Administrative Assistant COO
Ми шукаємо Administrative Assistant COO — організованого та проактивного спеціаліста, який забезпечуватиме адміністративну підтримку двох керівників компанії та допомагатиме їм ефективно керувати щоденною роботою.
Це роль для людини, яка вміє працювати в режимі багатозадачності, тримати під контролем безліч паралельних процесів, швидко реагувати на зміни та створювати для керівників комфортне адміністративне середовище, дозволяючи їм зосередитися на розвитку бізнесу та стратегічних питаннях.
Основні задачі:
- Управління календарями COO, планування та координація зустрічей, дзвінків і робочого графіка.
- Організація відряджень, бронювань, логістики та інших адміністративних питань.
- Контроль календаря, нагадування про зустрічі, дедлайни та ключові домовленості.
- Підготовка матеріалів до зустрічей, презентацій, протоколів, таблиць та іншої робочої документації.
- Робота з документами, рахунками та організація погодження й підписання документів.
- Контроль виконання доручень COO, регулярний follow-up із відповідальними особами.
- Моніторинг задач у системах управління проєктами та ERP-системах, контроль статусів, дедлайнів і виявлення можливих ризиків.
- Підготовка консолідованої інформації щодо виконання задач, критичних відхилень та питань, що потребують управлінського рішення.
- Координація взаємодії між керівниками, командами, кандидатами, партнерами та підрядниками.
- Координація базових адміністративних процесів офісу, взаємодія з сервісними підрядниками та організація прийому гостей.
Що для нас важливо:
- Досвід роботи від 2 років на позиціях Administrative Assistant, Personal Assistant, Office Manager, Office Administrator або аналогічних адміністративних ролях.
- Досвід роботи з керівниками компаній або топменеджментом буде перевагою.
- Високий рівень організованості, самоорганізації та уваги до деталей.
- Вміння ефективно працювати в умовах багатозадачності та швидкої зміни пріоритетів.
- Сильні навички координації, планування та ділової комунікації.
- Впевнене володіння Google Workspace та Microsoft Office.
- Вільне володіння українською мовою.
- Англійська мова — Intermediate або вище.
Буде перевагою:
- Досвід одночасної підтримки кількох керівників.
- Досвід роботи з Asana, Notion, ClickUp або іншими системами управління задачами.
- Досвід роботи з ERP-системами.
Ми пропонуємо:
- Безпосередню співпрацю з COO компанії.
- Можливість працювати в динамічному середовищі та бути залученим до ключових бізнес-процесів.
- Високий рівень довіри, автономії та відповідальності.
- Роботу в професійній команді, орієнтованій на результат.
- Повну зайнятість та офісний формат роботи.
- Локацію — Київ.
- Конкурентний рівень винагороди.