Менеджмент.com.ua - главная страница Мастер-класс Радислава Гандапаса по личной эффективности «Профессиональный и личный успех: скрипты и алгоритмы»
На главную
Сделать закладку
Карта сайта
Расширенный поиск
Обратная связь
Проекти MCUa
Рассылка обновлений портала


Роль ИТ-подразделения в описании бизнес-процессов компании

Раздел: Информационные технологии
Автор(ы): Вероника Климентионок, журнал "Корпоративные системы" (№4, 2007)
размещено: 08.07.2008
обращений: 30285
отзывов: 0

Сейчас перед ИТ-подразделениями компаний стоит задача не только оказывать ИТ-услуги подразделениям компании, но и участвовать в достижении бизнес-результатов. Эта идея уже лет семь активно обсуждается и реализуется западными ИТ-менеджерами. Они уверены, что ИТ-специалисты могут не только моделировать бизнес-процессы компании, но и участвовать в их анализе и оптимизации, привнося свое видение в методы ведения бизнеса. ИТ и бизнес — одна команда, и чем слаженней они будут работать, тем лучше будут совместные результаты.
Качественное описание бизнес-процессов основывается на графическом моделировании. Это бесспорно информационная технология, и прогрессивные ИТ-подразделения могут и должны внедрять ее в своих компаниях.

ИДЕЯ И НЕОБХОДИМОСТЬ ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Для описания бизнес-процессов существует множество Сase-средств, которые позволяют формировать модели и процессные регламенты и, что немаловажно, легко и быстро вносить в них изменения. Изначально Сase-средства были созданы для постановки задач и проектирования информационных систем (ИС), а сейчас они используются в целях регламентации деятельности, оптимизации бизнес-процессов и построения информационной архитектуры компании. Поэтому нередко бывает, что проект по описанию бизнес-процессов в компании инициирует ИТ-директор.

Из личного опыта автора по работе в отделе автоматизации крупного холдинга: именно ИТ-директор организовал для топ-менеджеров мини-семинар по рассмотрению деятельности компании через бизнес-процессы (и было это три года назад). Он же обучал сотрудников своего отдела методикам моделирования бизнес-процессов, инициировал проекты по описанию бизнес-процессов не только для целей автоматизации, но и для реорганизации отдельных компаний и подразделений холдинга. На это ИТ-директора вдохновило обучение на MBA. Фактически он выполнял функции руководителя ИТ-подразделения и CIO холдинга.

Иногда идеей описания бизнес-процессов компания «заражается» через собственников или топ-менеджмент. Например, генеральный директор прочел интересную статью о пользе бизнес-процессов или услышал об этом от своих коллег — и вот он срочно запускает проект по описанию бизнес-процессов компании.

ПОДГОТОВКА КОМПАНИИ К ПРОЕКТУ ПО ОПИСАНИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Итак, ИТ-директор или руководитель ИТ-подразделения со своими подчиненными участвует в проекте по описанию бизнес-процессов, который инициировал один из топ-менеджеров компании (или сам ИТ-директор). С чего начать и как подготовить компанию к такому проекту? Есть четыре составляющие, без которых проект начинать нельзя: цель, обучение, команда, план.

Цель

Возможные цели проекта по описанию бизнес-процессов — это структуризация и регламентация компании, тиражирование бизнеса, оптимизация бизнес-процессов, внедрение СМК ИСО, функционально-стоимостной анализ деятельности компании, проектирование и внедрение ИС и т. д. Однако это очень общие формулировки, чтобы в конце проекта оценить, насколько вы достигли своей цели.

Например, если стоит цель описать бизнес-процессы для тиражирования бизнеса, то ее можно детализировать как выделение основных бизнес-процессов компании и разработка процессных регламентов. Для тиражирования бизнеса надо разработать еще ряд документов, но вы ограничили свой проект с помощью цели и можете точно сказать, что, когда процессные регламенты выделенных бизнес-процессов разработаны, проект успешно завершен.

Процессные регламенты включают в себя графическую модель бизнес-процесса, ее текстовое описание, перечень поставщиков и клиентов бизнес-процесса, входы, выходы, параметры бизнес-процесса и т. д.

В своем проекте вы можете ограничиться только разработкой моделей бизнес-процессов — тогда именно это и следует записать в цель проекта: выделение бизнес-процессов компании и разработка графических моделей.

Еще одним хорошим вариантом конкретизации цели проекта является присутствие в формулировке цели названия бизнес-процесса или бизнес-процессов для описания. Например, разработка модели и регламента бизнес-процесса закупки и поставки сырья на склад.

Обучение

Следующий шаг — это обучение. Однако для проекта по описанию бизнес-процессов обучать нужно не только аналитиков, которые будут моделировать, но и топ-менеджеров, и среднее управленческое звено, и ключевых сотрудников компании, которые будут использовать эти описания. Если бизнес-процессы описаны, но это не используется, то проект неудачен, он не принес никакой пользы, и компания зря потратила на него свои деньги.

Обучать всех вышеперечисленных сотрудников нужно различным вещам. Для топ-менеджеров необходимо продемонстрировать, что такое бизнес-процессы и процессный подход к управлению, каких организационных эффектов можно достичь с их помощью. Среднее управленческое звено и ключевые сотрудники должны понимать сущность бизнес-процессов, знать методы их анализа и оптимизации, а также разбираться в моделях бизнес-процессов, которые будут разрабатывать аналитики. И аналитиков в свою очередь надо тренировать использованию технологий сбора информации, интерпретации и моделирования.

Обучение помогает сформировать понимание проекта и его необходимость не только у инициаторов проекта, но и у всей компании. В ходе обучения можно уточнить цели проекта, найти сторонников и сформировать команду.

Команда

Формирование команды проекта — это еще один важный и необходимый шаг перед началом работ. Рассмотрим, кто должен войти в рабочую группу проекта и какие роли в этой группе могут выполнять ИТ-специалисты.

Основной фигурой, которая может не входить в рабочую группу, но должна обязательно быть обозначенной, — Заказчик проекта. Это человек, которому нужно описание бизнес-процессов, и он обязательно должен иметь соответствующие полномочия и ресурсы для проведения работ. Заказчиком может выступать владелец бизнеса или топ-менеджер (директор, зам. директора, руководитель функционального направления). Даже если бизнес-процессы описываются для постановки задачи к ИС, то Заказчиком этого описания должен выступать топ-менеджер, заказывающий ИС. Зачастую руководители ИТ-подразделений берут в этой ситуации функции Заказчика на себя, но они не всегда имеют соответствующие полномочия и ресурсы: участники описываемых бизнес-процессов не уделяют достаточно времени проекту — согласование моделей затягивается или вообще не выполняется.

Возглавляет рабочую группу Руководитель проекта — он организует и координирует проект, работает с Заказчиком и отвечает за результаты проекта. Руководителем проекта должен быть один из топ-менеджеров компании. Если руководитель ИТ-подразделения имеет статус ИТ-директора и входит в топ-менеджмент компании, то Руководителем проекта может быть он.

Работу по сбору информации, формированию моделей и разработке процессных регламентов выполняют Аналитики проекта. С этой функцией лучше всего справляются ИТ-специалисты или люди с подобного рода образованием, потому что они владеют Case-средствами (или могут быстро их освоить), а также имеют опыт разработки алгоритмов и схем. Хорошими Аналитиками становятся и те сотрудники компании, которые в своей деятельности так или иначе сталкиваются с анализом или регламентацией деятельности компании, — это сотрудники отделов планирования и анализа, менеджеры по качеству и т. д.

Когда в проекте работает несколько Аналитиков, они могут параллельно описывать различные процессы и работать на разных уровнях декомпозиции описания. Для того чтобы модели Аналитиков не пересекались и имели одинаковую подробность, в рабочей группе проекта должен присутствовать Интегратор. Он удерживает целостность бизнес-модели компании и координирует работу Аналитиков. Чаще всего функции Интегратора выполняет один из Аналитиков или сам Руководитель проекта, если он имеет соответствующие компетенции.

Секретарь рабочей группы — не очень большая, но ответственная роль. Он организует заседания рабочей группы, фиксирует принимаемые решения и контролирует их исполнение. Фактически он является помощником Руководителя проекта, его левой рукой и «контрольным» органом.

В роли Секретаря должен быть высокоорганизованный, ответственный, исполнительный человек, и некоторые ИТ-специалисты обладают такими качествами.

Несколько слов о тех ролях, которые ИТ-специалисты выполнять никак не могут (конечно, если мы не описываем бизнес-процессы ИТ-компании).

В процессном подходе к управлению для каждого бизнес-процесса выделяют Владельца — это сотрудник компании, который управляет бизнес-процессом, имеет в своем распоряжении ресурсы и отвечает за результат бизнес-процесса.

Если вы описываете бизнес-процесс в рамках одного подразделения компании, то руководитель этого подразделения, скорее всего, и будет Владельцем бизнес-процесса. Например, Владельцем бизнес-процесса закупки и поставки сырья на склад будет руководитель отдела закупок. Он должен отвечать за результат этого бизнес-процесса — а именно своевременную поставку необходимого сырья на склад.

Если бизнес-процесс сквозной и охватывает несколько подразделений, то тут уже в рабочую группу надо привлекать всех участвующих в процессе руководителей подразделений и кого-то из топ-менеджеров. Владельцем такого бизнес-процесса будет топ-менеджер или один из руководителей подразделений. Например, в компании есть транспортный отдел, который обеспечивает доставку сырья на склад. Тогда в бизнес-процессе закупки и поставки сырья на склад участвуют два подразделения: отдел закупок и транспортный отдел. Владельцем такого бизнес-процесса можно назначить зам. директора по закупкам (на больших предприятиях есть и такие) или руководителя отдела закупок.

Если вы не внедряете процессный подход к управлению в своей компании, то функция Владельца процесса сводится к ответственности за достоверность описания бизнес-процесса.

Для описания бизнес-процессов необходимо привлекать их участников и непосредственных исполнителей. Поэтому в рабочую группу проекта должны войти Эксперты — ключевые сотрудники компании, которые участвуют в бизнес-процессах. Например, ведущий специалист по продажам, мастер смены. Для Аналитиков Владельцы и Эксперты являются основным источником информации о бизнес-процессах, они проверяют модели бизнес-процессов на соответствие действительности и утверждают их.

Когда компания не готова реализовать проект по описанию бизнес-процессов самостоятельно, ей на помощь приходят Консультанты. Они проводят обучение и организуют проектную работу. Консультанты берут на себя описание бизнес-процессов и выступают в роли Аналитиков и Интеграторов. Однако в последнее время Консультантов чаще всего приглашают для организации пилотных проектов по описанию нескольких бизнес-процессов компании. В ходе таких проектов сотрудники компании работают вместе с Консультантами и получают необходимые навыки для реализации последующих проектов самостоятельно. В дальнейшем Консультанты оказывают сотрудникам компании методическую поддержку и экспертируют их самостоятельную работу.

План

Последний шаг в подготовке проекта по описанию бизнес-процессов — это планирование.

Сначала определяется структура работ, исполнители и необходимые трудозатраты. Затем делается календарная привязка и определяется длительность работ: в плане учитываются праздники, дни рождения босса, корпоративные выезды и командировки.

К примеру, на согласование модели бизнес-процесса надо всего-то 3 часа. С этой целью вы запланировали две встречи с Владельцем и Экспертами этого бизнес-процесса с перерывом в два дня. Длительность работ по согласованию модели бизнес-процесса составит 4 дня, но если в этот период Владелец бизнес-процесса уедет в командировку или возьмет несколько отгулов на празднование своего дня рождения, то длительность работ может существенно увеличиться. Конечно, помимо запланированных бывают и «внезапные» командировки, а для этого между работами проекта оставляется временной лаг. Это означает, что если длительность работ по согласованию модели бизнес-процесса составляет 4 дня, то перед началом следующей работы по формированию структуры процессного регламента надо оставить 1 резервный день. Когда такие лаги выставлены по всему проекту, то даже незапланированное отсутствие кого-то из участников проекта не повлияет на суммарную длительность проекта.

Еще один важный момент планирования проекта по описанию бизнес-процессов — это загрузка участников проекта. Помимо работы в проекте его участники продолжают выполнять функциональные обязанности в компании. Особенно это касается Владельцев и Экспертов бизнес-процессов. Их загрузка в проекте редко может превышать пять часов в неделю, и это необходимо учитывать при определении длительности работ.

БИЗНЕС-РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА ПО ОПИСАНИЮ ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ

«Если раньше ИТ оценивались исключительно по тому, насколько успешно они осуществляли технологические проекты, то в последующие пять лет они будут оцениваться по тому, насколько сами эти проекты помогают бизнесу в его деятельности». Это было написано в журнале CIO Magazine еще в начале 2000-х. Время оценивать работу ИТ-подразделений по бизнес-результатам пришло. Проект по описанию бизнес-процессов несомненно поможет бизнесу в его деятельности и будет способствовать:

  • повышению прозрачности деятельности компании;
  • закреплению зон ответственности сотрудников компании;
  • улучшению взаимодействия подразделений;
  • решению проблемы «незаменимых сотрудников».

И если проект по описанию бизнес-процессов компании инициирует ИТ-подразделение, то достичь перечисленных результатов оно может только в тесном сотрудничестве и взаимопонимании с бизнесом. По этому поводу хорошее выражение прозвучало в выступлении Эдуарда Савушкина (корпорация «Инком») на съезде ИТ-директоров 2007 г. в Киеве: «Не бывает ИТ-проектов — бывают бизнес-проекты с вовлечением ИТ».

Об авторе:

    Вероника Климентионок, консультант по управлению, консультационная компания «Украинский Имидж» (г. Киев).


РЕКОМЕНДАЦИИ    
   


Бюджетирование с шаблонами бюджетов и финансовой моделью НЕ ПРОПУСТИТЕ:

Получите стратегию развития себя и компании, 17 декабря в Киеве, на практическом тренинге Игоря Вагина «Современные тренды в управлении персоналом». Закрытая встреча собственников бизнеса и руководителей.

ДЕТАЛЬНЕЕ ►

Примечание: Точка зрения авторов статей может не совпадать с точкой зрения редакции Management.com.ua.
Для авторов: Редакционная политика портала.

система корекції помилок Внимание! На сайте работает система коррекции ошибок. Найдя ошибку в слове (фразе), выделите его и нажмите Ctrl+Enter.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕКНИГИ ПО ТЕМЕ
Социальная сеть. Феномен FacebookСоциальная сеть. Феномен Facebook
CIO — новый лидерCIO — новый лидер
Чего хочет бизнес от IT. Стратегия эффективного сотрудничества руководителей бизнеса и IT-директоровЧего хочет бизнес от IT. Стратегия эффективного сотрудничества руководителей бизнеса и IT-директоров
Укрощение больших данных. Как извлекать знания из массивов информации с помощью глубокой аналитикиУкрощение больших данных. Как извлекать знания из массивов информации с помощью глубокой аналитики
Новий цифровий світНовий цифровий світ

Отзывы

Отзывы на данный момент отсутствуют

Ваше имя:
E-mail:
Комментарий: 
 

  

Успешные инвестиции начинаются с бонуса 100%

bigmir)net TOP 100
МЕТОДОЛОГИЯ: Стратегия, Маркетинг, Изменения, Финансы, Персонал, Качество, ИТ
АКТУАЛЬНО: Новости, События, Тенденції, Интервью, Бизнес-образование, Комментарии, Рецензії, Консалтинг
СЕРВИСЫ: Работа, Семинары, Книги, Форумы, Глоссарий, Ресурсы, Статьи партнеров
ПРОЕКТЫ: Блог, Видео, Визия, Визионеры, Бизнес-проза, Бизнес-юмор

RSS RSS Актуально   RSS RSS Методология   RSS RSS Книги   RSS RSS Форумы   RSS RSS Менеджмент@БЛОГ
RSS RSS Видео  RSS RSS Визионери   RSS RSS Бизнес-проза   RSS RSS Бизнес-юмор


Copyright © 2001-2016, Management.com.ua
Портал создан и поддерживается STRATEGIC

Подписка на Менеджмент Дайджест

Получайте самые новые материалы на свой e-mail (1 раз в неделю)



Спасибо, я уже подписан(-а)