Учимся считать деньги: бюджетирование в HR-менеджменте

Раздел: Управление персоналом
Автор(ы): Борис Жалило, журнал "Отдел кадров" (№9, 2002)
размещено: 04.02.2005
обращений: 10725

Как только мы занялись чем-то большим, чем ведение кадрового делопроизводства, мы столкнулись с массой вопросов и проблем, о которых даже не помышляли до этого. Например, как убедить директора в том, что нужно потратить 5,000 долларов на тренинг, купить новую компьютерную программу, взять на работу еще одного ассистента? Или как определить, сможем ли мы обеспечить набор персонала под новый проект, и сколько нам на это потребуется денег? Или, например, сможем ли мы себе позволить нанять консультанта для разработки новой системы заработной платы? На большую часть из этих вопросов поможет ответить инструмент, о котором раньше мы слышали в основном от нашего коллеги из финансового отдела или с экранов телевизора: БЮДЖЕТ.

Знаете, чем отличаются мечты от планов?

Очень немногим... Для того, чтобы мечта стала планом, у нее должны появиться ноги, руки, имя (то есть конкретный исполнитель или исполнители), сроки, четкое представление об измеримом результате, понимание шагов, которые должны к нему привести, а главное, должны быть спланированы ресурсы для реализации этих шагов, а значит, должен быть составлен бюджет.

Кому и зачем нужен бюджет?

Во-первых, Вам, чтобы спланировать все затраты и быть уверенными в наличии ресурсов для их финансирования. Кроме того, Вам бюджет нужен как инструмент для переговоров с руководителем и коллегами при принятии решений;

Во-вторых, Вашему руководителю, для того, чтобы убедиться в том, что ресурсы расходуются оптимально и адресно на достижение поставленных целей;

В третьих, финансовому отделу для планирования денежных потоков, затрат, и обеспечения финансовой стабильности компании.

Кто его составляет? Бюджеты спускаются сверху или пробиваются снизу?

Возможны оба варианта. В любом случае, бюджет не может быть реалистичным без согласования с непосредственными исполнителями, а значит, важно, чтобы они принимали участие в его составлении. С другой стороны, когда ставятся задачи перед отделом/функцией управления человеческими ресурсами, примерно просчитываются ресурсы, которые могут быть выделены для реализации этих задач исходя из экономической целесообразности. На мой взгляд, и это доказывает практика, наилучший результат получается тогда, когда параллельно работают оба варианта — «бюджет сверху» и «бюджет снизу» и финальный вариант определяется в процессе переговоров между сторонами.

Как его составить?

Намного проще, чем кажется. Хотя вначале обязательно сработает эффект велосипеда: помните тот день, когда Вы впервые сели на велосипед и попробовали на нем проехать? Падали, набивали шишки, было очень неудобно и сложно. Но уже через несколько дней Вы, не задумываясь, садились на велосипед и очень быстро, а главное, с удовольствием, доезжали до нужного места. Точно так же, при первой попытке составления бюджета Вам будет сложно, Вы допустите массу неточностей и ошибок. Второй раз будет уже гораздо легче, а через пару лет у Вас это будет получаться легко, довольно быстро и точно.

Попробуйте составить вначале бюджет на месяц, потом на квартал, потом год. Не надейтесь, что в первый год у Вас все получится — скорее всего будет масса непредвиденных затрат, некоторые статьи вы недооцените, а некоторые переоцените. Ничего страшного, корректируйте бюджет и делайте выводы на следующий год. Точность придет с опытом такой работы.

Для облегчения работы можете пригласить консультанта для совместного составления бюджета или использовать готовые компьютерные программы и формы.

Есть девять простых шагов составления бюджета:

  • Шаг первый: Запишите все цели и задачи, которые ставятся перед Вами и Вашим отделом (и перед компанией в целом, если эти задачи потребуют Вашего участия). Определите приоритетность (или степень важности) каждой цели или задачи;
  • Шаг второй: Перечислите как можно детальнее шаги, необходимые для выполнения задач, перечисленных в первом шаге;
  • Шаг третий: Определите ресурсы, необходимые для каждого шага. Подсчитайте стоимость этих ресурсов;
  • Шаг четвертый: Распределите шаги по времени (по месяцам, если возможно, по неделям);
  • Шаг пятый: подсчитайте сумму, которая необходима каждый месяц (неделю) исходя из вышеперечисленного;
  • Шаг шестой: Если есть необходимость, разбейте затраты по функциям — отдельно подсчитайте ресурсы для обучения, отдельно для отбора, аттестации и т.п.
  • Шаг седьмой: Определите источники финансирования (целевые фонды, внешние ресурсы, бюджеты других отделов, прямое финансирование компанией и т.п.);
  • Шаг восьмой: Согласуйте бюджет — сумму и статьи расходов — с руководством (об этом отдельный разговор в следующем номере);
  • Шаг девятый: Подкорректируйте бюджет в соответствии с результатами переговоров с руководством. Если требуется, откажитесь от тех задач, которые получили меньшую оценку по степени важности (приоритетности).

Ниже предложено 3 простейших формы для составления бюджета.

1. Первичная форма

Цели и задачи, стоящие перед предприятием
HR-мероприятия, необходимые для их выполнения
Ответственный
Даты
Требуемые ресурсы
           
           
           

2. Календарная форма

Задачи
Мероприятия
Ответственный
Сроки
Ресурсы
Январь
           
Февраль
           

3. Функциональная форма

Задачи
Мероприятия
Ответственный
Сроки
Ресурсы
Отбор персонала
           
Обучение и развитие персонала
           
Аттестация персонала
           

И что дальше?

Дальше — попробуйте выполнить запланированное, оперативно корректируя действия, планы и бюджет по ходу выполнения.

Дорогу осилит идущий…

Приложение

Памятка для менеджера по персоналу

В конце года:

  • Проанализируйте результаты работы за прошедший год;
  • Определите задачи, которые ставятся перед функцией HR и разработай план работы на год (в т.ч. и бюджет) по выполнению этих задач.
  • Доведите план до ведома руководства. Согласуйте план действий и требуемые ресурсы с руководством;
  • Убедитесь в том, что ресурсы, отведенные бюджетом достаточны для выполнения поставленных задач;

В конце месяца:

  • Определите вместе с коллегами, подчиненными и руководством, какие возникали проблемы и что требуется изменить в работе в следующем месяце;

Раз в неделю:

  • Отмечайте отклонения от плана и бюджета и предпринимайте необходимые меры по корректировке;

Ежедневно:

  • Делая что-либо и принимая любые решения, убеждайтесь прежде в том, что эти действия и решения выгодны Вашей компании и соответствуют ее целям и задачам.

Об авторе:

    Борис Жалило (МВА, BBA, MSc, ACM)
    Системный тренер-консультант компании Business Solutions,
    Старший партнер, Председатель Наблюдательного Совета.


comments powered by HyperComments
БИЗНЕС-СОБЫТИЯ ПО ТЕМЕ:
28-29 августа 2017
Киев
Специалист по обучению и развитию — SpTD (Оксана Кондратенко)
12 сентября 2017
Киев
Абсолютная вовлеченность. 100% улучшение показателей руками Ваших сотрудников (Игорь Немировский)
23-24 сентября 2017
Киев, БЦ «Кубик»
Власть. Управление. Лидерство (Александр Сударкин, Игорь Солодов)

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:КНИГИ ПО ТЕМЕ:
Помогите им вырасти или смотрите, как они уходятПомогите им вырасти или смотрите, как они уходят
SmartTribes. Как команды становятся успешными вместеSmartTribes. Как команды становятся успешными вместе
Будущее работы. Что нужно делать сегодня, чтобы быть востребованным завтраБудущее работы. Что нужно делать сегодня, чтобы быть востребованным завтра
Управление результативностью. Система оценки результатов в действииУправление результативностью. Система оценки результатов в действии
Лидеры едят последними. Как создать команду мечтыЛидеры едят последними. Как создать команду мечты


Примечание: Точка зрения авторов статей может не совпадать с точкой зрения редакции Management.com.ua.
Для авторов: Редакционная политика портала.
система корекції помилок Внимание! На сайте работает система коррекции ошибок. Найдя ошибку в слове (фразе), выделите его и нажмите Ctrl+Enter.



bigmir)net TOP 100

МЕТОДОЛОГИЯ: Стратегия, Маркетинг, Изменения, Финансы, Персонал, Качество, ИТ
АКТУАЛЬНО: Новости, События, Тенденції, Интервью, Бизнес-образование, Комментарии, Рецензії, Консалтинг
СЕРВИСЫ: Бизнес-книги, Работа, Семинары, Форумы, Глоссарий, Цитаты, Рейтинги, Ресурсы, Статьи партнеров
ПРОЕКТЫ: Блог, Видео, Визия, Визионеры, Бизнес-проза, Бизнес-юмор

Страница Management.com.ua в Facebook    Management Digest в LinkedIn    Отслеживать нас в Twitter    Подписаться на RSS    Почтовая рассылка


Copyright © 2001-2017, Management.com.ua
Портал создан и поддерживается STRATEGIC

Подписка на Менеджмент.Дайджест

Получайте самые новые материалы на свой e-mail (1 раз в неделю)



Спасибо, я уже подписан(-а)