Положение о премировании за оптимизацию БП

Очень интересная тема.
На Вашем предприятии должен быть директор по развитию или ведущий бизнес-аналитик к которому должны стекаться все предложения по улучшению существующих бизнес-процессов и этот человек должен оценивать качество предложений по оптимизации БП и в зависимости от того насколько дельно то или иное предложение по оптимизации БП решается примироавть сотрудника или нет.

Наталья, вы чрезмерно упростили стиуацию.

Как минимум, Ваш вопрос тянет за собой массу встречных:
1. Кто принимает решение об одобрении/отказе "рацухи"? Один человек, или предложения ранжированы и принятие решений о принятии/отказе делегировано на насколько уровней принятия решений?
2. Есть ли формальная процедура оценки предложений, с указанием требований к содержанию, форме подачи, этапов оценки, порядке информирования, etc... или оценка ведется интуитивно, "на глазок"?
3. Как (кем) определяется эффект от внедрения предложения, а также размер премии, особенно в случае, когда эффект от внедрения предложения очень сложно оценить материально?
4. Как организован внутренний пиар всей этой "кухни"?
5. Почему об "опасности злоупотреблений" вы задумываетесь только после внедрения вышеупомянутого положения?
6. ...(ну и масса других вопросов)...

Весь мой опыт и опыт моих товарищей вопит о том, что все рано или поздно возвращается к терминам.

Отсюда вопрос: насколько точно в положении определены термины "бизнес-процесс", "совершенствование", "премия"? И сразу же второй вопрос: все ли сотрудники понимают их правильно? Если да, то на чем основан такой ответ.

Постараюсь ответить на все вопросы, приведя цитаты из " Положения...":

"...Совершенствование бизнес процесса это:
- изменение процедур, способов, инструментов выполнения функций и операций, направленные на сокращение времени выполнения и повышение качества выполнения любых функций, операций, процессов хозяйственной деятельности предприятия, а также на снижение себестоимости выполнения этих функций, операций, процессов;
- исключение дублирования функций, операций, процессов (как внутри структурного подразделения, так и в масштабах предприятия);
- исключение функций, операций, процессов, у которых отсутствует потребитель (т.е. которые выполняются «по привычке»)....
...Предложение следует подавать руководителю структурного подразделения и в ОССУ (для рассмотрения ведущим специалистом ОССУ необходимости внедрения данного предложения, опроса сотрудников, непосредственно выполняющих эти функции, поиска подтверждения возможности это сделать без ущерба для смежных подразделений).
Ценность поданного предложения определяет руководитель структурного подразделения по месту его предполагаемого внедрения. В случае если предложение касается нескольких структурных подразделений, решение принимается коллегиально.
...Основанием для начисления премии является служебная записка начальника структурного подразделения, в котором внедрили данное предложение, завизированная начальником ОССУ и начальником ПЭО, подтверждающей сумму прибыли (сумму экономии) от внедренного предложения.
...Размер начисленной премии определяется следующим образом:
- при получении предприятием определенной суммы прибыли (суммы экономии) от внедрения данного предложения – X % от прибыли, полученной в результате внедрения предложения;
- в случае если сумму прибыли просчитать не представляется возможным, из расчета Y % от должностного оклада, лица, подавшего предложение."

Последнее слово будет за начальником ОССУ.

А, насколько правильно сотрудники понимают все термины, я не знаю, но, при общении с работниками, стараюсь доступно "разложить по полочкам", в чем заключается совершенствование бизнес-процесса.
Сами понимаете, что переговорить со всеми я не могу чисто физически, следовательно не хотелось бы, что бы народ начал наглеть.
Поэтому еще раз интересуюсь у Вас, как мягко отказать, чтобы обиженные не устроили негативную рекламную компанию и не "отбили" охоту остальным работникам, которые внесут дельные предложения?

Уважаемая Наташа,
Это Актуально. Прошу прощение за фатально-профессиональный напор моих коллег.
Могу только дополнить, важен Механизм Принятия данного Решения (моно или комиссия, критерии оценки,сроки и тд) и его прозрачность/ясность для Всех как способ. МПР вытекает из Вашей Стратегии (должна быть очевидна взаимосвязь) и Вашей Корпоративной Культурой (Мы/ Вы это делаем так, потому что Мы такие и наша стратегия такова…).
Если же у Вас ещё всё на интуитивно - харизматическом уровне - тогда люди просто должны Поверить в Это.

Наше Всем с кисточкой!

Наташа еще раз подтвердила мой опыт. Очевидно, что термины неточны. Во-первых, нет определения бизнес-процесса, следовательно, неясно - все ли процессы в организация являются бизнесовыми. Если нет, то каковы критерии отнесения процессов к таковым. Во-вторых, по положению "совершенствование - это изменение и исключение....". Но сами по себе они не произойдут. Это результат некоторого процесса (который, видимо, может быть отнесен к бизнес-процессам). Неясно, кто субъект и объект этого совершенствования, как этот процесс должен протекать и т.д.
В этом контексте, замечание O'lа, безусловно верное. И Вам, Наташа, необходимо проанализировать положение с этой точки зрения: насколько оно функционально.

Но нельзя забывать и о другой стороне этого процесса - о сопротивлении сотрудников любым изменениям. Ведь психология точно установила, что все новое люди рассматривают как потенциально опасное. Есть ли у Вас план внедрения этого положения в деятельность компании? Если есть, то предусмотрены ли в нем мероприятия по преодолению сопротивления сотрудников?

Все, что сказано выше создает некоторый фон - условия и возможности - для решения проблемы отказа. Этим надо заниматься облизательно.

Теперь собственно о проблеме отказа. Человек не обидится, если будет согласен с отказом, то есть ему будет понятно почему не принято его предложение. Причем понимание у него нужно сформировать в процессе рассмотрения его предложения. Объяснения специалистов не всегда трансформируются в понимание. Важно убедиться, что человек не просто выслушал причины отказа, но еще и понял. Я ведь недаром спросил о том, понимают ли сотрудники термины. Если нет все попытки объяснить им причины отказа будут напрасными. Вас будут слушать, но не услышат, на вас будут смотреть - но не увидят.
Поэтому сформировать понимание - это единственное, что Вы можете сделать. В психологическом плане понимание - сложный процес, имеющий четкую структуру. Вам нужно перевести ее в плоскость конкретных действий.

Не знаю, Наташа, точно ли изложил мысль. Черкните.

Кстати идея. Даже две. Нужно организовать обучение сотрудников по совершенствованию БП (этот один из шагов к пониманию). И, второе, предусмотреть поощрение активных, тех, кто предлагает, искренне намереваясь что-то улучшить. Но им не хватает подготовки, широты мышления и т.д. У таких людей есть желание, но нет возможностей. Эту активность надо использовать в конструктуивном русле.

____________________
Все будет так, как дожно быть, даже если будет иначе.

...Наташа еще раз подтвердила мой опыт. Очевидно, что термины неточны. Во-первых, нет определения бизнес-процесса, следовательно, неясно - все ли процессы в организация являются бизнесовыми. ...

Гений, Вы лукавите :-) Можно подумать, среди специалистов есть единство точки зрения по поводу того, что такое "бизнес-процес", и в чем его отличие от "не-бизнес-процесса"

Я в тексте положения обратил внимание на другой кусок:

...Предложение следует подавать руководителю структурного подразделения и в ОССУ (для рассмотрения ведущим специалистом ОССУ необходимости внедрения данного предложения,...
...
Ценность поданного предложения определяет руководитель структурного подразделения по месту его предполагаемого внедрения....
...Основанием для начисления премии является служебная записка начальника структурного подразделения, в котором внедрили данное предложение, завизированная начальником ОССУ и начальником ПЭО, подтверждающей сумму прибыли (сумму экономии) от внедренного предложения.
...

Во-первых, что видим: необходимость внедрения рассматривает один человек (спец. ОССУ - кстати, что это такое?), а ценность предложения оценивает другой человек (руководитель подразделения - "полигона" внедрения). Противоречие? Или неточность регламента?
Во-вторых, где написано, кто оценивает предполагаемый экономический эффект до начала внедрения?

В-третьих, и это самое важное!, человек может рассчитывать на премию только по факту получения эффекта от внедренного предложения.
В силу объективных причин само внедрение предложения может затянуться, внедрение может пройти не совсем гладко, прибыль(экономия) может не получиться по совершенно десятым причинам, например, по вине человеческого фактора и т.д. и т.п.
А человек, подавший предложение (возможно очень ценное) пострадает. И разочаруется. И всем расскажет "какие они все ". Поверьте, что сильно опоздавшая премия не является стимулирующим фактором.

Я бы сделал так. Если экономический эффект рассчитывается предварительно(а так и должно быть), то человек должен сразу же получать часть премии, пропорциональную предполагаемому эффекту. Вторую часть премии можно выплачивать по факту получения эффекта.
Если же эффект рассчитать невозможно, то тем более, что мешает премировать рационализатора сразу? Так как Вы и написали, в %% от оклада, например. Но сразу, а не через три года...

В конце концов, те люди, которые оценивают эффект и целесообразность внедрения должны отвечать за свои решения.

>>Во-первых, нет определения бизнес-процесса, следовательно, неясно - все ли процессы в организация являются бизнесовыми.

Уважаемы, Гений!

Сразу говорю, я не спорю, я интересуюсь.
Что значит определение процесс бизнесовый или нет? Я сравнительно недавно интересуюсь вопросами СМК. Но я себе представлял, что все процессы протекающие на предприятии являются деловыми. Следовательно их можно называть бизнес-процессами.

Спасибо за советы!
По поводу поощрения,я думаю, руководство согласится. А организовать обучение сотрудников будет проблематично, т.к. на предприятии очень разнообразные специальности (сами понимаете, что научить рабочего в цехе, что ему делать и как, я не могу и т.д.), поэтому и оговорили в положении, что "...Ценность поданного предложения определяет руководитель структурного подразделения по месту его предполагаемого внедрения."
По поводу МПР, честно говоря не могу ничего сказать, т.к. решили, что попробуем на первом предложении отработать весь механизм его внедрения. Поэтому стараемся заинтересовать работников материально ("если Вы меняли, что либо, раньше бесплатно, то почему бы не делать это за деньги"). Хотя стремятся к изменениям единицы, основная масса народа живет по принципу, что "инициатива наказуема" и, "нас все устраивает, работали раньше как то, так зачем же что либо менять", а самое "замечательное" то, что: "Вы сделайте все класно, я ж не против, только меня не трогайте, некогда мне заниматься всякой ерундой". Но в личных разговорах со мной все кричат, что "Положение..."-это просто класно, мы будем предлагать, только деньги давайте. Но предложение предложению рознь, если раньше у тебя не было ПК и вел учет на бумажных носителях, а теперь весь учет на ПК и это сократило затраты твоего рабочего времени, то где здесь усовершенствование? и т.д. А у работников это первое, что приходит на ум при разговоре со мной. Я тихо "млею" от таких заявок, поэтому и возник вопрос в культурном отказе.
По поводу плана внедрения могу сказать, что на первом этапе идет обширная реклама данного "Положения..." (в газете, рекламные плакаты по предприятию, в личных беседах, т.к. я столкнулась с тем, что начальникам отделов некогда ознакамливать своих подчиненных с данным "Положением..."). А следующий этап это давить на человеческую зависть, т.е. обширно рекламировать тех, кто уже что то предложил и получил премию.
Поэтому большая надежда на то, что зависть и деньги расшевелят людей так, что негативные высказывания не все будут слушать, но будем стараться находить понимание с работниками при отказах (хотя большие сомнения, что все поймут).

Уважаемый (е) Konstantin и Константин , (тески или однофамильцы?)
есть ! единство взглядов среди BPM на бизнес-процессами и "не-бизнес-процесса" !
как сказал уважаемый коллега заканчивая тренинг по BPR, Никогда не делаете Этого в жизни, дома, в отношениях, быту. Пример из жизни ,жена консультанта делала завтрак около 17 минут, металась по кухне: кофе, холодильник, стол, холодильник и тд. После консультации по оптимизации -результат: 11 минут на завтрак, я теперь трачу сам :)

одна из наиболее понятных формулировок: бизнес-процесс – это одна или более связанных между собой процедур или операций (функций), которые совместно реализуют некую бизнес-задачу или политическую цель предприятия, как правило, в рамках организационной структуры, описывающей функциональные роли и отношения. Бизнес-процесс обычно связан с операционными задачами и бизнес-отношениями. Бизнес-процесс может включать формальные и относительно неформальные взаимодействия между участниками.
Так же:
1.Совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя [1, 2].
2.Набор логически взаимосвязанных действий, выполняемых для достижения определенного выхода бизнес-деятельности [3].
3.Структурированное конечное множество действий, спроектированных для производства специфической услуги (продукта) для конкретного потребителя или рынка. Или — специфически упорядоченная совокупность работ, заданий во времени и в пространстве, с указанием начала и конца, точным определением входов и выходов. Или — структурируемый, измеряемый набор действий, созданный, чтобы произвести определенный выход для конкретного клиента или рынка [4].
4.Сущность, определяемая через точки входа и выхода, интерфейсы и организационные устройства, частично включающие устройства потребителя услуг/товаров, в которой происходит наращивание стоимости производимой услуги/товара [5].
5.Множество внутренних шагов (видов) деятельности, начинающихся с одного и более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту и удовлетворяющей его по стоимости, долговечности, сервису и качеству. Или — полный поток событий в системе, описывающий, как клиент начинает, ведет и завершает использование бизнеса [6].
6.Логические серии взаимозависимых действий, которые используют ресурсы предприятия для создания или получения в обозримом или измеримо предсказуемом будущем полезного для заказчика выхода, такого как продукт или услуга [7].
7.Любые виды деятельности в работе организации [8].
8.Систематизированное последовательное исполнение функциональных операций, которые приносят специфический результат [9].
9.Совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, которая преобразует входящие элементы в выходящие [10].
10.Ряд взаимосвязанных видов деятельности 1 , преобразующих входы в выходы [11].

если серьезно , потратьте 20 минут в гугле (cfin, documentum , WORKFLOW и тд и пт) на это и всё станет на свои места.
Рассуждать на тему чем отличается процессное управление и не процессное управление –можно, но наверно не нужно.

Наташа, похоже на что то среднее между типичной схемой подачи -утверждения Рацухи на заводе и на BPR/BPM в индивидуальных условия сегодняшнего рынка, клиентов, персонала вкл. носителей и противников…мотивации и психологии (зависти, инертности, комфортность, стрессабоязнь, и всё с чем вы сейчас столкнулись). Может эти ответы есть у кого то из команды/сопровождения,ваших коллег?

Самое главное: Это Моделируется, анализируется, прогнозируется -заранее! Намечают места где будут стелить соломку… А не по факту первой торпеды. Цена ошибки слишком велика!
Без обучение сотрудников, их понимания (хотя бы на 5-8% от общего кол-ва) , внедрения стратегии по всей вертикали (втч стратегии оптимизации) - шансы не высоки. Статистика не веселая…

На вопрос ответ прост, сама система уже выстроена так… начальником ПЭО на производстве и Носитель Перемен -это две большие разницы, хотя наверно бываю исключения.

В данном случаи уж лучше разумная монархия, решение первого лица (принявшее решение об ИСО и всему важному подобному). Если объём большой – коллегия.
Если бы рецепт был бы прост и однозначен -вы бы его тут (на форуме) его нашли.

С уважением