щоб кожен зі співробітників (закупівлі, автопарк, активи, склад та ІТ) мав цілі та досягав їх відповідно до процедур ДРБ.
Фінанси
- Забезпечувати контроль та планування бюджетів адміністративно-фінансового відділу.
- Надавати підтримку власникам бюджетних ліній, щоб гарантувати, що подальші дії щодо бюджету (BFU) зрозумілі та відповідають вимогам ДРБ, забезпечувати навчання та повторні тренінги, щоб переконатися, що власники бюджетних ліній надають точний прогноз і належним чином використовують фінансові коди;
- Надавати поради щодо управління грантовим бюджетом з точки зору бюджетної гнучкості та вирівнювання бюджету;
- Брати активну участь у розробці бюджетних пропозицій;
- Разом з фінансовим відділом забезпечувати, щоб команди програм чітко розуміли вимоги відповідності;
- Забезпечувати виконання щомісячних фінансових завдань (нарахування заробітної плати, планування бюджету, тощо) відповідно до процедур Посібника з операційної діяльності.
Про вас:
Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 5 років досвіду на подібній позиції та 3 роки досвіду в управлінні людьми. Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:
- Ступінь магістра у відповідній галузі
- Знання управління життєвим циклом проекту (Project Cycle Management)
- Знання процесів логістики та закупівель
- Знання бюджетного циклу та процесів моніторингу
- Знання принципів Кодексу поведінки та HR-систем для управління ефективністю персоналу
- Знання ключових політик донорів та процедур дотримання вимог
- Вільне володіння англійською та українською мовами
- Впевнений користувач пакету Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ:
- Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
- Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
- Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
- Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
- Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань.
Ми пропонуємо:
- Тривалість контракту: 3-місячний випробувальний термін із можливістю продовження залежно від наявності фінансування та успішного проходження випробувального терміну.
- Рівень: F.2 — управлінський
- Місце роботи: Суми
- Дата початку: Листопад 2025
Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування персоналу Датської ради у справах біженців в Україні.
Процес подачі заявки
Усі кандидати повинні надіслати супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.
Натисніть ТУТ, щоб відгукнутись
Кінцевий термін подачі заявок: 29жовтня 2025року
Зверніть увагу, що відбір кандидатів буде проводитися на постійній основі. ДРБ залишає за собою право обрати кандидата до дати закриття вакансії, як тільки буде визначено відповідного кандидата.
Контактна інформація →
