7 витрат на власного айтішника, про які згадують надто пізно

Коли власник рахує, у скільки обходиться свій айтішник, він майже завжди дивиться на одну цифру: зарплату в оголошенні. У серпні 2026 року медіана по Україні для системного адміністратора за даними work.ua становить 40 000 грн, у Києві 45 000 грн. Саме ці числа зазвичай і закладають у бюджет.

Проблема в тому, що зарплата це приблизно три чверті реального рахунку. Решта розкидана по інших статтях: частина платиться щомісяця й непомітно, частина прилітає раптово, у найгірший момент. Нижче сім витрат, які виринають уже після того, як людину найняли.

1. Ставка у вакансії і сума, що піде з рахунку компанії

Це найпростіша з семи витрат і водночас та, на якій найчастіше помиляються в розрахунках.

На зарплату працівника роботодавець зверху нараховує єдиний соціальний внесок, 22%. Ще 18% податку на доходи і 5% військового збору утримуються вже із самої зарплати, тобто на руки людина отримує менше, ніж написано в договорі, але для вас це не економія: ці гроші все одно проходять через ваш рахунок.

Порахуємо на київській ставці 45 000 грн:

• нарахована зарплата: 45 000 грн
• ЄСВ зверху: 9 900 грн
• разом з рахунку компанії: 54 900 грн на місяць, або 658 800 грн на рік
• сам спеціаліст отримує на руки: 34 650 грн

Різниця між тим, що бачить власник у вакансії, і тим, що реально списується, майже 10 тисяч гривень щомісяця. Це ще до всього іншого.

2. Дні, за які ви платите, але роботи не буде

Щорічна основна відпустка за законом про відпустки не менша за 24 календарні дні. Це майже місяць, який оплачується повністю.

Далі лікарняні. Перші п’ять календарних днів хвороби оплачує роботодавець власним коштом, із шостого підключається Пенсійний фонд. Тобто кожен епізод застуди у вашого єдиного айтішника це п’ять оплачених вами днів, протягом яких пошта, доступи й резервні копії живуть самі по собі.

Порахуйте разом: 24 календарні дні відпустки це приблизно 17 робочих. Додайте кілька днів лікарняного, відгули й навчальну відпустку, якщо людина вчиться. З приблизно 250 робочих днів року ви отримуєте близько 225 днів реальної присутності, а платите за всі 250.

Для компанії, де айтішник один, важлива навіть не сама цифра, а те, що ці дні непередбачувані. Відпустку ще можна спланувати на низький сезон. Хворобу й термінову справу у родині спланувати не можна, і вони трапляються рівно тоді, коли у вас звітний період або переїзд офісу.

3. Хто працює, поки його немає

Ось тут починається найцікавіше. Відпустка на два тижні це не просто пауза: інфраструктура не ставиться на паузу разом із людиною. Пошта падає, ноутбук у комерційного директора не вмикається, бухгалтерія не може підписати звіт, бо злетів ключ.

Варіантів, як це закрити, небагато. Найняти другого спеціаліста означає подвоїти першу статтю витрат. Викликати «майстра по оголошенню» означає пустити незнайому людину до всіх ваших паролів і платити за терміновість. Найпоширеніший варіант в українських компаніях: телефонувати айтішнику у відпустку. Він відповідає, бо порядна людина, але робить це між морем і вечерею, поспіхом і без доступу до нормального ноутбука.

У моделі керованих ІТ-послуг підміна закладена в саму конструкцію: компанію обслуговує команда, а не одна людина, і чиясь відпустка не є подією для замовника. Так побудований, наприклад, Senseti («Сенсеті»), міжнародний IT-інтегратор: за клієнтом закріплена група інженерів різного профілю, а не окремий спеціаліст, тому питання «а хто буде замість нього» просто не виникає.

Порахуйте самі, скільки разів за минулий рік ви телефонували своєму айтішнику в неробочий час. Кожен такий дзвінок це витрата, яку ви вже понесли, просто вона не проходила по бухгалтерії.

4. Навчання, яке дорожчає щороку

Знання системного адміністратора застарівають швидше, ніж обладнання. Те, що людина знала три роки тому про хмарні сервіси чи захист пошти, сьогодні наполовину нерелевантне.

Один офіційний іспит на сертифікат Microsoft коштує приблизно від 165 до 300 доларів, це 7 000 до 13 000 гривень, і це тільки сам іспит, без курсу підготовки. Повноцінний курс з інструктором коштує в рази більше. Якщо ви хочете, щоб ваш спеціаліст розбирався в хмарі, у мережах і в безпеці, це три різні напрямки навчання й три різні сертифікації.

Тут є розвилка, і обидві її гілки коштують грошей. Якщо ви не вкладаєтесь у навчання, ваша інфраструктура поступово відстає, а рішення приймаються за принципом «як робили минулого разу». Якщо вкладаєтесь, ви фінансуєте зростання ринкової вартості людини, яка через рік може піти до іншого роботодавця з вашим сертифікатом у резюме.

5. Інструменти, які купують під конкретну людину

Один спеціаліст не працює голими руками. Йому потрібні:

• система віддаленого доступу до комп’ютерів співробітників
• консоль резервного копіювання
• антивірусний захист із централізованим управлінням
• моніторинг, який повідомляє про падіння сервера вночі
• менеджер паролів для службових доступів

Ліцензії на все це рахуються по кількості пристроїв і платяться щороку. Для компанії на 30 робочих місць це відчутна сума, і вона повністю на вас.

Окремо перевірте, на кого оформлені ці ліцензії. Дуже часто підписки купуються з особистої пошти спеціаліста, бо так було швидше, і формально належать йому, а не компанії. Поки людина працює, це нікого не турбує. У день звільнення виявляється, що доступ до консолі резервного копіювання є тільки в того, хто вже пішов.

У підрядника ці ж інструменти вже куплені й розподілені між усіма клієнтами, тому в абонплаті вони коштують частку від повної ціни. Це не маркетинг, а звичайна економіка масштабу: одна консоль моніторингу обслуговує двадцять компаній. Плюс ліцензії оформлені на юридичну особу підрядника, і питання «на чию пошту це зареєстровано» не виникає взагалі.

6. Простій, коли задача виявилась не його рівня

Універсальних айтішників не буває. Людина, яка чудово адмініструє офісну мережу, може ніколи не налаштовувати відмовостійкий кластер чи міграцію пошти на 200 скриньок. І коли така задача прилітає, починається довге вивчення на ходу.

Вартість цього простою можна порахувати без складних формул. Візьміть місячний фонд оплати праці тих людей, які не можуть працювати, поділіть на кількість робочих годин у місяці, це приблизно 168, і помножте на години простою.

Приклад для компанії на 30 людей із середньою зарплатою 25 000 грн: фонд оплати 750 000 грн, година простою всієї компанії коштує близько 4 460 грн, робочий день близько 35 700 грн. І це тільки зарплати, без зірваних відвантажень, штрафів за договорами й дзвінків від клієнтів, які нічого не змогли оплатити.

Порахуйте цю цифру для свого бізнесу просто зараз. Зазвичай вона виявляється більшою за місячну вартість обслуговування.

7. Одна людина знає все: найдорожча стаття

Ця витрата не виникає роками, а потім виникає одразу вся.

Ваш айтішник тримає в голові структуру мережі, паролі до роутера, домовленості з провайдером, історію того, чому саме цей сервер налаштований саме так. Документації або немає, або вона застаріла на два роки. Коли людина йде, з нею йде все це.

Що доводиться робити далі: платити новому спеціалісту за час, поки він розбирається в чужій конфігурації, міняти всі службові паролі, відновлювати доступи до сервісів, оформлених на особисту пошту попередника, і майже завжди щось переробляти з нуля, бо частину рішень неможливо реконструювати.

За досвідом переходів на обслуговування, найбільше часу забирає не технічна частина, а археологія: зрозуміти, навіщо в мережі стоїть саме цей пристрій, чому резервна копія робиться на диск під столом і хто такий «Вітя з провайдера», якому треба дзвонити, коли пропадає інтернет.

Ще один сценарій, про який не люблять думати: людина не звільняється, а стає незамінною. Ви не можете з нею посперечатися щодо бюджету на обладнання, бо альтернативи немає. Це вже не про гроші, а про керованість компанії.

Як за п’ятнадцять хвилин порахувати свій реальний рахунок

Це можна зробити самостійно, без консультантів і без табличок на сорок рядків.

1. Візьміть нараховану зарплату й додайте 22%. Це ваша щомісячна база, а не та цифра, яку ви тримаєте в голові.
2. Подивіться в календар за минулий рік. Скільки днів людина була відсутня і хто закривав задачі в ці дні. Якщо відповідь «ніхто, почекали», порахуйте, скільки чекали.
3. Відкрийте пошту й порахуйте звернення до айтішника за один звичайний тиждень. Якщо їх менше десяти, ви платите повну ставку за неповне завантаження. Якщо більше сорока, одна людина вже не справляється, просто ви цього ще не бачите.
4. Порахуйте вартість години простою за формулою з попереднього розділу.
5. Перевірте, що станеться завтра, якщо ця людина не вийде на роботу. Хто знає паролі, де лежить резервна копія, на кого оформлений домен. Якщо на всі три питання відповідь одна й та сама людина, у вас не витрата, а ризик.

Перші чотири пункти дадуть суму. П’ятий покаже, наскільки ця сума взагалі має значення.

Скільки виходить разом

Зведемо приклад для київської компанії на 30 співробітників з одним штатним спеціалістом на ставці 45 000 грн (медіана work.ua для Києва, серпень 2026):

Стаття	За рік	Як з’являється
Зарплата з ЄСВ	658 800 грн	щомісяця, у бюджеті
Навчання й сертифікації	від 15 000 грн	раз на рік, часто ріжеться першим
Ліцензії на робочі інструменти	залежить від кількості пристроїв	щорічним платежем
Підміна на час відсутності	не рахується	дзвінками у відпустку
Простій на задачах не його рівня	не рахується	зривом строків
Ризик раптового звільнення	не рахується	одразу весь, у найгірший момент

Верхні два рядки бачить будь-який власник, бо вони проходять через бухгалтерію. Нижні три не бачить майже ніхто, бо вони не оформлені як витрата: підміна виглядає як дзвінок у відпустку, простій як «ну затрималися», а ризик звільнення взагалі не існує до того дня, коли настає.

Три останні рядки і є відповіддю на питання, чому «у нас же є свій айтішник» і «у нас усе працює» так часто виявляються різними твердженнями.

Коли ІТ-аутсорсинг дешевший за штатного спеціаліста

Чіткої межі немає, але є орієнтири, які підтверджує практика українського ринку.

До 15 робочих місць. Штатний спеціаліст завантажений відсотків на тридцять. Ви платите повну ставку за неповну зайнятість, тому аутсорсинг ІТ-інфраструктури майже завжди виграє за грошима.

Від 15 до 50 місць. Найспірніша зона. Один спеціаліст уже завантажений, але все ще один: без підміни, без другої експертизи, без страховки на випадок звільнення. Часто найкраще працює змішана модель, коли свій адміністратор закриває щоденні звернення співробітників, а зовнішня команда відповідає за сервери, безпеку й резервні копії.

Понад 50 місць. Потрібен уже не адміністратор, а функція: перша лінія підтримки, інфраструктура, безпека. Це три різні компетенції, і закривати їх однією людиною не вийде за жодних грошей.

Коли свій айтішник усе одно вигідніший

Чесно кажучи, такі випадки є, і їх варто назвати.

Якщо у вас виробництво зі специфічним обладнанням, яке вимагає постійної фізичної присутності, зовнішня команда не замінить людину в цеху. Якщо ваш бізнес побудований навколо власного програмного продукту, вам потрібна саме внутрішня технічна експертиза. Якщо в компанії жорсткі вимоги до того, щоб доступ до даних мали виключно штатні працівники, це теж аргумент.

І ще один випадок: у вас уже є сильний спеціаліст, якому ви довіряєте, і він встигає. Тоді питання не в тому, щоб його замінити, а в тому, щоб зняти з нього ризик єдиної точки відмови й дати підстраховку на час відсутності.

Питання, які ставлять найчастіше

Скільки коштує системний адміністратор у 2026 році?
Медіана по Україні 40 000 грн, у Києві 45 000 грн, у Львові близько 47 500 грн. З урахуванням ЄСВ реальна витрата компанії приблизно на 22% вища за ставку.

Що вигідніше для компанії на 20 людей?
Зазвичай змішана модель: базові звернення закриває власний спеціаліст або навіть відповідальний співробітник, а сервери, пошту й безпеку веде підрядник. Повністю штатний варіант на такому масштабі майже завжди означає переплату за незавантаженість.

Чи можна найняти айтішника на пів ставки?
Можна, і на малому масштабі це працює. Мінус у тому, що аварії не узгоджуються з графіком: людина на пів ставки фізично не може реагувати на падіння в свої неробочі години.

Чи не вийде так, що підрядник знатиме про нашу інфраструктуру більше за нас?
Це залежить від договору, а не від моделі. У нормальній схемі документація на інфраструктуру належить замовнику й оновлюється разом зі змінами, а всі доступи оформлені на компанію. Якщо підрядник не готовий це прописати, питання варто ставити ще до підпису.

Що робити, якщо айтішник звільняється раптово?
Перше: змінити всі службові паролі й перевірити, на чию пошту оформлені домен, хостинг і ліцензії. Друге: зафіксувати те, що ще пам’ятають співробітники, поки не забулося. Третє: не наймати заміну поспіхом, а спершу описати, що саме має обслуговуватись, бо інакше історія повториться через рік.

Підсумок

Зарплата в оголошенні це приблизно три чверті того, у що обходиться свій айтішник. Решта складається з податків, оплачених днів без роботи, навчання, ліцензій і трьох статей, які взагалі не потрапляють у бюджет: підміни, простою на складних задачах і ризику того, що вся інфраструктура тримається на пам’яті однієї людини.

Найкорисніше, що можна зробити після цього тексту: порахувати вартість години простою для своєї компанії й порівняти її з місячною вартістю обслуговування. Це одна арифметична дія, а рішення після неї зазвичай стає очевидним.