КОМЕНТАРІ | Продуктивність 30 вересня 2015 р.

Тайм-менеджмент у відкритому офісі

Переформатовуючи свій офісний простір, компанії сподіваються покращити взаємодію між управлінцями і персоналом. Однак при цьому виникає запитання — як же лідерам знаходити час на «найважливіші речі»? Ось думка Метта Кроніна (Matt Cronin), партнера-засновника House of Kaizen, фірми, що пропонує проривні рішення з цифрового маркетингу.

Метт Кронін (Matt Cronin)
Метт Кронін
(Matt Cronin)
Якщо ви знаходитеся в офісі без стін, то хтось завжди намагатиметься урвати шматок вашого часу. Але чи зможете ви щось робити, коли кілька людей товпитимуться біла вашого столу?

У будь-якому разі у вас не вистачить часу на всіх, хто звертатиметься за допомогою, а крім цього, ви встряватимете в ситуації, де ваша участь взагалі не потрібна. Натомість брак можливості задати вам запитання, коли ви фізично перебуваєте на робочому місці, спричинить у колективі цілком зрозуміле спантеличення. Якщо ви є, то мусите бути готові для спілкування. Але при цьому ніщо не заважає вам запровадити різні рівні доступності. Таким чином ви зможете регулювати взаємодію з підлеглими, не жертвуючи пріоритетами задля відкритості.

Три рівня доступності

Рівень доступності в офісі — це щось на кшталт вашого мережевого статусу в системі швидкого обміну повідомленнями.

«Не в мережі»

«Офлайн» — це час для самотності. Саме тоді ви можете сконцентруватися, не наражаючись на ризик, що будь-якої миті хтось може перервати хід ваших думок. Якщо ж вам психологічно важко усамітнитися, перебуваючи в полі зору підлеглих, знайдіть якійсь інший вихід, наприклад, виділіть час, коли працюватимете з дому.

«Доступний для спілкування»

Коли ви говорите, що доступні для спілкування — це означає готовність у будь-який час допомагати членам команди із розв’язанням їхніх завдань. Це повинно займати левову частку вашого часу. Намагайтесь якнайменше структурувати цей складник графіку — пристосовуйтесь до потреб підлеглих. Але при цьому навчіть людей чітко розрізняти два режими вашої роботи: коли ви доступні, а коли ні.

«Готовий до взаємодії»

Якщо ви не працюєте над своїми питаннями, відокремившись від підлеглих, або не заявили про доступність для спілкування, це означає: ви перебуваєте в процесі активної взаємодії з певною людиною чи командою. Наприклад, це може бути спілкування з підлеглим за кавою чи відвідування щомісячної наради у якомусь підрозділі. Сплануйте такі зустрічі та створіть графік часу, який ви приділятимете конкретним питанням. Тоді ви зможете повноцінно спілкуватися з людиною (чи групою), не боячись, що хтось втрутиться у цей процес.

Стратегії визначення кордонів

Ці п’ять кроків дозволять вам запобігти ситуації, коли люди постійно снуватимуть навколо вас і, відповідно, зберегти прийнятний рівень особистої ефективності.

  1. Зробіть собі «укриття». Робоче місце у приміщенні, де знаходяться члени вашої команди — це чудово, але трапляється і таке, що вам потрібно поговорити з кимось сам на сам або приділити увагу чомусь терміновому.

  2. Працюйте вдома. Сплануйте час, коли ви перебуватимете поза зоною досягнення підлеглих. Таким чином вони матимуть змогу виконувати роботу, не спокушаючись можливістю консультуватися з малозначущих питань. Приділіть цей час справі, що потребує заглиблення в тему.

  3. Дотримуйтесь засади «якщо я є — це означає, що я є». Перебування в одному офісі з підлеглими зміцнює зв'язок між вами, створюючи відчуття спільної взаємодії. Тож якщо ви вже ділите фізичний простір з командою, будьте насправді поруч з людьми.

  4. Не втручайтесь без потреби. Як би не хотілось дати вказівки чи рекомендації, тримайтесь осторонь, якщо ситуація не потребує вашої уваги. Поважайте кордони особистого простору підлеглих — адже не лише хочете, щоб інші шанували ваше право попрацювати на самоті.

  5. Ведіть календар, який був би відкритий для всіх. Визначте дні, коли ви доступні, а коли ні. Доведіть цю інформацію до всієї команди. Не змушуйте людей губитися в здогадках — чи можуть вони до вас звернутися. Заохочуйте підлеглих використовувати календар для резервування часу на спілкування з вами. Ще краще, якщо вони заздалегідь інформуватимуть вас про зміст зустрічі. Тоді ви знатимете, чого очікувати — сфокусованого обговорення певної проблеми чи вам доведеться відповідати на запитання.

Попри деякі складнощі, відкритий офіс дає всім величезні переваги. Постійна взаємодія з підлеглими дозволяє налагодити дієву систему зворотного зв’язку, що сприятиме якнайефективнішому досягненню цілей бізнесу. Головне — не боятися бути доступним для спілкування, але потрібно впевнитись, що ви та ваша команда однаково розумієте зміст поняття «доступність».

За матеріалами "How To Be A Productive CEO With An Open-Door Policy", CEO.com.



comments powered by HyperComments
БІЗНЕС-ПОДІЇ ДЛЯ ВАШОГО РОЗВИТКУ:
20-21 жовтня 2017
Одеса
Системне управління бізнесом, або Як навести порядок у своїй компанії (Ігор Сокуренко)
24 жовтня 2017
Харків, Premier Palace Hotel Kharkiv
SelfMadeMan: самоменеджмент і самомотивація (Радислав Гандапас)
25 жовтня 2017
Київ, Готель «Мир»
Активні продажі: система гарантованого залучення клієнтів (Наталія Дегтярьова)

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ:КНИГИ ДЛЯ РОЗВИТКУ:
Привычка к творчеству. Сделайте творчество частью своей жизниПривычка к творчеству. Сделайте творчество частью своей жизни
Работа твоей мечты. Как зарабатывать деньги, занимаясь любимым деломРабота твоей мечты. Как зарабатывать деньги, занимаясь любимым делом
Муза не придет. Правда и мифы о том, как рождаются гениальные идеиМуза не придет. Правда и мифы о том, как рождаются гениальные идеи
Продай себя дорогоПродай себя дорого
Кради як митець. Креативнi «фiшки», про якi тобi нiхто не розповiстьКради як митець. Креативнi «фiшки», про якi тобi нiхто не розповiсть


система корекції помилок Увага! На сайті працює система корекції помилок. Побачивши помилку в слові (реченні), виділіть його та натисніть Ctrl+Enter.


IV Форум Диригенти змін (9 листопада 2017, КИЇВ)

bigmir)net TOP 100

МЕТОДОЛОГІЯ: Стратегія, Маркетинг, Зміни, Фінанси, Персонал, Якість, IT
АКТУАЛЬНО: Новини, Події, Тенденції, Інтерв'ю, Бізнес-освіта, Коментарі, Рецензії, Консалтинг
СЕРВІСИ: Бізнес-книги, Робота, Семінари, Форуми, Глосарій, Цитати, Рейтинги, Ресурси, Статті партнерів
ПРОЕКТИ: Блог, Відео, Візія, Візіонери, Бізнес-проза, Бізнес-гумор

Сторінка Management.com.ua у Facebook    Management Digest у LinkedIn    Відслідковувати нас у Twitter    Підписатися на RSS    Поштова розсилка


Copyright © 2001-2017, Management.com.ua
Портал створено та підтримується STRATEGIC

Підписка на Менеджмент.Дайджест

Отримуйте найновіші матеріали на свій e-mail (1 раз на тиждень)



Дякую, я вже підписана(-ий)