Електронна пошта – найбільший «пожирач часу» та «вбивця» ефективності!

Електронна пошта - найбільший пожирач часу та вбивця ефективності!Так, ви вже чули про це сто разів, і безперечно, чудово знаєте, що електронна пошта “пожирає” час, який можна було витратити на робочі завдання. Всі знають! Але, тим не менше, ситуація не покращується, а навпаки – стає все більш та більш жахаючою. Якщо такі тенденції збережуться, то у майбутньому причиною краху великих корпорацій буде аж ніяк не криза, і навіть не проблеми у сфері корпоративної соціальної відповідальності, а простий факт наявності доступу у них до електронної пошти.

“Електронна пошта залишається найстрашнішою хворобою бізнесу, і ніхто навіть не намагається нічого робити”, – стверджує Майкл Кітон (Michael Keaton), директор Lego Australia & New Zealand. Він наводить дані про те, що середньостатистичний працівник міг би зекономити приблизно 8 ДНІВ!!! робочого часу на рік, якби скоротив кількість переглянутих електронних повідомлень всього на 20% (врахуйте, що приблизно 80% інформації, яку ми отримуємо поштою – це спам). І ця статистика не враховує того, наскільки зменшується зосередженість співробітників на виконуваній роботі, коли вони раптово відволікаються на перегляд пошти.

Люди миттєво припиняють будь-які свої заняття (наскільки б важливими вони не були) лише для того, щоб поглянути, що за новий лист прийшов на їхню скриньку. А якщо вони чекають інформації, яка здається їм важливою (не факт, що вона буде настільки ж важливою для компанії) – то можуть час від часу перевіряти скриньку просто для профілактики – а раптом прийшов лист!

“Першою дією після приходу на роботу є перевірка електронної скриньки. І що більше у ній буде непрочитаної кореспонденції – то більша ймовірність, що листи примусять їх виконувати ті чи інші завдання, не пов’язані між собою. Як наслідок, наприкінці робочого дня у них буде розпочато 30 справ, відкрито 50 вікон на коп’ютері, і не завершено жодного завдання. Таким чином технології, замість того, щоб допомагати людям ефективно виконувати їхню роботу, починають керувати самими людьми”, – пояснює Кітон.

Втім, марнування часу на електронне сплікування – це не єдиний негатив. Часто працівники (а особливо ті, в чиї обов’язки входить спілкування з клієнтами) використовують електронну пошту, як своєрідний захист. Якщо їм потрібно повідомити клієнтові негативну новину, вони просто пишуть листа і вважають, що справу вирішено, тоді як тільки жива розмова може дати реальний зворотній зв’язок і зберегти лояльного клієнта не зважаючи на можливі складнощі.

Це подвійний удар електронної пошти по результативності компанії.

Звісно, розповсюджене використання електронної пошти є абсолютно логічним та зрозумілим через його зручність та дешевизну. Якщо вартість відправки звичайного листа може досягати 20, 30 чи навіть 50 гривень, то собівартість відправки одного електронного повідомлення рідко перевищить 1коп. І це якщо не брати до уваги швидкість отримання таких повідомлень.

Тому абсолютно очевидно, що повністю відмовитися від електронної пошти неможливо. Зате можна скоротити її використання до мінімуму і навчити працівників дотримуватися чітких правил користування.

Той факт, що у вас є електронна скринька або мобільний телефон означає, що ви завжди на зв’язку. Але він не означає, що ви завжди вільні і відкриті для відволікань. Блимання значка “нове повідомлення” у треї комп’ютера, не означає, що ви негайно повинні на нього клікати. Так само і телефонний дзвінок не означає, що ви негайно повинні хапати трубку. Щоправда, пройде ще багато часу, перш ніж це стане очевидним більшості.

А у вас хоча б раз виникала думка, що можна не зняти трубку, коли лунає виклик телефона?