Менеджмент.com.ua - главная страница Мастер-класс Радислава Гандапаса по личной эффективности «Профессиональный и личный успех: скрипты и алгоритмы»
На главную
Сделать закладку
Карта сайта
Расширенный поиск
Обратная связь
Проекти MCUa
Рассылка обновлений портала


Автоматизация и моделирование бизнес-процессов в Excel

Глава 23. Бюджетирование. Вступительная часть


  • Оглавление
  • Руководители АО "Стеклодув" пришли к решению внедрить на предприятии некоторую систему планирования, которая помогла бы перевести управление предприятием на качественно другой, современный уровень. Прежде всего, на предприятии был разработан бизнес-план будущего развития, который выделил три основные причины необходимости планирования:

    • процесс планирования заставляет объективно, критически и беспристрастно взглянуть на проект развития предприятия во всей его полноте;
    • план является тем рабочим инструментом, который при надлежащем использовании поможет эффективно контролировать и управлять предприятием;
    • план является средством для сообщения идей другим заинтересованным людям, которыми могут быть как внешние представители, так и работники предприятия.

    В процессе составления бизнес-плана, были проработаны многие мероприятия: цель и миссия предприятия, современный рынок, динамика его развития и место продукции предприятия на нем, план внедрения на предприятии новых технологий и объемов выпуска продукции и пр. Бизнес-план получился хороший, но обладал очень большим недостатком: планирование проводилось укрупнено, в ежегодном разрезе. Следовательно, контроль выполнения запланированных результатов не мог осуществляться в оперативном разрезе, например, помесячно. С целью устранения этого недостатка решено на предприятии внедрить систему бюджетирования.

    Опыт других предприятий, на которых на стадии внедрения бюджетирования приобретались дорогостоящие компьютерные системы, показал, что существуют две взаимосвязанные проблемы, которыми являются, прежде всего, в кадры и существующие бизнес-процессы. В основном, суть проблемы заключалась в отсутствии организационной структуры предприятия, в выполнении кадрами никому не нужной работы по формированию различной документации, отражающей бизнес-процессы, неправильно организованному и медленному процессу обмена потоками информации, сопротивлению внедрению новой системы. Как следствие, внедрение компьютерной системы бюджетирования проходило неоправданно долго и стоило недешево.

    Внедрение бюджетирования решено осуществлять поэтапно:

    • изучение существующей современной теории бюджетирования;
    • попытка создания системы бюджетов в полу ручном режиме, с целью изучения бизнес-процессов на предприятии и поиска оптимального алгоритма создания бюджетов, а также обучения персонала;
    • разработка и регламентация стандартов отчетов по подразделениям и предприятию;
    • создания компьютерной модели в Excel для проверки разработанного алгоритма обмена потоками информации и возможного исправления найденных недостатков;
    • анализ полученных результатов и последующее приобретение программного обеспечения, удовлетворяющего предприятие.

    Специалистам финансового отдела было поручено внедрить на предприятии систему прогнозирования денежных потоков, основанную на финансовых планах предприятия, а точнее на бюджете доходов и расходов и бюджете движения денежных потоков.

    Коротко о бюджетировании

    Бюджет предприятия

    Бюджет предприятия — это план, составленный на определенный период времени в натуральном и денежном выражении, который определяет потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения запланированных доходов.

    Бюджетирование, или финансовое планирование, предполагает разработку годовых, квартальных и месячных бюджетов. При этом многие даже не предполагают, какие преимущества может дать месячное бюджетирование.

    Бюджет — это финансовый документ, в котором запланированы результаты работы каждого подразделения предприятия. Из этих результатов складывается плановый итог работы предприятия в целом, определяется сумма прибыли, необходимых денежных ресурсов. С помощью бюджетов можно определить — в какой момент может возникнуть нехватка средств, например денег.

    Бюджетное управление — оперативная система управления компанией по центрам финансовой ответственности (ЦФО) через бюджеты, позволяющая достигать поставленные цели путем наиболее эффективного использования ресурсов.

    Цель бюджетного управления — структурирование желаемого будущего компании в оперативном периоде.

    Центр финансовой ответственности

    Центр финансовой ответственности (ЦФО) — структурное подразделение, осуществляющее определенный набор хозяйственных операций, способное оказывать непосредственное влияние на расходы и/или доходы от этих операций и отвечающее за величину этих доходов и/или расходов.

    Формирование ЦФО может осуществляться тремя способами:

    • "Подразделение — ЦФО" — один к одному. В таком случае ЦФО формируется на базе одного подразделения, например, центр затрат "ОтделОбеспечения" будет состоять из одного отдела обеспечения.
    • "Подразделение — ЦФО" — многие к одному. В таком случае ЦФО формируется на базе нескольких подразделений.
    • "Подразделение — ЦФО" — одному к многим. В таком случае несколько ЦФО формируются на базе одного подразделения. Например, цех посуды можно разделить на два центра затрат: ЦФО "Чашки" и ЦФО "Тарелки".

    Каждый ЦФО осуществляет свою деятельность в соответствии со своим бюджетом доходов и/или расходов.

    Финансовая структура

    Главными инструментами бюджетного управления являются финансовая и бюджетная структуры.

    Через финансовую структуру на предприятии осуществляется управление центрами финансовой ответственности (ЦФО), которые являются его структурными единицами. Выделяют пять основных типов ЦФО:

    • центр инвестиций;
    • центр прибыли;
    • центр маржинального дохода;
    • цент дохода;
    • центр затрат.

    Центр инвестиций

    Центр инвестиций — самый верхний уровень финансовой структуры. Центр инвестиций имеет право управлять не только оборотным капиталом, но и необоротными средствами.

    Центр прибыли

    Центр прибыли отвечает за свою деятельность суммой заработанной прибыли и контролирует доходную и расходную части своей деятельности. По центру прибыли рассчитываются доходы и затраты всего предприятия в целом.

    Центр маржинального дохода

    Центр маржинального дохода отвечает за величину получаемого им маржинального дохода. Может находиться составе финансовой структуры, если есть возможность выделить направление бизнеса, в котором можно произвести расчет разности между полученной выручкой и его затратами.

    Центр дохода

    Центр дохода несет ответственность за доход, который они принести предприятию. Как правило, это подразделение предприятия, которое занимается непосредственно реализацией товара. Например, коммерческий отдел.

    Центр затрат

    Центр затрат отвечает только за произведенные в своей деятельности затраты. Центры затрат определяют расходную часть бюджета и ими являются производственные и функциональные подразделения предприятия

    Бюджетная структура

    Центры финансовой ответственности разрабатывают свой операционный бюджет, который определяет доходы и/или расходы от операций, которые запланированы ЦФО в запланированном периоде.

    Операционные бюджеты

    Операционные бюджеты могут быть:

    • бюджет продаж;
    • бюджет производства;
    • бюджет производственных запасов;
    • бюджет прямых затрат на материалы;
    • бюджет запасов готовой продукции на конец периода ;
    • бюджет производственных накладных расходов;
    • бюджет прямых затрат на оплату труда;
    • бюджет коммерческих расходов;
    • бюджет управленческих расходов и пр.

    Функциональные бюджеты

    Статьи операционных бюджетов, сгруппированные по функциональному признаку, являются функциональными бюджетами предприятия. Функциональные бюджеты определяют потребность предприятия в ресурсах, например:

    • бюджет оплаты труда;
    • бюджет закупок материалов и т.д.

    Основные бюджеты предприятия

    Функциональные бюджеты образуют бюджетную структуру, в соответствии с которой формируются основные бюджеты предприятия:

    • баланс;
    • бюджет доходов и расходов (БДР);
    • бюджет движения денежных потоков (БДДС).

    Баланс

    Это прогнозный баланс предприятия, на основании которого видна будущая структура активов и пассивов предприятия. Баланс показывает — какова будет стоимость предприятия при выполнении разработанных планов.

    Бюджет доходов и расходов (БДР)

    Это прогнозный отчет о прибылях и убытках за бюджетный период и показывает эффективность работы предприятия и заработанную сумму прибыли.

    Бюджет движения денежных потоков (БДДС)

    Это прогнозный кассовый план, определяющий будущие денежные потоки для поддержки ликвидности предприятия. Бюджет показывает — по каким статьям, откуда и в каком количестве поступают денежные средства, и в каком количестве и по каким направлениям они расходуются.

    БДДС показывает в целом за планируемый период времени движение денежных потоков, но не позволяет увидеть внутри этого периода избыток временно свободных средств и их дефицит (кассовый разрыв).

    Разработка бюджетов (планирование)

    Для разработки бюджетов на предприятии утверждается определенный регламент, согласно которого ЦФО формируют свои бюджеты, данные которых консолидируются на уровне предприятия и на их основе создаются три основных прогнозных бюджета.

    Бюджет доходов и расходов показывает рентабельность предприятия, бюджет движения денежных средств отражает его ликвидность, а бюджет баланса — стоимость. Планируя изменения рентабельности, ликвидности и стоимости, предприятие определяет свое экономическое будущее.

    Расчеты, осуществляемые в процессе формирования бюджета предприятия, позволяют в полном объеме и своевременно определить необходимую сумму денежных средств на их реализацию.

    Анализ различных сценариев развития событий в краткие сроки возможен только при условии автоматизации процесса составления бюджета. Для этого, а также для оперативности внесения изменений бюджет необходимо разрабатывать в виде компьютерной модели, например, с помощью Excel.

    Важным элементом при построении системы является разработка форм документации. Они должны быть удобными, понятными и достаточными.

    Созданные бюджеты за июль 2003 года на АО "Стеклодув"

    При создании бюджетов зададимся некоторыми предположениями;

    В связи с тем, что данная книга посвящена процессам автоматизации, связанными больше с движением денежных потоков и возможным их прогнозированием, составление управленческого баланса рассматриваться не будет.

    Так как Excel оперирует только с конкретными датами, то предполагаем, что приведен пример бюджетов за июль 2003 года.

    Все цифры, которые будут приведены в таблицах, позаимствованы из модели управления затратами из главы 13 показанными на рис. 13.6. и на этих цифрах будет базироваться описание процесса автоматизации бюджетирования.

    На предприятии с целью возможности группировки сумм по различным статьям доходов и расходов, должна быть разработана методология системы управленческого учета. Группировка данных по управленческому учету должна осуществляться в любых необходимых для принятия решений разрезах: горизонтальных, вертикальных, смешанных. Создание системы управленческого учета невозможно без присвоения кодировки операциям различного направления. Кодировка может быть любая: текстовая, цифровая, смешанная. Кто как придумает или как это может быть задано в применяемой на предприятии компьютерной управленческой системе. Например, применяемая в нашей модели кодировка ВОПМЧД или ВОПМЧП в рассматриваемых далее бюджетах расшифровывается следующим образом:

    • В — статья Выплаты по бюджету движения денежных средств и бюджету доходов и расходов, объединяет всю расходную часть по выплатам денег, если эта буква указана первой в коде;
    • О — статья Выплаты по основной деятельности. Для определения сумм выплат денег по всем видам основной деятельности достаточно указать суммирование по первым двум символам ВО кода управленческого учета или указав, что буква "О" является вторым символом в коде;
    • ПМ — статья Приобретение материала. По этой статье можно указать поиск всех сумм по этой статье расхода как по бюджету доходов и расходов (ПМ*П), так и по бюджету движения денежных средств (ПМ*Д) (на практике это разные вещи). Например, материалы могут присутствовать и в инвестиционной деятельности предприятия (строительство нового цеха), тогда, например, аббревиатура ИПМ — материалы по инвестиционной деятельности, ОПМ — по операционной.
    • Ч — статья Продукция "Чашки". Набрав нужный код с указанием пятым символом буквы Ч, можно собрать сумму расходов по этому изделию и выбранному направлению.
    • Д — относится только к бюджету движения денежных средств, или П — только к бюджету доходов и расходов.

    Возможность выбора необходимых данных по заданному коду — одна из причин кодировки. Вторая причина предназначена для сокращения полного названия статьи, например, код ВОПМЧД расшифровывается — денежные выплаты, связанные с основной деятельностью предприятия, направленными на приобретение материалов, необходимыми для основного производства вида продукции — чашка. А код ВОПМ — денежные выплаты, связанные с основной деятельностью предприятия, направленными на приобретение материалов, необходимыми для основного производства всех видов продукции.

    Кодировка управленческого учета приведена в таблицах 23.1. и 23.2. В результате определенных усилий на предприятии в полу ручном режиме были созданы основные бюджеты предприятия, два из которых приведены в указанных таблицах.

    Бюджет доходов и расходов

    Созданный бюджет доходов и расходов предприятия приведен на таблице 23.1.

    Таблица 23.1. Бюджет доходов и расходов на июль 2003 года

    Наименование

    Код управленческого учета

     

    Сумма (руб).

    Доходы от основной деятельности

     

    21 140 000

    Продажи в т.ч.

    ПОП

    21 140 000

    Чашка

    ПОПЧ

    4 140 000

    Тарелка

    ПОПТ

    5 800 000

    Стандартная бутылка

    ПОПС

    4 800 000

    Фигурная бутылка

    ПОПФ

    6 400 000

    Себестоимость продукции

     

    8 882 000

    Прямые затраты на производство

    ВОП

    5 462 000

    Приобретение материалов в т.ч.

    ВОПМ

    2 740 000

    Чашка

    ВОПМЧП

    360 000

    Тарелка

    ВОПМТП

    500 000

    Стандартная бутылка

    ВОПМСП

    320 000

    Фигурная бутылка

    ВОПМФП

    1 560 000

    Оплата труда производственных рабочих в т.ч.

    ВОПП

    534 000

    Чашка

    ВОППЧЗ

    126 000

    Тарелка

    ВОППТЗ

    160 000

    Стандартная бутылка

    ВОППСЗ

    160 000

    Фигурная бутылка

    ВОППФЗ

    88 000

    Оплата электроэнергии в т.ч.

    ВОПЭ

    1 208 000

    Чашка

    ВОПЭЧЗ

    252 000

    Тарелка

    ВОПЭТЗ

    340 000

    Стандартная бутылка

    ВОПЭСЗ

    280 000

    Фигурная бутылка

    ВОПЭФЗ

    336 000

    Амортизация в т.ч.

    ВОПА

    980 000

    Чашка

    ВОПАЧ

    150 000

    Тарелка

    ВОПАТ

    180 000

    Стандартная бутылка

    ВОПАС

    220 000

    Фигурная бутылка

    ВОПАФ

    430 000

    Производственные накладные расходы

    ВОН

    3 420 000

    Оплата труда менеджеров  в т.ч.

    ВОНМ

    600 000

    Цех посуды

    ВОНМПЗ

    200 000

    Цех бутылок

    ВОНМБЗ

    400 000

    Оплата труда вспомогательного персонала  в т.ч.

    ВОНП

    450 000

    Цех посуды

    ВОНППЗ

    300 000

    Цех бутылок

    ВОНПБЗ

    150 000

    Административные расходы в т.ч.

    ВОНА

    2 200 000

    Цех посуды

    ВОНАПЗ

    500 000

    Цех бутылок

    ВОНАБЗ

    1 700 000

    Амортизация  в т.ч.

    ВОНО

    170 000

    Цех посуды

    ВОНОП

    30 000

    Цех бутылок

    ВОНОБ

    140 000

    Валовая прибыль

     

    12 258 000

    Коммерческие расходы

    ВОК

    2 500 000

    Затраты на маркетинг

    ВОКМЗ

    600 000

    Затраты на рекламу

    ВОКРЗ

    1 500 000

    Командировочные расходы

    ВОККЗ

    400 000

    Прибыль за вычетом коммерческих издержек

     

    9 758 000

    Административные расходы

    ВОА

    7 200 000

    Зарплата менеджеров

    ВОАМЗ

    1 100 000

    Зарплата служащих

    ВОАСЗ

    3 500 000

    Хозяйственные расходы в т.ч.

    ВОАХЗ

    2 600 000

    Электроэнергия

    ВОАХЭЗ

    400 000

    Связь

    ВОАХСЗ

    250 000

    Аренда

    ВОАХАЗ

    1 100 000

    Охрана

    ВОАХОЗ

    400 000

    Канцтовары

    ВОАХКЗ

    450 000

    Операционная прибыль

     

    2 558 000

    Прочие издержки

    ВФП

    231 400

    Проценты по кредитам

    ВФПК

    20 000

    Налог с оборота

    ВФНОЗ

    211 400

    Налогооблогаемая прибыль

     

    2 326 600

    Бюджет движения денежных средств

    Создание бюджета денежных средств является наиболее сложным в бюджетировании. Бюджет денежных средств отражает планируемое поступление денег и их списание. Исходя из классического подхода, бюджет денежных средств должен содержать отдельно три вида деятельности предприятия: основную, инвестиционную и финансовую. Но в связи с тем, что бюджетирование является внутренним делом каждого предприятия, он может быть разработан в любом виде и формате, удобном для внутреннего применения. Здесь очень важно не путать бюджет движения денежных средств в бюджетировании и отчет о движении денежных средств в финансовой отчетности. Второй предназначен для внешнего пользователя и составляется согласно определенных правил и стандартов, регламентирующих создание этого документа.

    Создание бюджета планируемых потоков денежных средств может быть создано на основе прямого или косвенного метода. Косвенный метод основан на анализе статей баланса и отчета о финансовых результатах и позволяет показать взаимосвязь между разными видами деятельности предприятия, а также устанавливает взаимосвязь между чистой прибылью и изменениями в активах предприятия.

    Прямой метод основан на анализе движения денежных средств по банковским счетам предприятия за предыдущие периоды и дополнительной информации, предоставляемой различными службами предприятия. Создание бюджета движения денежных средств по прямому методу более реалистично и требует от специалиста не только умения составить его по предоставленным данным, но и аналитического подхода к этим данным, знания менеджмента предприятия и сложившейся внутренней атмосферы, анализа окружающей среды и интуиции. Эти, казалось бы, несущественные, детали могут оказать сильное влияние на фактическое выполнение запланированного бюджета.

    Например, неправильно подготовленные или не вовремя предоставленные документы в бухгалтерию, могут быть причиной перечисления завышенных сумм налогов, или вовремя не полученной выручки. Или болезнь ответственного работника, отвечающего за дебиторскую задолженность по какому-то направлению, может на некоторое время нарушить структуру этой задолженности не в пользу предприятия. А это может нарушить рассчитанное ранее равновесие в платежах и, как следствие, выполнение бюджета.

    Следовательно, к созданию бюджета движения денежных средств нельзя подходить формально. Создание реального бюджета невозможно без учета движения денежных средств по банковским счетам и анализа этих потоков. Учет же подразумевает не просто ввод данных о прошедших операциях с наличностью в бухгалтерскую программу. Учет — это ввод информации, структурированной по разработанной на предприятии методологии управленческого учета с присвоением банковским операциям кодов управленческой аналитики. Иначе собранную информацию нельзя назвать базой данных движения денежных потоков, с помощью которой можно в дальнейшем провести анализ. Это будет просто набор зафиксированных данных движения наличности для налогового ведомства. Основной же задачей анализа денежных потоков является выявление причин их избытка или недостатка, определение источников их поступления и направлений использования. Правильно поставленный учет движения денежных потоков позволит осуществлять в автоматическом режиме контроль выполнения бюджета движения денежных средств, находить причины отклонений, вводить корректировки выполнения бюджета и принимать управленческие решения в оперативном режиме.

    Управление денежными потоками в реальном времени, в свою очередь, позволит получать дополнительную прибыль. Ведь деньги — это такие же ресурсы, как и все остальное. Неквалифицированное отношение к управлению денежными потоками приносит предприятию дополнительные затраты. Поэтому к управлению денежными потоками в такой же мере относится термин — управление затратами, но только с определенной долей специфичности.

    Вывод. Достоверность показателей бюджета денежных средств напрямую зависит от субъективных оценок и прогнозов специалистов, занимающихся его созданием. Это, прежде всего прогноз продаж и прогноз инкассации (получения) наличности за реализованную продукцию, построенный как на анализе данных управленческого учета предприятия, так и интуиции и квалификации специалистов.

    Бюджет движения денежных средств АО "Стеклодув" на июль 2003 года приведен в таблице 23.2.

    Таблица 23.2. Бюджет движения денежных потоков на июль 2003 года

     

     

    Наименование

    Код управленческого учета

    Сумма (руб.)

    1.

    Компания

     

     

    1.1.

    Поступления

    П

    25 413 800

    1.1.1.

    Поступления от основной деятельности

    ПО

    25 368 000

    1.1.1.1.

    Продажи в т.ч.

    ПОП

    25 368 000

    1.1.1.1.1.

    Чашка

    ПОПЧ

    4 968 000

    1.1.1.1.2.

    Тарелка

    ПОПТ

    6 960 000

    1.1.1.1.3.

    Стандартная бутылка

    ПОПС

    5 760 000

    1.1.1.1.4.

    Фигурная бутылка

    ПОПФ

    7 680 000

    1.1.2.

    Поступления от инвестиционной деятельности

    ПИ

    45 600

    1.1.2.1.

    Реализация основных средств

    ПИО

    45 600

    1.1.2.1.1.

    Реализация основных средств в т.ч.

    ПИОС

    45 600

    1.1.2.1.1.1.

    Общецеховые Цех посуды

    ПИОСП

    13 200

    1.1.2.1.1.2.

    ОбщецеховыеЦех бутылок

    ПИОСБ

    6 000

    1.1.2.1.1.3.

    Общезаводские

    ПИОСО

    26 400

    1.1.3.

    Поступления от финансовой деятельности

    ПФ

    200

    1.1.3.1.

    Проценты по депозитам

    ПФП

    200

    1.1.3.1.1.

    Проценты по депозитам

    ПФПД

    200

    1.1.3.2.

    Получение кредитов

    ПФК

     

    1.1.3.2.1.

    Получение кредитов

    ПФКП

     

    1.2.

    Выплаты

    В

    25 413 505

    1.2.1.

    Выплаты по основной деятельности

    ВО

    20 890 305

    1.2.1.1.

    Прямые затраты на производство

    ВОП

    5 129 000

    1.2.1.1.1.

    Приобретение материалов в т.ч.

    ВОПМ

    3 240 000

    1.2.1.1.1.1.

    Чашка

    ВОПМЧД

    420 000

    1.2.1.1.1.2.

    Тарелка

    ВОПМТД

    588 000

    1.2.1.1.1.3.

    Стандартная бутылка

    ВОПМСД

    372 000

    1.2.1.1.1.4.

    Фигурная бутылка

    ВОПМФД

    1 860 000

    1.2.1.1.2.

    Оплата труда производственных рабочих в т.ч.

    ВОПП

    521 000

    1.2.1.1.2.1.

    Чашка

    ВОППЧД

    125 000

    1.2.1.1.2.2.

    Тарелка

    ВОППТД

    159 000

    1.2.1.1.2.3.

    Стандартная бутылка

    ВОППСД

    150 000

    1.2.1.1.2.4.

    Фигурная бутылка

    ВОППФД

    87 000

    1.2.1.1.3.

    Оплата электроэнергии в т.ч.

    ВОПЭ

    1 368 000

    1.2.1.1.3.1.

    Чашка

    ВОПЭЧД

    240 000

    1.2.1.1.3.2.

    Тарелка

    ВОПЭТД

    396 000

    1.2.1.1.3.3.

    Стандартная бутылка

    ВОПЭСД

    336 000

    1.2.1.1.3.4.

    Фигурная бутылка

    ВОПЭФД

    396 000

    1.2.1.2.

    Производственные накладные расходы

    ВОН

    3 610 000

    1.2.1.2.1.

    Оплата труда менеджеров  в т.ч.

    ВОНМ

    600 000

    1.2.1.2.1.1.

    Цех посуды

    ВОНМПД

    200 000

    1.2.1.2.1.2.

    Цех бутылок

    ВОНМБД

    400 000

    1.2.1.2.2.

    Оплата труда вспомогательного персонала  в т.ч.

    ВОНП

    430 000

    1.2.1.2.2.1.

    Цех посуды

    ВОНППД

    280 000

    1.2.1.2.2.4.

    Цех бутылок

    ВОНПБД

    150 000

    1.2.1.2.3.

    Административные расходы в т.ч.

    ВОНА

    2 580 000

    1.2.1.2.3.1.

    Цех посуды

    ВОНАПД

    600 000

    1.2.1.2.3.4.

    Цех бутылок

    ВОНАБД

    1 980 000

    1.2.1.3.

    Коммерческие расходы

    ВОК

    3 020 000

    1.2.1.3.1.

    Затраты на маркетинг

    ВОКМД

    720 000

    1.2.1.3.2.

    Затраты на рекламу

    ВОКРД

    1 800 000

    1.2.1.3.3.

    Командировочные расходы

    ВОККД

    500 000

    1.2.1.4.

    Административные расходы

    ВОА

    7 834 000

    1.2.1.4.1.

    Зарплата менеджеров

    ВОАМД

    1 040 000

    1.2.1.4.2.

    Зарплата служащих

    ВОАСД

    3 530 000

    1.2.1.4.3.

    Хозяйственные расходы в т.ч.

    ВОАХД

    3 264 000

    1.2.1.4.3.1.

    Электроэнергия

    ВОАХЭД

    468 000

    1.2.1.4.3.2.

    Связь

    ВОАХСД

    300 000

    1.2.1.4.3.3.

    Аренда

    ВОАХАД

    1 476 000

    1.2.1.4.3.4.

    Охрана

    ВОАХОД

    480 000

    1.2.1.4.3.5.

    Канцтовары

    ВОАХКД

    540 000

    1.2.1.5.

    Проценты по кредитам

    ВФП

    20 000

    1.2.1.5.1.

    Проценты по кредитам

    ВФПК

    20 000

    1.2.1.6.

    Налоги

    ВОН

    1 277 305

    1.2.1.6.1.

    Налог на добавленную стоимость

    ВФНДД

    200 000

    1.2.1.6.2.

    Налог с оборота

    ВФНОД

    277 305

    1.2.1.6.3.

    Налог на прибыль

    ВФНПД

    800 000

    1.2.2.

    Выплаты по инвестиционной деятельности

    ВИ

    3 523 200

    1.2.2.1.

    Приобретение основных средств

    ВИО

    3 523 200

    1.2.2.1.1.

    Приобретение основных средств в т.ч.

    ВИОО

    3 523 200

    1.2.2.1.1.1.

    Общецеховые Цех посуды

    ВИООП

    1 440 000

    1.2.2.1.1.2.

    ОбщецеховыеЦех бутылок

    ВИООБ

    1 003 200

    1.2.2.1.1.3.

    Общезаводские

    ВИООЗ

    1 080 000

    1.2.3.

    Выплаты по финансовой деятельности

    ВФ

    1 000 000

    1.2.3.1.

    Погашение кредитов

    ВФК

    1 000 000

    1.2.3.1.1.

    Погашение кредитов

    ВФКП

    1 000 000

     

    Денежный поток по основной деятельности

     

    4 477 695

     

    Денежный поток по инвестиционной деятельности

     

    -3 477 600

     

    Денежный поток по финансовой деятельности

     

    -999 800

     

    Остаток денежных средств на начало

     

    150 000

     

    Итого поступлений

     

    25 413 800

     

    Итого выплат

     

    25 413 505

     

    Остаток денежных средств на конец

     

    150 295

     

    Дельта

     

    295

    Взаимозависимые элементы в бюджетах БДР и БДДС

    БДР и БДДС оказывают взаимное влияние, и это должно быть учтено при их создании.

    Например, фактический БДР прошлого месяца оказывает влияние на БДДС планируемого месяца. Но, как правило, при формировании плановых бюджетов на следующий месяц БДР прошлого месяца, отражающий фактические данные, еще не сформирован и поэтому суммы налогов, подлежащие оплате в планируемом месяце, могут быть рассчитаны с определенной степенью достоверности. При создании планового БДДС этот момент должен быть учтен.

    В свою очередь эти прогнозные суммы налогов могут оказать серьезное влияние на ежедневные остатки денежных средств в планируемом месяце. Например, при хронической нехватке денег могут быть привлечены кредиты, проценты по которым повлияют на финансовые результаты в БДР планируемого месяца и, соответственно, на налогообложение. И наоборот, размещение свободных средств увеличит базу налогообложения, за счет полученных процентов. Эти нюансы при ежемесячном бюджетировании также необходимо учитывать.

    Постановка задачи для разработки компьютерной модели

    На основе опыта, приобретенного в процессе составления бюджетов в ручном режиме, принято решение — создать компьютерную модель, используя для этого электронные таблицы Excel. Модель бюджетирования должна выполнять следующие задачи:

    • на основании планируемых ежемесячных функциональных бюджетов автоматически формировать бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет движения денежных средств (БДДС);
    • на основании введенной дополнительной информации проводить деление будущих денежных потоков на фиксированные и усредненные;
    • на основании имеющейся информации формировать платежный календарь в ежедневном разрезе;
    • при недостатке денежных средств в определенные периоды (кассовый разрыв) производить расчет суммы привлекаемых ресурсов и процентов по ним.

    Место сбора электронной информации

    Для автоматизации процесса формирования бюджетов принято решение производить обмен информацией в электронном виде с помощью файлов Excel, сформированными по установленным на предприятии регламентам. На предприятии установлена компьютерная сеть и файлы, с содержащимися в них функциональными бюджетами, после их создания, должны размещаться на сервере в отведенных для этого директориях. Для каждого отдела отведена своя директория. Предполагается, что доступ персонала к директориям на сервере ограничен правом доступа. В нашем примере эти директории будут размещаться по адресу D:\Самоучитель\Бюджет\ (рис. 23.1.). В этой же директории будет находиться файл создаваемой модели бюджетирования СистемаБюджетов и файл модели прогнозирования денежных потоков ДенежныеПотокиБюджет, который является точной копией файла ДенежныеПотоки. Имя файла изменено с целью избежания конфликта при открытии этих файлов одновременно. Наиболее простой способ переименовать файл:

    • выделить его;
    • нажать клавишу F2 для перехода в режим редактирования;
    • ввести новое имя или отредактировать существующее.

    Рис. 23.1. Директория Бюджет

    Система функциональных бюджетов

    Автоматизация формирования функциональных бюджетов в этой книге рассматриваться не будет. Предполагаем, что они уже созданы на основании операционных бюджетов. Форма и данные в электронном виде, содержащиеся в функциональных бюджетах, утверждены на предприятии и являются обязательными к выполнению ответственными за их формирование.

    Описание формы функциональных бюджетов

    Передаваемые в финансовый отдел в электронном виде функциональные бюджеты для их автоматической обработки должны создаваться по определенным правилам, утвержденным на предприятии. В частности, в ячейку С5 (рис. 23.2.) вводится наименование бюджета и определена область, в которой будет расположена таблица с бюджетом. Допустим рабочая область размещения таблицы ограничена ячейками С6:Е54 или 50 строками записи. Причем, ячейки от С6 и до конца таблицы функционального бюджета по этому столбцу должны быть обязательно заполнены, что будет отвечать требованиям Excel по правилам создания списка. В строку 1 вводятся данные, необходимые для контроля:

    • в ячейку А1 автоматически вводится дата сохранения файла с функциональным бюджетом на сервере предприятия;
    • в ячейку В1 — наименование отдела, сформировавшего документ;
    • в ячейку С1 — наименование функционального бюджета.

    Рис. 23.2. Функциональный бюджет расходов по заводоуправлению

    Непосредственно рабочая область функционального бюджета содержит три графы:

    • наименование статьи дохода/затрат — столбец С;
    • код управленческого учета — столбец D;
    • сумма по каждой статье — столбец Е.

    С целью формирования двух бюджетов БДР и БДДС в функциональный бюджет согласно установленных правил формирования бюджетов предприятия установлено, что вводится сумма дохода/затрат планируемого месяца для БДР и предполагаемая сумма денежных средств к поступлению/оплате для БДДС. Ведь доходы/затраты планируемого месяца и перечисление денежные средств это разные вещи. Например, затраты по услугам связи планируемого месяца (июль) войдут в бюджет доходов и расходов планируемого месяца, а будут оплачены в следующем месяце за планируемым и войдут в планируемый бюджет движения денежных средств на август. А оплата денежными средствами в планируемом месяце будет осуществлена за услуги связи месяца предшествующего планируемому.

    На рабочем листе расположена кнопка Закрытие файла, которой назначен макрос ЗакрытиеФайла (рис. 23.5.). При нажатии на эту кнопку лицом ответственным за создание бюджета, файл сохраняется, например, по адресу D:\Самоучитель\Бюджет\Администрация\ с именем файла БюджетАдминистрация и в ячейке А1 фиксируется дата и время сохранения файла.

    Рис. 23.5. Макрос ЗакрытиеФайла

    Перед записью макроса предварительно введите в ячейку А1 функцию ТДАТА (рис. 23.3.) и отформатируйте эту ячейку в формате даты, чтобы на экране монитора было отображено время и дата сохранения файла. Функция ТДАТА не имеет аргументов и возвращает текущую дату и время.

    Рис. 23.3. Панель функции ТДАТА

    Для записи макроса после начала записи выполните следующие действия:

      поместите табличный курсор в ячейку А1 и для записи ввода функции ТДАТА, последовательно нажмите клавиши F2 и Enter; скопируйте содержимое ячейки и произведите вставку в нее же, вызвав диалоговое окно Специальная вставка, в котором активизируйте переключатель Значение; сохраните файл, нажав на кнопку Сохранить на стандартной панели инструментов или выполнив команду Файл/Сохранить; выполните команду Файл/Сохранить как и в диалоговом окне Сохранение документа укажите путь; если файл с этим именем уже есть, то появится диалоговое окно Microsoft Excel с предупреждением (рис. 23.4.), в котором нажмите на кнопку Да; закройте файл, остановите запись макроса, после чего отредактируйте код VBA.

    Для избежания появления предупреждающих сообщений при выполнении макроса (рис. 23.4.) перед операцией сохранения вставьте оператор, в котором свойству DisplayAlerts присваивается значение False:

    Application.DisplayAlerts = False

    После выполнения подпрограммы свойство DisplayAlerts автоматически примет свое стандартное значение True (ИСТИНА).

    Рис. 23.4. Диалоговое окно Microsoft Excel с предупреждением

    Функциональный бюджет административных расходов по заводу

    Функциональный бюджет административных расходов по заводу (рис. 23.2.) содержится в файле БюджетАдминистрация, который находится в директории Администрация. В бюджет включены данные по оплате труда управляющего персонала завода, оплата труда служащих, и затраты на оплату охраны, аренды, связи и покупку канцелярских товаров.

    Функциональный бюджет накладных расходов по отделу исследований

    Функциональный бюджет расходов по отделу исследований (рис. 23.6.) содержится в файле БюджетОтделИссл, который находится в директории ОтделИсседований. В бюджет включены затраты на оплату труда сотрудников и привлекаемого для работы персонала, покупку канцтоваров и оплату аренды лаборатории и оборудования.

    Рис. 23.6. Функциональный бюджет накладных расходов по отделу исследований

    Функциональный бюджет закупок материалов для производства

    Функциональный бюджет расходов по закупке производственных материалов (рис. 23.7.) содержится в файле БюджетЗакупокМатериалов, который находится в директории ОтделОбеспечения. В бюджет включены данные по остаткам материала в денежном выражении на начало и конец периода, а также потребление материала в производстве за планируемый период и его оплату денежными средствами.

    Рис. 23.7. Функциональный бюджет закупок материалов для производства

    Функциональный бюджет расходов на оплату труда производственных рабочих

    Функциональный бюджет расходов на оплату труда основных производственных рабочих (рис. 23.8.) содержится в файле ОплатаПроизвРабочих, который находится в директории ОтделОплатыТруда. В бюджет включены расчетные данные на предполагаемую сумму начисленной заработной платы за планируемый период и суммы выплаты зарплаты в планируемый период.

    Рис. 23.8. Функциональный бюджет расходов на оплату труда производственных рабочих

    Функциональный бюджет коммерческих расходов

    Функциональный бюджет коммерческих расходов (рис. 23.9.) содержится в файле БюджетКоммРасходов, который находится в директории Продажи. В бюджет включены предполагаемые затраты на проведение маркетинга, рекламы и командировочных расходов, а также оплачиваемые на эти цели суммы денежными средствами в планируемом периоде.

    Рис. 23.9. Функциональный бюджет коммерческих расходов

    Функциональный бюджет накладных цеховых расходов по цеху производства бутылок

    Функциональный бюджет накладных цеховых расходов по цеху производства бутылок (рис. 23.10.) содержится в файле НакладныеБутылки, который находится в директории ЦехБутылок. В бюджет включены суммы заработной платы персонала и административные расходы.

    Рис. 23.10. Функциональный бюджет накладных цеховых расходов по цеху бутылок

    Функциональный бюджет накладных цеховых расходов по цеху посуды

    Функциональный бюджет накладных цеховых расходов по цеху производства посуды (рис. 23.11.) содержится в файле НакладныеПосуда, который находится в директории ЦехПосуды. В бюджет включены суммы заработной платы персонала и административные расходы.

    Рис. 23.11. Функциональный бюджет накладных цеховых расходов по цеху посуды

    Функциональный бюджет потребления электроэнергии

    Функциональный бюджет расходов по потреблению электроэнергии (рис. 23.12.) содержится в файле Электроэнергия, который находится в директории Энергетик. В бюджете указаны суммы за предполагаемое потребление электроэнергии всеми подразделениями предприятия и суммы оплаты за потребленную ранее электроэнергию.

    Рис. 23.12. Функциональный бюджет потребления электроэнергии

    Функциональный бюджет амортизационных отчислений

    Функциональный бюджет амортизационных отчислений (рис. 23.13.) содержится в файле Амортизация, который находится в директории Экономист. Бюджет включает рассчитанные суммы амортизационных отчислений всеми подразделениями предприятия.

    Рис. 23.13. Функциональный бюджет амортизационных отчислений.

    Функциональный бюджет продаж

    Функциональный бюджет продаж (рис. 23.14.) содержится в файле БюджетПродаж, который находится в директории Продажи. Бюджет включает в себя суммы предполагаемых продаж в планируемом периоде. Предполагается что суммы реализации и поступления денежных средств в планируемом периоде равны. Это может исходить из того, что дебиторская задолженность за прошлый месяц перекроет возникшую дебиторскую задолженность планируемого месяца.

    Рис. 23.14. Функциональный бюджет продаж

    Функциональный бюджет дополнительной финансовой информации

    Функциональный бюджет дополнительной финансовой информации (рис. 23.15. и 23.16.) содержится в файле ФинансоваяИнформация, который находится в директории ФинансоваяИнформация. В дополнительной финансовой информации указаны суммы налогов к перечислению за прошлые периоды и за планируемый период. Кроме того, указаны суммы, которые предполагается получить от реализации основных средств и суммы, которые необходимо перечислить за приобретение новой техники. Указывается информация о суммах и датах процентов по депозитам (остаткам на банковских счетах) и кредитам, а также суммы кредитов, которые необходимо погасить.

    Рис. 23.15. Функциональный бюджет дополнительной финансовой информации

    Рис. 23.16. Функциональный бюджет дополнительной финансовой информации

    Форматы представления основных бюджетов

    Предполагаемый бюджет доходов и расходов формируется на рабочем листе БДР и имеет формат, показанный на рис. 23.17. Рабочий лист автоматически структурирован и все формулы, после вычислений заменяются вычисленными ими значениями.

    Рис. 23.17. Рабочий лист БДР с бюджетом доходов и расходов

    Бюджет движения денежных средств формируется на рабочем листе БДДС и имеет формат, показанный на рис. 23.18.

    Рис. 23.18. Рабочий лист БДДС с бюджетом движения денежных средств

    Алгоритмы автоматического формирования этих бюджетов будут описаны в следующей главе.

    Итоги

    В этой главе коротко рассказано о системе бюджетирования. После чего на примере предприятия АО "Стеклодув", с числовыми данными, показанными в главах по исследованию поведения затрат предприятия, показаны сформированные функциональные бюджеты, на основании которых сформированы бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств. Эти бюджеты созданы сначала в полу ручном режиме, а затем показаны их форматы на рабочих листах Excel. Следующая задача финансового отдела — автоматизация формирования этих бюджетов на основе данных функциональных бюджетов.




    Продолжение (Глава 24)


    Успешные инвестиции начинаются с бонуса 100%

    bigmir)net TOP 100
    МЕТОДОЛОГИЯ: Стратегия, Маркетинг, Изменения, Финансы, Персонал, Качество, ИТ
    АКТУАЛЬНО: Новости, События, Тенденції, Интервью, Бизнес-образование, Комментарии, Рецензії, Консалтинг
    СЕРВИСЫ: Работа, Семинары, Книги, Форумы, Глоссарий, Ресурсы, Статьи партнеров
    ПРОЕКТЫ: Блог, Видео, Визия, Визионеры, Бизнес-проза, Бизнес-юмор

    RSS RSS Актуально   RSS RSS Методология   RSS RSS Книги   RSS RSS Форумы   RSS RSS Менеджмент@БЛОГ
    RSS RSS Видео  RSS RSS Визионери   RSS RSS Бизнес-проза   RSS RSS Бизнес-юмор


    Copyright © 2001-2016, Management.com.ua
    Портал создан и поддерживается STRATEGIC

    Подписка на Менеджмент Дайджест

    Получайте самые новые материалы на свой e-mail (1 раз в неделю)



    Спасибо, я уже подписан(-а)