11 грудня 2007, 13:19
#1
Прореживая домашний архив, натолкнулся на давнюю публикацию Г.Архангельского по контекстному планированию в MS Outlook - https://improvement.ru/bibliot/outlook-context/ . И поймал себя на мысли, что за все эти годы кроме этой схемы я ничего конкретного в смысле настроек MS Outlook, собственно, и не встречал. Помню, были интересные предложения по структуризации почтового архива за счет цветов, дополнительных полей, но это, конечно, не совсем то, о чем идет речь. Я имею в виду комплексную, целостную настойку, которая, по идее, должна быть "заточена" на уникальные условия данного рабочего места. В исходной, от Глеба, это настройка, я бы сказал, на динамичного продвинутого молодого менеджера высокого звена. И если говорить о другом характере рабочего места (и, конечно, работника), то, вполне возможно, схема понадобится другая. Я сегодня делаю "взнос" по знакомым мне FMCG, мелкому строительству (металлопластиковые окна), автопродажам - а если коллеги поддержат идею и подбросят кое-что из своего опыта, то мы получим "Сюиту для MS Outlook с набором рабочих мест".
Начнем с общих для обеих схем характеристик:
1. "День недельного планирования". Обычно это понедельник, но иногда есть важные события, типа прихода "фуры" или приезда важного руководителя - тогда неделя смещается. На этот день обычно выставляется срок для отложенных на неделю-другую задач.
2. "Час планирования". В статье не упоминается, но наверняка установлено определенное время ежедневного планирования. Тоже, конечно, сдвигаемое, но обычно утреннее.
3. Использование в начале названия категорий цифр, определяющих приоритет с одной стороны, а с другой - порядок появления на экране в сортированных представлениях.
Отличия:
1. Категории, заданные по умолчанию Биллом, рекомендуется удалить. А за основу взять названия разделов должностной инструкции или годовой программы.
2. В названии категории использовать инициалы автора. При передаче задачи руководителю или подчиненному она "не теряет корней".
3. Структурирование текста в комментариях удобнее производить не цифрами, а маркерами и отступами - этот механизм поддержан соответствующими кнопками панели форматирования, которую, естественно, нужно держать во включенном состоянии.
4. Значком "выполнено" пользоваться не рекомендуется, и, соответственно, эту колонку нужно убрать из всех представлений в папках для задач и встреч.
5. В режиме "Календарь" полностью выполненные маловажные встречи (или копии повторяющихся) просто удаляются - это 80% всей текучки. Невыполненные до конца переносятся на соответствующий срок. Ну, а те, по которым возможны в будущем вопросы или планируется проведение анализ использования времени - такие переносятся во встроенную в основной "Календарь" папку с названием "Отчет" или "Архив". Но день должен быть очищен до конца - это модификация "правила чистого стола".
6. Выполненные крупные проекты переносятся в папку "Архив" отдельно хранящегося рабочего набора MS Outlook. Автоархивация не используется.
7. Поле "Важность" используется как первичное для сортировки категорированных в группы задач. Вторым полем сортирвки идет срок. Важными считаются задачи, подлежащие обсуждению с руководителем на ближайшей регламентной встрече (находящиеся на контроле). Обычные задачи - это текущая работа, а низкая важность - "долгий ящик". После некоторого вылеживания в этом месте - удаление.
8. На основе стандартного представления "По категориям" сформировано новое: "План-контроль". Отличие очевидное: отбор "красных" задач. На этой основе и проводятся регламентные встречи менеджеров с подчиненными. Рабочий набор подчиненного открывается при этом через сетевой доступ и сканируется в режиме рабочего обсуждения.
9. Автоформат используется для двух видов задач и встреч: поручения (тройной знак … в названии - тройной для того, чтобы не было совпадений в "живых" текстах) и проекты развития (знак …). Значки и цвета для выделения, шрифт, жирность - стандартизуются в пределах группы в ходе живой дискуссии (важно, чтобы персонал имел возможность высказаться по этому поводу).
10. Выбор "Стратегический - тактический" не используется. В теле задачи (поле "Заметки") сначала рождается приблизительный, эскизный план первого уровня, потом он детализируется, (для крупных проектов - в документах, ссылки на которые размещены в основой, корневой задаче, вплоть до наборов MS Project), потом по тексту плана размещаются протокольные отметки (даты) о ходе выполнения. Возможно эффективное использование цвета для отметки выполненных элементов плана.
11. Для панели задач, размещенной в основном режиме "Календаря" используется специальная настройка. Основа та же, что и для основной папки "Задачи" - категорирование в группы и сортировка по важности, сроку. Но дополнительно применен отбор по двум условиям: "срок отсутствует" и "срок не позднее сегодня". В результате задача, если она не бессрочная, т.е. неотложная, всплывает в день назначенного срока, просроченная становится "красной" - это по умолчанию. Ну, а если у нас нет времени на эту задачу сегодня, то мы даем ей соответствующий срок - и она исчезает с глаз долой (в основной папке "Задачи" перемещается по списку вниз). Это можно было бы назвать, если Глеб не возражает, "дихотомическим кайросом". Сегодня или не сегодня.
Маленькие хитрости
1. Создавать задачи удобно в два приема: сначала тема и срок, а потом перемещение из категории "Без категории" в соответствующую группу (категорию).
2. Работу с группированной информацией существенно облегчат две нестандартных кнопки -"Свернуть все группы" и "Развернуть все группы", но с заменой текста на информативный рисунок. Также пригодится кнопка "Текущее" - имеется в виду предстваление.
3. Рабочий набор MS Outlook ("Личные папки") переименован в "Фамилия", но название Outlook.pst оставлено без изменений - для удобства работы системщиков.
4. При копировании рабочих наборов в зону общего доступа (для проведения рабочих совещаний с руководителями и подчиненными) используется Bath-команды.
Вот и все.
С уважением В.Петриченко.
Начнем с общих для обеих схем характеристик:
1. "День недельного планирования". Обычно это понедельник, но иногда есть важные события, типа прихода "фуры" или приезда важного руководителя - тогда неделя смещается. На этот день обычно выставляется срок для отложенных на неделю-другую задач.
2. "Час планирования". В статье не упоминается, но наверняка установлено определенное время ежедневного планирования. Тоже, конечно, сдвигаемое, но обычно утреннее.
3. Использование в начале названия категорий цифр, определяющих приоритет с одной стороны, а с другой - порядок появления на экране в сортированных представлениях.
Отличия:
1. Категории, заданные по умолчанию Биллом, рекомендуется удалить. А за основу взять названия разделов должностной инструкции или годовой программы.
2. В названии категории использовать инициалы автора. При передаче задачи руководителю или подчиненному она "не теряет корней".
3. Структурирование текста в комментариях удобнее производить не цифрами, а маркерами и отступами - этот механизм поддержан соответствующими кнопками панели форматирования, которую, естественно, нужно держать во включенном состоянии.
4. Значком "выполнено" пользоваться не рекомендуется, и, соответственно, эту колонку нужно убрать из всех представлений в папках для задач и встреч.
5. В режиме "Календарь" полностью выполненные маловажные встречи (или копии повторяющихся) просто удаляются - это 80% всей текучки. Невыполненные до конца переносятся на соответствующий срок. Ну, а те, по которым возможны в будущем вопросы или планируется проведение анализ использования времени - такие переносятся во встроенную в основной "Календарь" папку с названием "Отчет" или "Архив". Но день должен быть очищен до конца - это модификация "правила чистого стола".
6. Выполненные крупные проекты переносятся в папку "Архив" отдельно хранящегося рабочего набора MS Outlook. Автоархивация не используется.
7. Поле "Важность" используется как первичное для сортировки категорированных в группы задач. Вторым полем сортирвки идет срок. Важными считаются задачи, подлежащие обсуждению с руководителем на ближайшей регламентной встрече (находящиеся на контроле). Обычные задачи - это текущая работа, а низкая важность - "долгий ящик". После некоторого вылеживания в этом месте - удаление.
8. На основе стандартного представления "По категориям" сформировано новое: "План-контроль". Отличие очевидное: отбор "красных" задач. На этой основе и проводятся регламентные встречи менеджеров с подчиненными. Рабочий набор подчиненного открывается при этом через сетевой доступ и сканируется в режиме рабочего обсуждения.
9. Автоформат используется для двух видов задач и встреч: поручения (тройной знак … в названии - тройной для того, чтобы не было совпадений в "живых" текстах) и проекты развития (знак …). Значки и цвета для выделения, шрифт, жирность - стандартизуются в пределах группы в ходе живой дискуссии (важно, чтобы персонал имел возможность высказаться по этому поводу).
10. Выбор "Стратегический - тактический" не используется. В теле задачи (поле "Заметки") сначала рождается приблизительный, эскизный план первого уровня, потом он детализируется, (для крупных проектов - в документах, ссылки на которые размещены в основой, корневой задаче, вплоть до наборов MS Project), потом по тексту плана размещаются протокольные отметки (даты) о ходе выполнения. Возможно эффективное использование цвета для отметки выполненных элементов плана.
11. Для панели задач, размещенной в основном режиме "Календаря" используется специальная настройка. Основа та же, что и для основной папки "Задачи" - категорирование в группы и сортировка по важности, сроку. Но дополнительно применен отбор по двум условиям: "срок отсутствует" и "срок не позднее сегодня". В результате задача, если она не бессрочная, т.е. неотложная, всплывает в день назначенного срока, просроченная становится "красной" - это по умолчанию. Ну, а если у нас нет времени на эту задачу сегодня, то мы даем ей соответствующий срок - и она исчезает с глаз долой (в основной папке "Задачи" перемещается по списку вниз). Это можно было бы назвать, если Глеб не возражает, "дихотомическим кайросом". Сегодня или не сегодня.
Маленькие хитрости
1. Создавать задачи удобно в два приема: сначала тема и срок, а потом перемещение из категории "Без категории" в соответствующую группу (категорию).
2. Работу с группированной информацией существенно облегчат две нестандартных кнопки -"Свернуть все группы" и "Развернуть все группы", но с заменой текста на информативный рисунок. Также пригодится кнопка "Текущее" - имеется в виду предстваление.
3. Рабочий набор MS Outlook ("Личные папки") переименован в "Фамилия", но название Outlook.pst оставлено без изменений - для удобства работы системщиков.
4. При копировании рабочих наборов в зону общего доступа (для проведения рабочих совещаний с руководителями и подчиненными) используется Bath-команды.
Вот и все.
С уважением В.Петриченко.