Не паникуй!

Автор: Инна Тавлуй, управляющий партнер компании Rivena

Существует философское выражение о том, что каждое событие по своей сути нейтрально. Важно только наше к нему отношение. Финансовый кризис: для одних — это крах надежд и планов, для других — проверка на прочность и новые возможности. Поэтому позитива в сложившейся ситуации тоже предостаточно, если захотеть его увидеть.

Возможности и опасности

Для бизнеса (среднего) — возможность для прорыва!!! Основное его преимущество — это мобильность. Ввиду малого объема, численности персонала он может легко делать необходимые повороты, перенастраиваясь, и не теряя при этом управление. Крупный же бизнес лишен такой возможности. Кроме того, как правило, запас прочности у крупных компаний значительно ниже, ввиду высокой составляющей накладных расходов. Поэтому, с финансовой точки зрения, «средние» выигрывают во второй раз ☺. Квалификация управленцев, как правило (но не всегда) выше в крупном бизнесе, но управление в нормальных условиях и управление в кризисе — дело разное, тут все равны!

Нестабильность финансовой системы — главная и общая проблема. Но поскольку мы не можем на нее повлиять, следует взять это обстоятельство во внимание как существующий факт при формировании собственных Программ действий.

Старт

На самом деле финансовый кризис справедливо уровнял для всех компаний условия старта — ограничил доступ к финансовому ресурсу. Но теоретически все понимают, что бизнес — это не только деньги. Существует ресурс человеческий — это прежде всего команды профессионалов против команд родственников. Не менее важен ресурс времени — от оперативности и точности принятия решений сейчас, как никогда, зависит имя того, кто вообще дойдет до финиша, пережив период неопределенности.

Внутренняя оптимизация

Поскольку пытаться прогнозировать и влиять на внешние обстоятельства дело неблагодарное, имеет смысл сосредоточиться на том, что находится в сфере нашего влияния — собственно на бизнесе. Внутри него — те резервы, эффективность использования которых при финансовом кризисе обеспечит и выживание компании и прорыв.

Все знают старую технологию: для того чтобы управлять целым, нужно разбить его на составляющие элементы:

1. Определите перечень процессов, которые составляют цикл вашего бизнеса. Оптимальное их количество 10-15. Из практики скажу, что такого количества достаточно для того, чтобы крупными мазками определить все ключевые элементы бизнеса.

2. Назначьте ответственного за каждый процесс. Ответственность должна быть персонифицированной, иначе процесс останется бесконтрольным, а значит — неуправляемым.

3. Соберите рабочую группу из ответственных за процессы и за круглым столом определите для каждого процесса Программу действий с четкой постановкой задачи и сроками (ответственные определены ранее).

4. Создайте внутреннюю коммуникацию (депо решений), которая бы обеспечивала сбор идей по компании (вплоть до самых бредовых на первый взгляд).

Далее представлены общие мероприятия, принятые в компаниях наших партнеров (средний и малый бизнес), где мы участвуем в управлении:

Процесс «Бюджетирование»: разнесите расходную часть Бюджета на процессы, которые составляют бизнес. В каждом из них определите перечень тех 20% статей, которые составляют 80% затрат (по Правилу Парето именно на этих затратах стоит концентрировать свое внимание, т.к. их изменение будет наиболее эффективно для оптимизации бизнеса). Также примите во внимание, что запас прочности компании (резерв для ее развития) обеспечивается за счет уменьшения накладных расходов.

Процесс «Администрирование»: вынесите на аутсорсинг, аутстаффинг такие функции как юридическое обслуживание, кадровый учет, бухгалтерский учет (для малого бизнеса). Рассмотрите возможность смены офиса (более дешевый район), с частичным созданием рабочих мест сотрудникам на дому (интернет-коммуникация, skype, выдача заданий на неделю и контроль результатов). Этот подход давно используется в Европе, которая умеет считать деньги.

Процесс «Управление закупками»: подготовьте перечень поставщиков, готовых работать в кредит и это условие определите как ключевое при выборе поставщика.

Процесс «Складирование»: по возможности, откажитесь от складских затрат, оптимизировав стыковки между процессами «Производство (Закупки)» и «Продажи» (точность планирования обеспечивает «работу с колес», экономя на накладных расходах). В крайнем случае, используйте складские площади ваших поставщиков и покупателей.

Процесс «Управление персоналом»: персонал — ресурс компании, не менее ценный финансового. Влияние всеобщей паники и копирование действий конкурентов по автоматическому сокращению штата поставит вас на одинаковые позиции, без дополнительных шансов на выигрыш. Заработные платы сотрудников стоит отранжировать по тому же Правилу Парето, проводя анализ от наиболее высоких. При этом необходимо рассмотреть возможность совмещения должностей одним сотрудником (если процессы описаны, провести ротацию по совмещению в короткие сроки сделать не сложно). При необходимости получения дополнительных знаний, делите затраты на обучение с самим сотрудником.

Процесс «Развитие, PR»: передайте функцию на аутсорсинг, при этом оговорив с PR-агентствами совместную ответственность за результат рекламной кампании (выплата полного гонорара по достижению тех показателей, которые планировались при запуске компании). Это условие отразит профессионализм агентств и минимизирует риски бизнеса, разделив ответственность.

Смелым и отважным!

Меры по оптимизации помогут компаниям определить свою финансовую прочность и понять, на что в реальности они могут рассчитывать. Однако, главное, это «Основной процесс» бизнеса, где необходим как анализ рынка, так и анализ возможного увеличения производственной рентабельности.

После того, как полный анализ проведен, отражен в бюджете с плановым финансовым результатом, вам придется принять решение. Свое.

Заморозить бизнес, который создавался своими руками на протяжении … лет, с душой, эмоциями, ценой здоровья, личной жизни — для этого нужна смелость.

Только отважные смогут принять бесперспективность компании, если она отражена цифрами на бумаге, и переключатся на новые направления, которыми рынок предложений богатеет с каждым днем.

Время принимать решения!