Організаційна ефективність: у пошуках спрощення
Складнощів у сучасних організаціях вже і так більше ніж достатньо, але виглядає, що це ще не межа… «Попри всі наші найкращі наміри, спроби спростити бізнес можуть неочікувано створити ще більше складнощі», — зазначає відомий автор та консультант Ніл Торнберрі (Neal Thornberry).
Ніл Торнберрі
(Neal Thornberry)
|
Те, що люди поняття не мають про, здавалося б, очевидні речі, у складних організаціях не такий вже й рідкісний факт. Так, практика показує: якщо поцікавитися, наскільки персонал обізнаний зі змістом візії організації, її стратегії та цінностей, чи володіє він інформацією щодо фінансового стану фірми та структури її інноваційного процесу, то цей «іспит» провалюють напрочуд багато людей. Працівники можуть чимало розповісти про структурний підрозділ, до якого належать, натомість, як правило, демонструють повну необізнаність, коли мова заходить про компанію в цілому.
Розібрати складність на «компоненти», хоча і не просто, все ж таки можливо. Наприклад, GE, використовуючи і зовнішніх консультантів і власних фахівців, вичавлює марну роботу і, як наслідок, непотрібні процеси. Зокрема, було виявлено три версії одного й того ж документу, котрий не відомо чому, розсилався масі людей. Таким чином організація засмічувалась «безцінною» документацією, до якої ніхто ніколи не заглядав.
Загалом, керівники повинні приділяти спрощенню організації не менше уваги, ніж ціні її акцій. Це особливо вважливо, коли справа стосується інновації. Адже, якщо люди не знають, куди звертатися у випадку, коли з’являється гарна ідея, або якщо цей процес є складним та забюрократизованим — ніхто не ускладнюватиме собі життя та не ламатиме собі голову над тим, щоб їхні цікаві пропозиції хтось, врешті-решт, почув.
У будь-якому разі складність не всесильна; і вчинивши наступні кроки, керівник може суттєво обмежити радіус її дії.
- Чітко сформулюйте «дорожню карту» інноваційного процесу компанії, донесіть її зміст до всіх в компанії. Переконайтесь, що кожний працівник матиме цей документ під рукою.
- Створіть веб-портал, який би містив усю інформацію щодо інноваційного процесу (прізвища та контакти людей, котрі до нього причетні).
- Розміщуйте приклади успішних інноваційних ініціатив з тим, щоб кожний, хто бажає, мав можливість обговорити деталі процесу їх реалізації проекту з авторами.
- Зробіть діаграму оргструктури компанії. Подивіться, які її ділянки непомірно ускладнено — де є функції, процеси, процедури, звітність тощо, котрі не є критично важливими для виконання кінцевих завдань. Завжди керуйтесь засадою «спрощувати, а не ускладнювати».
- Тричі подумайте перш ніж впроваджувати якійсь процес чи процедуру, не вилучивши попередньо щось з того, що є.
- Продумайте, які непередбачені наслідки (наприклад, бюрократизація окремих етапів процесу) можуть з’явитися в результаті вчинення дій, спрямованих на спрощення.
- Запровадьте відзнаку на кшталт «За усунення зайвої складності», а також інші стимули для людей, які активно прагнутимуть спростити роботу.
І, найголовніше — зробіть цінності компанії зрозумілими для всіх; на власному прикладі показуйте, що означає діяти згідно з ними, безкомпромісно вимагайте цього від інших.
Зрештою, можливості для ігнорування цінностей виникають тоді, коли їх або сформульовано занадто розпливчасто, або якщо керівники не подбали про те, щоб запровадити їх на практиці. Зробіть інновацію цінністю, живіть нею та заохочуйте до цього інших. Проте не впадайте у крайнощі. Адже не кожній організації потрібна повсюдна інновація — кожне нововведення повинно бути підпорядковано її стратегії.
За матеріалами "Can You Simplify Your Organization?", CEO.com.
|
