Кросс-функциональные паттерны

Раздел: Управление изменениями
Автор(ы): Анатолий Белайчук, эксперт по BPM
размещено: 18.05.2011
обращений: 6688

  • Часть 1
  • Часть 2
  • Часть 3
  • В предыдущей статье речь шла о том, что кросс-функциональные процессы, как правило, невозможно реализовать, пользуясь только оркестровкой (иными словами, оставаясь в пределах одного пула BPMN). Границы между подразделениями существуют объективно, отражая различия в порядке и ритме работы, характерные для разных видов деятельности. Эти различия приводят к тому, что фрагменты процесса, выполняемые каждым подразделением, технически реализуются отдельными пулами, а кросс-функциональный процесс целиком — совокупностью пулов, взаимодействующих через сообщения или данные.

    В данной статье мы рассмотрим паттерны, характерные для кросс-функциональных процессов.

    Воспользуемся следующим примером:

      В рамках текущего финансового планирования все счета, полученные компанией, сначала рассматриваются в финансовом отделе: определяется правомерность требования об оплате, уточняются сумма и срок платежа, в соответствии с установленными бизнес-правилами назначается приоритетность каждого требования. Затем требования на оплату поступают на утверждение финансовому директору, который принимает решение об оплате, сообразуясь с приоритетностью, суммой и сроком.

    В простейшем виде процессная диаграмма может выглядеть так:

    Синхронный процесс

    Рис. 1. Синхронный процесс

    В реальной жизни компании зачастую устанавливают дифференцированный порядок для разных счетов: например, счета на сумму ниже какого-то предела или требования об уплате налогов проходят без утверждения. Также некоторые счета могут не пройти проверку и отвергаться, не поступая к финансовому директору. От всего этого мы абстрагируемся.

    1. Планирование единственного ресурса

    В данном случае нас интересует другой аспект: предположим, что компания ограничена в оборотных средствах. И возможна ситуация, когда счета, не оспариваемые ни по сумме, ни по срокам, тем не менее не могут быть оплачены вовремя, и компания принимает решение о задержке платежа — вынужденно или пользуясь терпением кредитора.

    Принципиальный момент: невозможно квалифицированно принять такое решения по одному отдельно взятому счету. Разумный алгоритм действий лица, принимающего решение, следующий: собрать все счета к оплате за период (скажем, на сегодня или на наступающую неделю), проанализировать общую ситуацию — сколько у нас средств и сколько предъявлено счетов — и в зависимости от ситуации принять решение: какие счета оплачивать, а с какими повременить.

    Схема процесса для такого алгоритма действий:

    Планирование ресурса

    Рис. 2. Планирование ресурса

    Для тех, кто не вполне владеет BPMN, даю пояснения к схеме:

    1. После проверки счет помещается в базу данных, а процесс обработки счета переходит в состояние ожидания наступления первого из трех возможных событий: приход сообщения о том, что счет одобрен; приход сообщения о том, что счет отвергнут (платить не будем) или таймаута (для общности).

    2. Одобрение счетов выполняется в рамках самостоятельного процесса планирования платежей, который запускается с определенной периодичностью (например, ежедневно или еженедельно). Первым шагом автоматически выбираются из базы накопившиеся счета с датой оплаты, попадающей в запрошенный период. Отобранные счета представляются в виде списка финансовому директору, и он может для каждого из них выбрать один из трех вариантов действий: "оплатить", "отказать", "отложить".

    3. После того, как он это сделал и нажал кнопку "Готово", экземплярам процесса процесса обработки счетов, для которых выбрано "оплатить" или "отказать", автоматически шлется сообщение о том, что счет одобрен или отвергнут, а соответствующие записи в базе данных счетов помечаются как обработанные. Счета, для которых выбрано "отложить", остаются неизменными, и они снова попадают в выборку при следующем запуске процесса планирования.

    Если счет одобрен, процесс обработки автоматически выполняет финансовую транзакцию.

    Процессные диаграммы, похожие изображенную на рис.2, регулярно появляются на этом блоге. И это не случайно: если меня попросить назвать один самый полезный процессный паттерн, то я выберу этот.

    В принципе, несколько названий для одного паттерна — это не только не плохо, а наоборот, очень хорошо: чем больше названий, тем с большим количеством «картинок» окружающего мира он у нас ассоциируется, тем шире мы его применяем.

    • Некоторые используют также термин «Групповая обработка», но мне он не нравится: слишком общо, может означать все что угодно.

    2. Оптимистичное планирование

    Какая из диаграмм на рис. 1 и 2 лучше? Правильнее? Однозначного ответа нет — зависит от того, что для нас является приоритетом:

    • если приоритет — скорость обработки (обработки счета в данном случае), то предпочтительна схема 1
    • если приоритет — эффективное использование ресурса, то предпочтительна схема 2

    Вообще, вопрос «или-или» не стоит — можно ведь реализовать и комбинированную схему:

    Оптимистичное планирование

    Рис. 3. Оптимистичное планирование

    В данной схеме каждый счет рассматривается дважды: сначала синхронно, в рамках процесса обработки счета, затем — если необходимо — в рамках планирования ресурсов.

    • Процесс финансового планирования проверяет, достаточно ли средств, чтобы оплатить все предварительно одобренные счета, и назначает задание финансовому директору только в тех предположительно редких случаях, когда средств оказывается недостаточно.

    Эту схему целесообразно использовать тогда, когда ресурса достаточно «почти всегда». Ее преимущество, с одной стороны, в том, что счета одобряются без задержки, а с другой — если средств на оплату всех счетов не хватает, то остается возможность в последний момент отменить оплату каких-то счетов.

    • Получив предварительное одобрение, процесс обработки счета может совершить какие-то действия (на схеме не показаны) — например, уведомить поставщика о том, что счет направлен в оплату.

    • Соответственно, надо предусмотреть обработку исключительной ситуации: если в итоге оплата счета была отменена, то нужно сообщить об этом поставщику.

    3. Планирование нескольких ресурсов

    Другое направление развития диаграммы — обобщение на случай нескольких ресурсов. Например, компания может производить оплату из денежных средств, размещенных в разных банках.

    Планирование нескольких ресурсов

    Рис. 4. Планирование нескольких ресурсов

    В этой схеме финансовый отдел, проверяя счет, одновременно готовит решение о том, с какого из расчетных счетов его оплачивать (вероятно, руководствуясь при этом определенными бизнес-правилами).

    • Финансовый директор, одобряя счет, может согласиться с предложением финансового отдела или перебросить счет на другой банк.

    • После того, как решение по всем счетам принято, процесс планирования формирует ведомость для каждого банка и для каждой запускает процесс оплаты — уже не отдельного счета, а всех счетов по указанному банку на указанную дату.

    Как видим, в этой схеме разделены процессы обработки счета, планирования оплаты и собственно оплаты. Это дает возможность планировать разные ресурсы или один и тот же ресурс, но на разные даты: например, финансовый директор может запланировать платежи на сегодня и на завтра. Процесс оплаты дождется наступления заданного времени (таймер на схеме) и произведет оплату всех счетов.

    Для оплаты счетов это выглядит несколько искусственно, но представьте себе планирование нескольких производственных линий. На выходе процесса планирования — сменное задание для каждой линии, включающее последовательность выполнения поступивших заказов. Естественно трактовать выполнение сменного задания как отдельный процесс. Процесс планирования запускает процесс выполнения сменного задания для каждой линии и на этом заканчивает свою работу. Причем если с понедельника по четверг составляются задания на следующий день, то в пятницу планируется производство в субботу, воскресенье и понедельник.

    Вообще, рассмотренный пример — это не кросс-функциональный процесс в полном смысле слова: ведь и финансовый отдел, и финансовый директор — это, в принципе, одно и то же подразделение. Но суть не в этом, а в том, что мы имеем дело с процессом, использующим некоторый ограниченный ресурс — в данном случае финансовый.

    • Подобная ситуация возникает всегда, когда процесс пересекает границу между подразделениями: клиентский заказ требует активности от производства, производство требует закупки материалов снабжением, разработка новой продукции требует маркетингового исследования, обработка рекламации требует внесения изменений в инструкцию пользователя и т.п.

    • Но и в более мелком масштабе происходит то же самое: например, ограниченным ресурсом может быть время руководителя. Люди на высоких должностях всегда очень заняты, поэтому если какому-то процессу требуется утверждение или подпись директора, то будьте готовы к тому, что он предпочтет утверждать списком, а не каждый запрос по отдельности.

    С этой точки зрения, в рассмотренном примере мы за счет буферизации повысили эффективность использования сразу двух ресурсов: и оборотного капитала, и финансового директора.

    Окончание следует...

    Об авторе:


    ОКОНЧАНИЕ (ЧАСТЬ 3) >>


    comments powered by HyperComments
    ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:КНИГИ ПО ТЕМЕ:
    Эпоха разрыва. Ориентиры для нашего меняющегося обществаЭпоха разрыва. Ориентиры для нашего меняющегося общества
    Рецепты корпоративной культурыРецепты корпоративной культуры
    Конец власти. От залов заседаний до полей сражений, от церкви до государства. Почему управлять сегодня нужно иначеКонец власти. От залов заседаний до полей сражений, от церкви до государства. Почему управлять сегодня нужно иначе
    Как изменить мир. Социальное предпринимательство и сила новых идейКак изменить мир. Социальное предпринимательство и сила новых идей
    Різнобарвний менеджмент. Еволюція мислення, лідерства та керуванняРізнобарвний менеджмент. Еволюція мислення, лідерства та керування


    Примечание: Точка зрения авторов статей может не совпадать с точкой зрения редакции Management.com.ua.
    Для авторов: Редакционная политика портала.
    система корекції помилок Внимание! На сайте работает система коррекции ошибок. Найдя ошибку в слове (фразе), выделите его и нажмите Ctrl+Enter.



    bigmir)net TOP 100

    МЕТОДОЛОГИЯ: Стратегия, Маркетинг, Изменения, Финансы, Персонал, Качество, ИТ
    АКТУАЛЬНО: Новости, События, Тенденції, Интервью, Бизнес-образование, Комментарии, Рецензії, Консалтинг
    СЕРВИСЫ: Бизнес-книги, Работа, Семинары, Форумы, Глоссарий, Цитаты, Рейтинги, Ресурсы, Статьи партнеров
    ПРОЕКТЫ: Блог, Видео, Визия, Визионеры, Бизнес-проза, Бизнес-юмор

    Страница Management.com.ua в Facebook    Отслеживать нас в Twitter    Подписться на RSS    Почтовая рассылка


    Copyright © 2001-2017, Management.com.ua
    Портал создан и поддерживается STRATEGIC

    Подписка на Менеджмент.Дайджест

    Получайте самые новые материалы на свой e-mail (1 раз в неделю)



    Спасибо, я уже подписан(-а)