КОММЕНТАРИИ | Выход за рамки 8 января 2014 г.

Сверхработа

Как мотивировать сотрудников выходить за рамки своих
функциональных обязанностей и должностных инструкций

Автор: Наталья Дорошенко
Источник: "Власть денег" (№41, 2013)

Просчитать все бизнес-ситуации невозможно, а значит, должностные инструкции сотрудников не являются константой. Осталось всего ничего: убедить подчиненных выполнять работу сверх функционала, желательно с улыбкой на лице и без дополнительной оплаты.

Сверхработа
Автор коллажа:
Олег Локтев
Когда в только что отремонтированном доме автора этих строк мастер по подключению интернета вырвал "с корнем" плинтусы и так и оставил, а на просьбу хотя бы за дополнительную плату починить то, что сам разломал, ответил, что это не входит в его функциональные обязанности, очень захотелось написать руководству: "научите людей работать!".

Таких историй в процессе ремонта накопилось не меньше сотни. От услуг нескольких фирм в итоге пришлось отказаться. Ценой такого "трепетного" отношения к собственным обязанностям и нежелания персонала хоть минимально перетрудиться зачастую становится потеря клиентов.

Главная проблема заключается в том, что рядовых сотрудников абсолютно не тревожит уход клиентов или некачественно выполненная работа. Но этот вопрос должен волновать владельцев бизнеса и управляющих. Проблема эта касается не только сфер обслуживания, в данной области она лишь наиболее наглядна.

Три в одном

Руководителю придется придумать способ вынудить работника выйти за рамки своего функционала в трех случаях.

Во-первых, когда в подчинении есть сотрудник, у которого жесткая "рабочая" позиция: "делать на работе нужно ровно столько, сколько положено по инструкции". Такие подчиненные по своему психотипу — манипуляторы, они, сами того не осознавая, просчитывают ситуацию и создают платформу для ничегонеделания, умело создав прикрытие и защиту своей позиции.

"Когда я работала на госпредприятии, в одной из лабораторий трудилась женщина, хороший специалист, но было одно "но". Она держала в верхнем ящике стола распечатанный перечень своих обязанностей и, когда завлабораторией приходил и просил сделать то, что в список не входило, демонстративно доставала список и начинала пробегать по нему глазами. Завлаб на этом моменте всегда уходил, понимая, что ничего не добьется. На предприятии об этой ситуации ходили анекдоты, — рассказывает Килина Варенцова, директор по развитию и обучению компании "ДилПринт" (штат — ок. 120 чел.). — Когда мы обсуждали с завлабом ситуацию, он печально признавался, что сам прописал этот список еще на начальном этапе их сотрудничества".

Вторая ситуация, в которой управленцу потребуется изобретательность, — вынужденное сокращение персонала. В этом случае придется перераспределить нагрузку между оставшимися в строю, но при полном отсутствии дополнительной материальной мотивации.

Пустить такую ситуацию на самотек нельзя, поскольку она непременно закончится либо бунтом, либо уходом оставшихся сотрудников. Допустить уход персонала, когда компания находится в режиме экономии, чревато нежелательными последствиями.

Последняя ситуация, требующая у босса умения "напрячь" подчиненных, — форс-мажор, например, в виде очень срочного заказа. Это исключительная ситуация в нашем списке, поскольку она, как правило, не требует особого вмешательства руководителя.

Если в компании налажена система мотивации и компенсации за дополнительную работу, то и прибегать к необычным методам стимуляции сотрудников руководителю не придется.

Однако, несмотря на то что в первых двух случаях задачи перед боссом стоят схожие, способы воздействия должны быть абсолютно разные.

Для тех, кто в танке

Прежде чем начать работу с любителями строго придерживаться должностных обязанностей, боссу стоит проанализировать свой управленческий стиль.

"В украинских компаниях, как и прежде, действует закон "кто везет, того и погоняют", а кто "не везет" — тот прекрасно себя чувствует, — говорит Валерий Озин, бизнес-тренер. — Поэтому в первую очередь руководителю нужно поломать эту систему. Тогда автоматически изменится и отношение персонала. Ведь, если говорить честно, "пахари" часто завидуют умению коллег успешно "маневрировать" между заданиями".

Первое, что должен сделать босс, — объективно оценить реальный функционал каждого сотрудника. Результаты ревизии в собственной вотчине позволят не только определить "манипуляторов", но и работников с аналогичным официальным функционалом, окладом, но с другим, более высоким, уровнем отдачи.

Эти данные потребуются начальнику для осуществления следующего плана — в зависимости от финансовых возможностей компании стоит пару раз "вознаградить" тех, кто берет на себя сверх обозначенных обязанностей. План сработает, если буду учтены два нюанса.

Во-первых, такие выплаты должны производиться неожиданно для сотрудников. Иначе будет так, как принято у нас по сей день, когда к приезду комиссии красят заборы и газоны. Гораздо эффективней, если одна премия будет приурочена "к новому году", а вторая — "к пятнице". Это заставит человека демонстрировать свою старательность на постоянной основе.

Второй нюанс — награду должен получить коллега с аналогичной позицией в компании, но другим отношением к работе. Тогда идея будет более наглядна для "манипулятора".

Если у компании нет финансовой возможности либо это сопряжено с дополнительными сложностями и т. д., можно продумать другие способы вознаграждения: дополнительный день к отпуску, один сокращенный день, более лояльное отношение к просьбам "отпроситься" и т. д.

Это не потребует дополнительных расходов, но при правильной подаче — публичном объявлении причины такого лояльного отношения — сработает не менее эффективно, чем деньги.

Параллельно с планом вознаграждения босс может прибегнуть к военной хитрости. "У нашей истории с "функционалом в столе" было продолжение, — рассказывает Килина Варенцова. — Однажды, не выдержав, завлаб на очередное действо сотрудницы по доставанию "функционала" из стола достал из папки подписанным им новый список, содержащий и новое задание. Со словами: "Ваши функции и полномочия расширились" он вручил ей лист и удалился. Под дружный хохот коллег работница лаборатории была вынуждена выполнить новое задание".

Такой ход работает, а значит, им можно пользоваться. Если сотрудник ссылается на бумажный носитель, подтверждающий правомочность задания, стоит представить ему новый документ.

Для этого не обязательно вносить изменения в основные документы и подписывать их на высшем уровне. Естественно, переписывать каждый день функционал каждого сотрудника не нужно. Но если предстоит большая работа или грядут перемены в компании, расширить перечень обязанностей вполне реально.

Иногда дополнительной "помощью" руководителю могут стать обобщающие формулировки. Когда написано "анализ рынка", никто не уточняет, в какой форме, с какой частотой и т. д. он должен быть проведен. То есть эта формулировка дает управленцу возможность для маневра.

Босс с человеческим лицом

Другого подхода требует ситуация, когда увеличение функционала — это вынужденная мера. Основная сложность заключается в том, что речь идет об увеличении нагрузки на постоянной основе, а в ситуацию вовлечены не один-два сотрудника, а практически все подчиненные. Тогда манипуляции бесполезны.

"В такой ситуации самая грамотная стратегия — это прямота и честность. Более распространенная позиция руководителей — это дистанцирование от подчиненных и создание для них информационного вакуума, — поясняет Елена Сорока, генеральный директор компании FRT (строительные материалы, штат — ок. 60 чел.). — Но в случае, когда сотрудников ждут перемены, которые коснутся каждого, информационная блокада — наихудший вариант. Слухи все равно пойдут. И то, в какой форме информация дойдет до сотрудников, может спровоцировать массовый уход из компании".

По мнению эксперта, управленец должен прийти к подчиненным и прямо сказать: "сложилась вот такая ситуация, и у нас нет другого выхода как..." или "я могу рассчитывать только на ваше понимание ситуации" и т. д.

Такое эмпатийное обращение к подчиненным обезоружит даже самых ярых противников увеличения нагрузки. Кроме того, подобная прямота обезопасит управленца от обращений подчиненных по вопросам повышения заработной платы в связи с увеличением нагрузки.

Несколько лет назад в Великобритании был проведен опрос, целью которого было изучить реакции работников компании на различные стратегии поведения управленца в ситуации кризиса в компании. Результаты опроса показали, что сотрудники, которым в ультимативной форме предлагалось либо подчиниться новым правилам, либо уволиться, следовали этому совету и начинали активно искать новое место работы.

На фоне этого среди тех, кому было сказано: "компанию ждет сложный период, и мы с пониманием отнесемся к тем, кто захочет ее покинуть и дадим хорошие рекомендации", подавляющее большинство выразило желание остаться. Сотрудники мотивировали это тем, что компания продемонстрировала высокий уровень заботы и лояльности к своим служащим.

Еще один немаловажный момент, который должен прозвучать в открытом обращении босса к своим подчиненным, — это возможность позитивных изменений в будущем. Необязательно обещать материальную компенсацию, но возможность в будущем расширения штата и снижения нагрузки вселит в людей надежду, что расширение функционала — дело временное.




БИЗНЕС-СОБЫТИЯ ДЛЯ ВАШЕГО РАЗВИТИЯ:
19 января 2017
Киев
Работа с дебиторской задолженностью (Максим Голубев)
20 января — 1 апреля 2017
Киев, Гостиница «Мир»
Mini MBA — "Эффективный руководитель"
24 января 2017
Киев, Украинский дом
Менеджер и команда. Как создать команду мечты (Максим Батырев)

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:КНИГИ ДЛЯ РАЗВИТИЯ:
Лидер без титула. Современная притча об истинном успехе в жизни и бизнесеЛидер без титула. Современная притча об истинном успехе в жизни и бизнесе
Миллионер без диплома. Как добиться успеха без традиционного образованияМиллионер без диплома. Как добиться успеха без традиционного образования
Прыгни выше головы! 20 привычек, от которых нужно отказаться, чтобы покорить вершину успехаПрыгни выше головы! 20 привычек, от которых нужно отказаться, чтобы покорить вершину успеха
Бла-бла-бла, или Что делать, когда слова не работаютБла-бла-бла, или Что делать, когда слова не работают
Ответы на 74 ключевых вопроса о современном бизнесеОтветы на 74 ключевых вопроса о современном бизнесе

Отзывы

Отзывов нет

Ваше имя:
E-mail:
Комментарий: 
 

  


система корекції помилок Внимание! На сайте работает система коррекции ошибок. Найдя ошибку в слове (фразе), выделите его и нажмите Ctrl+Enter.



bigmir)net TOP 100

МЕТОДОЛОГИЯ: Стратегия, Маркетинг, Изменения, Финансы, Персонал, Качество, ИТ
АКТУАЛЬНО: Новости, События, Тенденції, Интервью, Бизнес-образование, Комментарии, Рецензії, Консалтинг
СЕРВИСЫ: Бизнес-книги, Работа, Семинары, Форумы, Глоссарий, Цитаты, Рейтинги, Ресурсы, Статьи партнеров
ПРОЕКТЫ: Блог, Видео, Визия, Визионеры, Бизнес-проза, Бизнес-юмор

Страница Management.com.ua в Facebook    Отслеживать нас в Twitter    Подписться на RSS    Почтовая рассылка


Copyright © 2001-2017, Management.com.ua
Портал создан и поддерживается STRATEGIC

Подписка на Менеджмент.Дайджест

Получайте самые новые материалы на свой e-mail (1 раз в неделю)



Спасибо, я уже подписан(-а)