Як доводити справи до логічного завершення

Девід Ален (David Allen) — автор популярної книги "Як привести справи в порядок: Мистецтво продуктивності без стресу" (Getting Things Done: the Art of Stress-Free Productivity), а також засновник David Allen Company, яка займається навчанням, наставництвом та консалтингом. В інтерв'ю, яке наведене нижче, він розповідає про свою основну концепцію доведення справ до завершення (Getting Things Done або GTD).

Девід Ален (David Allen)

В.: Багато людей, навіть якщо у них найкращі наміри, часто стикаються з серйозними труднощами, коли йдеться про потребу організуватися. Основною причиною великої кількості провалів є відсутність моделі продуктивності, якій люди могли б довіряти. Підхід, якого я дотримуюся, дає відповідь на це складне запитання. Ви побачите, як все працює і зрозумієте, що винагородою за ваші старання буде цінний результат.

З.: Люди найчастіше потрапляють під дію стресу тоді, коли у них є багато справ і недостатньо часу для їх виконання. Чи справді наш світ став складнішим, чи так тільки здається?

В.: Основна причина стресу полягає не в тому, що світ став складнішим, а в тому, що суттєво зросла частота змін. Коли наші батьки йшли на роботу, вони були впевнені, що пропрацюють там щонайменше 5-10 років. Багато хто працював в одній компанії протягом всього життя. Сьогодні ж одиниці затримуються на своїх посадах довше 2-3 років.

Проблеми, з якими стикалися наші батьки і з якими стикаємося сьогодні ми — однакові. Просто у батьків було набагато більше часу на їх вирішення. При цьому частота змін продовжує зростати.

Але людям набагато більше загрожує сублімований стрес.

З.: Що Ви маєте на увазі під поняттям "сублімований стрес"?

В.: Уявіть, що вам потрібно завершити певну дуже важливу справу. Якщо ви не можете закінчити її негайно і при цьому постійно думаєте про неї — вона може створити для вас безкінечну кількість стресу! Це і є сублімований стрес.

З.: Отже, перший крок до позбавлення від стресу — це викидання зайвих завдань зі своєї голови?

В.: Саме так. Серед п'яти стадій робочого процесу найважливіша полягає в тому, щоб повністю зосередитись на тому, чим ви займаєтесь у конкретний момент. Тому вам потрібно навчитися "викладати" важливі завдання з голови на папір чи якийсь інший носій інформації, щоб "звільнити" свою мисленнєву енергію.

З.: Який наступний крок після того, як ви звільнилися від зайвих думок?

В.: Після того, як ви записали всі важливі завдання, скажімо, на папері, вам потрібно проаналізувати кожне з них і прийняти рішення. Ви можете, скажімо, виконати це завдання самостійно, делегувати його іншим людям чи взагалі відмовитися від нього.

Насправді все досить просто: для того, щоб довести справу до логічного завершення, ви повинні визначити, що саме мається на увазі під завершенням, а також зрозуміти, що ви повинні робити, щоб досягнути цього стану. Це виглядає досить очевидним, але, на жаль, більшість людей цього не роблять. До тих пір, поки ви чітко не визначите, яким повинен бути наступний крок на шляху до завершення вашого завдання — ви постійно будете думати про нього і турбуватися.

З.: Існує безліч різноманітних інструментів та технік, включаючи різні програми для планування та інші подібні речі. Чи працюють ці інструменти?

В.: Вони працюють так само, як працює, скажімо, ніж. Якщо ви вмієте користуватися ножем — він працює. Інструменти є статичними. Вони не здатні зробити вас більш організованими чи прийняти за вас важливе рішення. Тому перш, ніж ми зможемо ефективно використовувати інструменти, нам потрібно зрозуміти, як ми мислимо. Сильна сторона мого підходу полягає в тому, що він базується на алгоритмах, а не на наборі організаційних інструментів.

З.: Коли Ви починаєте працювати з кимось, які покращення Ви спостерігаєте?

В.: Очищення свідомості від зайвих думок і винесення всіх важливих речей на папір. Більшість людей справляються з цим до тієї чи іншої міри. Але між вмінням успішно справлятися з великою кількістю завдань і вмінням виконати їх всі лежить велетенська прірва. Перший варіант може бути навіть шкідливим, адже ви не знаєте, де знаходиться кінець. Ви робите дуже багато, але все одно не бачите "світла в кінці тунелю".

З.: З якими викликами стикаються люди, які вирішили впровадити Ваш підхід?

В.: Хороша і водночас погана новина про систему GTD полягає в тому, що це трансформаційний підхід до власного життя. Як тільки ви виконали всю важку роботу — ви починаєте помічати, як туман розсіюється. Але впровадження мого методу знаходиться далеко за межами комфортної зони більшості людей. Вони починають процес, почуваються чудово, але в якийсь момент зупиняються, тому що насправді вони можуть витримати лише обмежений об'єм "чудовості".

Люди залежать від стресу, і ця залежність не дає їм досягнути абсолютної організованості. Окрім того, коли вони діють організовано, то починають помічати недоліки в інших людях, на які ніколи не звертали уваги раніше. Люди не запитують, яким повинен бути їхній наступний крок. Вони лише кивають і говорять, що вони все зрозуміли, навіть нічого не записуючи. Вам це буде здаватися дуже дивним!

За матеріалами "David Allen: Getting Things Done", Management Consulting News
Скорочений переклад: Ярослав Федорак, MCUa.