Information Mapping: ми витрачаємо багато часу впусту, читаючи "неефективно" написані листи

Проведене компанією Information Mapping дослідження показало, що ми витрачаємо багато часу впусту, читаючи "неефективно" написані листи. Основні проблеми — погано структурований контент (16%), занадто довгий текст (15%), граматичні помилки (14%), у листі важко ідентифікувати критично важливу інформацію (13%), відсутність теми листа (9%) і — саме головне — відсутність вказівки, як потрібно реагувати на лист (17%).

Близько 80% користувачів, які брали участь в опитуванні компанії Information Mapping, назвали навичку написання електронних листів дуже важливою для ефективного виконання своєї роботи. Дві третини менеджерів витрачають від одного до трьох годин у день на написання листів, а ще більше часу витрачається на читання кореспонденції. Буває, що на електронну пошту йде до 75% робочого часу.

У той же час очевидно, що не всі користувачі повною мірою володіють цією навичкою. Можливо, через прискорення комунікацій ми поступово губимо мистецтво ефективного ділового листування.

Дослідження показало, що 70% користувачів щодня читають 20 і більше листів. Що характерно, на цей процес затрачається дуже багато часу — до шести годин. Абсолютна більшість (89% респондентів) зізналися, що щодня витрачають до години часу на "розшифровку" сумбурних, неписьменних і незрозумілих поштових повідомлень.

Через неграмотність своїх співробітників корпорації втрачають мільярди доларів. У свій час Національна комісія із грамотності (National Commission on Writing) оцінила збиток для американських корпорацій в $3,1 млрд. щорічно.

Недавно проведене опитування серед керівників фірм показало, що вони теж вважають це однією з головних проблем у бізнесі. На думку керівників, 80% їхніх співробітників мають потребу в поліпшенні навичок листування.

Email and the Decline of Business Communications (Word, 120 Kb) >>

---

КОМЕНТАР:

I disagree with this title. Here at San Diego State University, "Business Communication" is a required course in the School of Business. In fact, this Fall 2005 there are 13 sections of Business Communication offered by the Department of Information and Decision Systems. I teach 2 of these sections and have 54 students.

My course has 2 goals: 1) to become familiar with the tools for achieving communication objectives in business and 2) to develop the skills for implementing these tools effectively.

A letter is just one of many tools used to achieve a communication objective in business. For example, to sell a product, to persuade the reader to accept a new policy or idea, to encourage an action or next steps, etc. In many cases the objective is some kind of change.

Writing an effective letter, of course, requires the right choice of words and structures. But the most important requirements are an understanding of your business objective and an understanding of your reader (a "client orientation"). These are the hardest skills to develop (and to teach!) and should be the foundation of any communication change program.

Ludmila Matiash
Lecturer in Business Communication
San Diego State University
San Diego, California