Учимся считать деньги: бюджетирование в HR-менеджменте

Раздел: Управление персоналом
Автор(ы): Борис Жалило, журнал "Отдел кадров" (№9, 2002)
размещено: 04.02.2005
обращений: 10692

Как только мы занялись чем-то большим, чем ведение кадрового делопроизводства, мы столкнулись с массой вопросов и проблем, о которых даже не помышляли до этого. Например, как убедить директора в том, что нужно потратить 5,000 долларов на тренинг, купить новую компьютерную программу, взять на работу еще одного ассистента? Или как определить, сможем ли мы обеспечить набор персонала под новый проект, и сколько нам на это потребуется денег? Или, например, сможем ли мы себе позволить нанять консультанта для разработки новой системы заработной платы? На большую часть из этих вопросов поможет ответить инструмент, о котором раньше мы слышали в основном от нашего коллеги из финансового отдела или с экранов телевизора: БЮДЖЕТ.

Знаете, чем отличаются мечты от планов?

Очень немногим... Для того, чтобы мечта стала планом, у нее должны появиться ноги, руки, имя (то есть конкретный исполнитель или исполнители), сроки, четкое представление об измеримом результате, понимание шагов, которые должны к нему привести, а главное, должны быть спланированы ресурсы для реализации этих шагов, а значит, должен быть составлен бюджет.

Кому и зачем нужен бюджет?

Во-первых, Вам, чтобы спланировать все затраты и быть уверенными в наличии ресурсов для их финансирования. Кроме того, Вам бюджет нужен как инструмент для переговоров с руководителем и коллегами при принятии решений;

Во-вторых, Вашему руководителю, для того, чтобы убедиться в том, что ресурсы расходуются оптимально и адресно на достижение поставленных целей;

В третьих, финансовому отделу для планирования денежных потоков, затрат, и обеспечения финансовой стабильности компании.

Кто его составляет? Бюджеты спускаются сверху или пробиваются снизу?

Возможны оба варианта. В любом случае, бюджет не может быть реалистичным без согласования с непосредственными исполнителями, а значит, важно, чтобы они принимали участие в его составлении. С другой стороны, когда ставятся задачи перед отделом/функцией управления человеческими ресурсами, примерно просчитываются ресурсы, которые могут быть выделены для реализации этих задач исходя из экономической целесообразности. На мой взгляд, и это доказывает практика, наилучший результат получается тогда, когда параллельно работают оба варианта — «бюджет сверху» и «бюджет снизу» и финальный вариант определяется в процессе переговоров между сторонами.

Как его составить?

Намного проще, чем кажется. Хотя вначале обязательно сработает эффект велосипеда: помните тот день, когда Вы впервые сели на велосипед и попробовали на нем проехать? Падали, набивали шишки, было очень неудобно и сложно. Но уже через несколько дней Вы, не задумываясь, садились на велосипед и очень быстро, а главное, с удовольствием, доезжали до нужного места. Точно так же, при первой попытке составления бюджета Вам будет сложно, Вы допустите массу неточностей и ошибок. Второй раз будет уже гораздо легче, а через пару лет у Вас это будет получаться легко, довольно быстро и точно.

Попробуйте составить вначале бюджет на месяц, потом на квартал, потом год. Не надейтесь, что в первый год у Вас все получится — скорее всего будет масса непредвиденных затрат, некоторые статьи вы недооцените, а некоторые переоцените. Ничего страшного, корректируйте бюджет и делайте выводы на следующий год. Точность придет с опытом такой работы.

Для облегчения работы можете пригласить консультанта для совместного составления бюджета или использовать готовые компьютерные программы и формы.

Есть девять простых шагов составления бюджета:

  • Шаг первый: Запишите все цели и задачи, которые ставятся перед Вами и Вашим отделом (и перед компанией в целом, если эти задачи потребуют Вашего участия). Определите приоритетность (или степень важности) каждой цели или задачи;
  • Шаг второй: Перечислите как можно детальнее шаги, необходимые для выполнения задач, перечисленных в первом шаге;
  • Шаг третий: Определите ресурсы, необходимые для каждого шага. Подсчитайте стоимость этих ресурсов;
  • Шаг четвертый: Распределите шаги по времени (по месяцам, если возможно, по неделям);
  • Шаг пятый: подсчитайте сумму, которая необходима каждый месяц (неделю) исходя из вышеперечисленного;
  • Шаг шестой: Если есть необходимость, разбейте затраты по функциям — отдельно подсчитайте ресурсы для обучения, отдельно для отбора, аттестации и т.п.
  • Шаг седьмой: Определите источники финансирования (целевые фонды, внешние ресурсы, бюджеты других отделов, прямое финансирование компанией и т.п.);
  • Шаг восьмой: Согласуйте бюджет — сумму и статьи расходов — с руководством (об этом отдельный разговор в следующем номере);
  • Шаг девятый: Подкорректируйте бюджет в соответствии с результатами переговоров с руководством. Если требуется, откажитесь от тех задач, которые получили меньшую оценку по степени важности (приоритетности).

Ниже предложено 3 простейших формы для составления бюджета.

1. Первичная форма

Цели и задачи, стоящие перед предприятием
HR-мероприятия, необходимые для их выполнения
Ответственный
Даты
Требуемые ресурсы
           
           
           

2. Календарная форма

Задачи
Мероприятия
Ответственный
Сроки
Ресурсы
Январь
           
Февраль
           

3. Функциональная форма

Задачи
Мероприятия
Ответственный
Сроки
Ресурсы
Отбор персонала
           
Обучение и развитие персонала
           
Аттестация персонала
           

И что дальше?

Дальше — попробуйте выполнить запланированное, оперативно корректируя действия, планы и бюджет по ходу выполнения.

Дорогу осилит идущий…

Приложение

Памятка для менеджера по персоналу

В конце года:

  • Проанализируйте результаты работы за прошедший год;
  • Определите задачи, которые ставятся перед функцией HR и разработай план работы на год (в т.ч. и бюджет) по выполнению этих задач.
  • Доведите план до ведома руководства. Согласуйте план действий и требуемые ресурсы с руководством;
  • Убедитесь в том, что ресурсы, отведенные бюджетом достаточны для выполнения поставленных задач;

В конце месяца:

  • Определите вместе с коллегами, подчиненными и руководством, какие возникали проблемы и что требуется изменить в работе в следующем месяце;

Раз в неделю:

  • Отмечайте отклонения от плана и бюджета и предпринимайте необходимые меры по корректировке;

Ежедневно:

  • Делая что-либо и принимая любые решения, убеждайтесь прежде в том, что эти действия и решения выгодны Вашей компании и соответствуют ее целям и задачам.

Об авторе:

    Борис Жалило (МВА, BBA, MSc, ACM)
    Системный тренер-консультант компании Business Solutions,
    Старший партнер, Председатель Наблюдательного Совета.


comments powered by HyperComments
БИЗНЕС-СОБЫТИЯ ПО ТЕМЕ:
3-4 июня 2017
Киев, БЦ «Кубик»
Власть. Управление. Лидерство (Александр Сударкин, Игорь Солодов)

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:КНИГИ ПО ТЕМЕ:
МотивацияМотивация
Управление талантами. Как извлечь выгоду из таланта ваших подчиненныхУправление талантами. Как извлечь выгоду из таланта ваших подчиненных
HR в борьбе за конкурентное преимуществоHR в борьбе за конкурентное преимущество
4 типа корпоративной культуры4 типа корпоративной культуры
HR-бренд. Как стать лидером. Строим компанию мечтыHR-бренд. Как стать лидером. Строим компанию мечты


Примечание: Точка зрения авторов статей может не совпадать с точкой зрения редакции Management.com.ua.
Для авторов: Редакционная политика портала.
система корекції помилок Внимание! На сайте работает система коррекции ошибок. Найдя ошибку в слове (фразе), выделите его и нажмите Ctrl+Enter.



bigmir)net TOP 100

МЕТОДОЛОГИЯ: Стратегия, Маркетинг, Изменения, Финансы, Персонал, Качество, ИТ
АКТУАЛЬНО: Новости, События, Тенденції, Интервью, Бизнес-образование, Комментарии, Рецензії, Консалтинг
СЕРВИСЫ: Бизнес-книги, Работа, Семинары, Форумы, Глоссарий, Цитаты, Рейтинги, Ресурсы, Статьи партнеров
ПРОЕКТЫ: Блог, Видео, Визия, Визионеры, Бизнес-проза, Бизнес-юмор

Страница Management.com.ua в Facebook    Отслеживать нас в Twitter    Подписаться на RSS    Почтовая рассылка


Copyright © 2001-2017, Management.com.ua
Портал создан и поддерживается STRATEGIC

Подписка на Менеджмент.Дайджест

Получайте самые новые материалы на свой e-mail (1 раз в неделю)



Спасибо, я уже подписан(-а)