Шукаємо бізнес-асистента для власника девелоперської компанії.
Це роль для людини, яка допоможе власнику ефективно управляти власним часом, інформацією та потоком задач. Бізнес-асистент бере на себе координацію домовленостей, контроль виконання доручень, підготовку до зустрічей, роботу зі звітністю та комунікацію з керівниками напрямів.
Ми шукаємо не секретаря чи офіс-менеджера, а сильного операційного партнера власника, який вміє систематизувати великий обсяг інформації, бачити пріоритети, контролювати виконання та завчасно звертати увагу на проблеми, які потребують рішення власника.
Робота з девелопментом
Ця роль передбачає не просто організаційну підтримку власника, а роботу в контексті девелоперського бізнесу.
Важливо розуміти, як взаємодіють служба замовника, генпідрядник, фінансовий і комерційний департаменти, як формуються кошториси та бюджети, що відбувається з проєктною та дозвільною документацією.
Що очікуємо від тебе:
- 2−3+ роки досвіду роботи бізнес-асистентом або асистентом першої особи — власника, CEO чи топменеджера.
- Досвід у девелопменті або будівництві — на стороні замовника чи генпідрядника.
- Розуміння структури девелоперського проєкту: служба замовника, генпідряд, кошториси, дозвільна та проєктна документація.
- Досвід ведення контролю доручень і протоколювання нарад.
- Впевнена робота з Notion або аналогами, Google Workspace / MS Office.
- Вміння швидко структурувати великий обсяг інформації та виділяти головне.
- Грамотна письмова та усна українська.
- Системність, організованість і увага до деталей.
- Вміння пріоритизувати задачі та розрізняти важливе і термінове.
- Вміння наполягати на виконанні без конфлікту та ефективно комунікувати з керівниками.
- Емоційна стійкість і здатність працювати в режимі швидких змін.
- Висока відповідальність за результат.
- Конфіденційність і чесність: не приховувати проблеми та прострочення від власника, навіть якщо вони неприємні.
Буде перевагою:
- Досвід роботи у топ-10 або топ-20 девелоперів України чи великих генпідрядних структурах.
- Навички роботи з AI-інструментами.
- Англійська на рівні B2+.
- Базове розуміння фінансової звітності, кошторисів і бюджетів проєктів.
Що ми пропонуємо:
- Роботу безпосередньо з власником девелоперської компанії.
- Залученість до ключових бізнес-процесів і рішень компанії.
- Роботу з масштабними девелоперськими проєктами.
- Можливість поступово розширювати зону відповідальності разом із рівнем довіри.
- Роботу із сучасними цифровими та AI-інструментами.
Фінансова винагорода
Від $1500, обговорюється індивідуально та залежить від компетенцій
Випробувальний термін — 2 місяці.
Формат праці
📍 Київ
Офісний формат (вул. Раїси Окіпної)
Повна зайнятість, 5 днів на тиждень.
Робота передбачає поїздки на об'єкти разом із власником, тому важливо бути готовим/-ою до такого формату.
Основна частина роботи передбачає щоденну взаємодію з власником, керівниками департаментів та іншими ключовими учасниками бізнесу.
Ритм роботи
Щодня
- ранкова зустріч із власником приблизно на 5 хвилин: статус, пріоритети, питання на рішення;
- контроль виконання доручень і комунікація з керівниками;
- збір та структурування необхідної інформації;
- оновлення статусів у системі наприкінці дня.
Щотижня
- огляд виконаних і прострочених доручень;
- визначення того, що заблоковано та чому;
- планування календаря власника на наступний тиждень;
- зведення звітів департаментів.
Щомісяця
- аналіз дисципліни виконання доручень по департаментах;
- пропозиції щодо покращення власної роботи та процесів навколо власника.
Ключові зони відповідальності
- Контроль доручень і задач власника
- Фіксація всіх доручень власника з нарад, зустрічей, дзвінків і чатів
- Постановка задач керівникам департаментів від імені власника з чітким результатом і терміном
- Контроль дедлайнів, нагадування, ескалація прострочених задач власнику
- Ведення єдиного реєстру доручень зі статусами
- Щотижневий огляд: що виконано, що прострочено, що заблоковано і чому
2. Інформаційні потоки та звітність
- Регулярний збір звітів від департаментів: служба замовника, генпідряд, фінансовий, комерційний
- Перевірка звітів на повноту, повернення на доопрацювання
- Зведення інформації в короткий дайджест для власника з ключовими відхиленнями
- Підтримка єдиного формату та графіку звітності департаментів перед власником
- Ведення бази знань: ключові документи, контакти, домовленості, рішення
3. Підготовка до зустрічей і переговорів
- Брифінг перед кожною важливою зустріччю: хто учасники, історія взаємодії, мета, відкриті питання
- Підготовка презентацій, довідок, порівняльних таблиць
- Протокол ключових нарад: рішення, відповідальні, терміни
- Розсилка рішень учасникам і постановка задач у систему протягом дня після наради
4. Довідкова аналітика та перевірки
- Перевірка підрядників і постачальників: реалізовані об'єкти, репутація, заявлені послуги
- Порівняння комерційних пропозицій і розцінок
- Перевірка звітів і платежів на запит власника перед погодженням
- Збір інформації по ринку, конкурентах, нормативних змінах на запит
5. Управління часом і календарем власника
- Ведення календаря, пріоритизація зустрічей, захист часу для стратегічної роботи
- Планування тижня разом із власником
- Фільтрація запитів на зустрічі: що потребує власника, що можна делегувати
- Організація робочих поїздок на об'єкти та відряджень
6. Документообіг і погодження
- Контроль документів, що потребують підпису або погодження власника
- Попередня перевірка документів на комплектність перед передачею власнику
- Відстеження термінів погодження
- Архів ключових договорів і рішень
7. Комунікація від імені власника
- Ділове листування і повідомлення від імені власника в погоджених межах
- Підтримка зв’язку з керівниками, партнерами, ключовими контрагентами
- Відповіді на типові запити без залучення власника
- Делікатна «обробка» відмов і перенесень
8. Спеціальні доручення та проєкти
- Координація окремих доручень власника, які не належать жодному департаменту
- Організація корпоративних подій, стратегічних сесій, зустрічей із партнерами
- Підготовка до зустрічей з інвесторами, банками, державними органами (логістика і матеріали)
9. Цифрові інструменти та AI
- Ведення задач і бази знань у Notion
- Робота з AI-асистентом власника: наповнення, перевірка результатів, завершення задач, які AI не закриває
- Пропозиції щодо автоматизації рутинних задач асистента
Головне завдання ролі — забезпечити закритий цикл роботи власника: зафіксувати → передати → проконтролювати → перевірити → доповісти.
Якщо ти системна людина, яка любить порядок у складних процесах, не боїться відповідальності, вміє працювати з керівниками та бачить на кілька кроків уперед — будемо раді познайомитися.
Для відгуку заповнюй форму: https://forms.gle/1bFvLD7HuY729BVNA